Кризисы один за другим проверяют бизнес на прочность. Управленцы ищут любые возможности сохранить свое дело и уменьшить различные статьи расходов. Факт остается фактом: большая часть бюджета расходуется на персонал, и фонд оплаты труда в том числе. Каким образом можно сократить ФОТ без увольнений, разберем в этой статье.
Каким бы ни был доход компании, сотрудники всегда сравнивают свою заработную плату со среднерыночной. И если она уступает среднему показателю, специалисты готовы менять место работы. 67% участников недавнего опроса рекрутингового портала Rabota.ru называют именно зарплату главным катализатором к смене работодателя.
Однако экономические кризисы просто не позволяют поднимать зарплатную планку необоснованно, а руководители давно пришли к мысли, что достойно платить нужно исключительно за реально отработанные часы и эффективность. Справедливое желание для экономии фонда оплаты труда. При таком решении затраты на ФОТ можно существенно сократить, численность штата оставить прежней и не мучиться угрызениями совести, что кто-то из подчиненных останется обиженным и недооцененным.
Как рассчитать реальное время работы сотрудников?
Трудовой кодекс России нормирует рабочую нагрузку: не больше 40 часов в неделю. Если равномерно разделить эти часы на дни, то получается привычный многим 8-мичасовой рабочий день.
Чаще всего расчет рабочего времени персонала ведут на основании соблюдения трудовой дисциплины – пришел человек вовремя на работу, ушел в определенный трудовым договором час, значит, 8 часов отработаны.
Но, к сожалению, при таком подходе получается весьма абстрактная цифра отработанных часов, которая не отражает детальной занятости сотрудников. Ведь прийти на работу – еще не значит начать со рвением выполнять рабочие задачи. На раскачку порой уходят часы, которые, тем не менее, работодателю приходится оплачивать. То есть ФОТ фактически уходит в никуда.
Детально рассчитать реальное время работы сотрудников можно, если зафиксировать каждую минуту рабочего времени. Для этого можно:
-
приход и уход на работу отдать на контроль, например, вахтеру. Но это не гарантирует точность и правдивость информации. По дружбе или за «комплимент» вахтер вполне может поставить нужную отметку. Даже пропускные системы не гарантируют объективности: приложить пропуск за коллегу – частая практика;
-
учет рабочих часов внутри рабочего дня можно доверить либо конкретному человеку, для этого нужно завести дополнительную штатную единицу, либо обязать самих сотрудников регулярно сдавать отчеты о своей работе в виде хронометража. Но и тут присутствует человеческий фактор, а у руководителя есть риск быть специально или ненароком обманутым.
Автоматический учет рабочего времени
То, что не под силу человеку, с успехом выполняют специальные программы. Автоматический учет рабочего времени охватывает каждую минуту рабочего дня каждого сотрудника компании без исключений. При использовании систем мониторинга нет рисков человеческого фактора, итоговая информация максимально объективна и с ней вряд ли можно поспорить.
Например, система учета рабочего времени CrocoTime:
-
фиксирует границы рабочего времени каждого сотрудника. Программа начинает мониторинг активности персонала, когда рабочий компьютер включается, заканчивает – синхронно со специалистом. Опоздания, прогулы, отлучки с рабочего места на долгий срок не остаются незамеченными, а внести исправления не могут ни сами сотрудники, ни начальники и даже главный руководитель;
-
формирует «фотографию рабочего дня», где отражается поминутная занятость персонала. Индикатор процессов отображает, в какое время чем именно занимался специалист, как долго работал над конкретной задачей, какие инструменты для этого использовал. Справедливости ради, система учитывает планерки и совещания, личные встречи и созвоны с клиентами, благодаря интеграциям с корпоративными календарями и IP-телефонией.
Разделение рабочего времени на «полезное» и «отвлечения»
Только 39% сотрудников российских компаний удается не отвлекаться на посторонние дела во время работы, говорится в одном из последних исследований. Остальные 61% не могут удержаться от того, чтобы провести время в удовольствие:
-
обсудить с коллегами насущные, но явно нерабочие вопросы – 44%;
-
позвонить или попереписываться в мессенджерах опять же по личным делам – 33%;
-
изучить последние новости – 27%;
-
«погулять» в соцсетях – 17%;
-
выйти лишний раз на перекур – 15%;
-
подработать прямо под носом у начальника – 11%;
-
запланировать выходные или отпуск – 10%;
-
сделать учебные задания – 7%;
-
отправиться за покупками в Интернете – 5%;
-
посмотреть новое кино или ролики на видеохостингах – еще 5%;
-
поиграть в различные игры – 4%.
И большинство любителей отвлечься тратят на нерабочие дела минимум 30 минут от положенных рабочих часов.
