При внедрении в рабочий процесс программ учета рабочего времени возникает этический вопрос: “Уведомлять ли сотрудников?”. Как показывает наш опыт, 70% пользователей CrocoTime не сообщают подчиненным об установке программы на их компьютеры. Потому что боятся, что это может привести к недоверию, упадку корпоративной культуры и к выяснениям отношений внутри коллектива.
С чего начать?
- Знакомство сотрудников с системой можно начать с линейных руководителей. Объяснить им принцип работы и рассказать о том, как программа поможет сотрудникам и самим начальникам отделов.
- Назначьте общее собрание. Кратко расскажите, зачем вы установили программу. Обязательно акцентируйте внимание коллег на том, что система создана для повышения продуктивности компании и как результат — для повышения прибыли.
- На примере продемонстрируйте, как работает программа. Какие основные функции в ней предусмотрены, какие процессы отслеживает.
- Уделите время общению с коллективом, дождитесь обратной связи. У сотрудников скорее всего возникнет вопрос о вторжении в личное пространство. Напомните, что компьютеры за которыми работают подчиненные — собственность компании. А значит использование их для личных целей нарушает права компании, прописанные в договоре.
- Отдельно остановитесь на плюсах. Объясните, что программа позволяет вовремя среагировать на переработки сотрудников, объективно распределить нагрузку и справедливо начислять вознаграждения.
- Обеспечьте прозрачность системы контроля. Команда должна четко понимать, к кому можно обратиться за ответами, которые могут возникнуть в процессе работы с программой. Кому могут аргументировать необходимость исключения или включения в процесс дополнительных функций.
Важно…
… очень четко определить, какие задачи вы ставите перед программным продуктом? Если цель — тотальный контроль, рекомендуем прописать использование таких систем в трудовом договоре. Если цель — повышение продуктивности, достаточно аргументировать команде все “ЗА” и дать возможность убедиться в плюсах.
Больше советов по управлению временем и повышению продуктивности сотрудников в нашем блоге и на странице в Facebook.