CrocoTime позволяет увидеть всё, чем занят сотрудник в свое рабочее время за своим ПК. Система фиксирует заголовки открытых окон, из чего можно составить представление о профильном или непрофильном использовании ресурсов компании. В настройках системы руководитель задает список интернет-порталов, приложений и программ, использование которых будет считаться отвлечением. Указать их можно для отдела или каждого конкретного специалиста. Такой подход помогает тонко учесть специфику работы персонала, ведь что для одного – пустая трата времени, то для других – необходимый инструмент работы. Например, социальные сети для PR-менеджера будут непосредственным полем деятельности, а для инженера – явным отвлечением.
Как внедрить новую систему оплаты «только за работу» и не потерять сотрудников?
Любое нововведение – стресс для сотрудников. И если раньше работодатель платил просто за то, что специалист приходил на работу, а теперь выясняется, что мониторить занятость будут с точностью до минуты и оплачивать только действительно продуктивное время, это может вызвать массу негативных эмоций и последствий, в том числе и увольнения.
Поэтапное внедрение новой системы оплаты труда
Начнем с главного: CrocoTime – не гильотина для штата. Это всего лишь инструмент мониторинга и повышения эффективности. Так нужно преподносить внедрение автоматизированного мониторинга рабочего времени. Сам процесс безболезненной интеграции системы отслеживания в привычный уклад компании предполагает несколько этапов – шагов со стороны руководства, которые предстоит сделать и по вертикали, и по горизонтали.
По горизонтали. Это один из способов внедрения мониторинга занятости персонала: сначала систему устанавливают для части сотрудников, например, одного или пары отделов. А затем, опираясь не только на опыт, но и на отзывы первопроходцев, масштабируют на всю компанию. Такой подход показывает позитивные результаты, поскольку мнение коллег зачастую для коллектива более ценно, нежели любые заверения руководства.
По вертикали. Успешное внедрение во многом зависит от понимания целей и задач мониторинга рабочего времени. На первом этапе познакомить с системой нужно линейных руководителей, рассказать о принципе работы программы, плюсах для начальников и их подчиненных.
На втором этапе систему нужно презентовать всему коллективу – объяснить, зачем нужен автоматизированный учет рабочего времени, и обязательно сделать акцент на том, что программа – не кнут, а способ повысить продуктивность компании в целом ради повышения прибыли, а, следовательно, и благосостояния каждого из сотрудников.
Важный этап – непосредственная демонстрация функционала системы. Каждый в команде должен понимать, что именно подлежит мониторингу, как происходит этот процесс.
Стоит быть готовыми отработать возражения и опасения. Как правило, главный аргумент против системы мониторинга – возможность вторжения в личное пространство сотрудника. Система CrocoTime – одна из самых лояльных, она не делает скриншотов, не «запоминает» порядок нажатия клавиш, чтобы восстановить тексты, которые печатает специалист, не подслушивает, не подключается к веб-камере и микрофону. В качестве дополнительного контраргумента можно использовать тот факт, что техника, на которой работают специалисты в офисе, – это в первую очередь собственность компании, и использовать ее в личных целях – нарушение трудового договора.
Отельное внимание стоит уделить преимуществам программного учета рабочего времени. Для сотрудников использование автоматического учета:
-
сокращает затраты на написание отчетов о работе;
-
избавляет от необходимости самостоятельного отслеживания времени, например, включения/выключения тайм-трекеров;
-
объективно показывает нагрузку, давая возможность перераспределить ее таким образом, чтобы персонал однажды не пришел к профессиональному выгоранию;
-
четко отмечает переработки и позволяет их исключить или справедливо вознаградить лучших сотрудников.
Денежная мотивация лучших сотрудников
Больше всего к самоотверженному труду мотивируют деньги. Об этом говорят сами сотрудники российских компаний. 65% лучшей мотивацией считают регулярные премии, 56% – стабильное повышение зарплаты.
Трудиться с энтузиазмом гораздо легче, если знаешь, что в финале за приложенные усилия вознаградят.
Система CrocoTime показывает нагрузку и загруженность, может сравнить успехи коллег с одинаковыми обязанностями и задачами, выявить лучших, опираясь только на точные данные о работоспособности и результаты.
Несправедливая оценка заслуг способна отравить атмосферу в коллективе. С использованием автоматизированного учета рабочего времени вопрос предвзятости полностью сходит на нет. Только цифры, только данные. И пенять на то, что кого-то в команде переоценивают, а чьи-то успехи, наоборот, не замечают, не остается возможности.
CrocoTime – необходимый инструмент для любого руководителя. Он помогает выстроить структуру компании, увидеть, кто действительно работает, а кто – только делает вид, что бесконечно занят. А в условиях кризиса программа помогает внедрить систему оплаты «только за работу» и существенно сэкономить ФОТ, не прибегая к радикальным мерам.