Как создать эффективный рабочий процесс сотрудника?

Каждый рабочий день любого сотрудника – это последовательность действий, глобальная цель которых – внести положительный вклад в родную компанию. Продать больше, обслужить лучше, создать продукт, которому нет равных. Если процесс отлажен, как река, которая протекает без порогов и препятствий, то результат будет превосходным. Именно поэтому над совершенствованием рабочих процессов все чаще задумываются руководители. В этой статье раскроем все секреты эффективного рабочего процесса.

Систематизация рабочих процессов

Эффективный рабочий процесс – это, в первую очередь, понятный рабочий процесс. Во вторую – процесс, который закрывает все потребности предприятия.

Чтобы было понятнее, приведем пример: компания по изготовлению и монтажу заборов заказала рекламную кампанию. Результат – отличный, ежедневно приходят клиенты, готовые заключить договор. Но. Количество заявок превышает возможности компании, потому что в штате – всего один прораб.

Это пример непоследовательного, “поломанного” рабочего процесса, который выливается в финансовые потери.

Когда бизнес утыкается в “потолок” из-за неэффективности, опозданий, сорванных дедлайнов – это повод задуматься о систематизации процессов. И здесь вопрос стоит не только о всей компании, здесь важно наладить работу каждого отдельного сотрудника. Потому как люди – это “винтики” механизма любого бизнеса.

Систематизация рабочих процессов – это последовательное описание порядка действий по отдельности и в совокупности, которое в итоге позволяет видеть работу компании как на ладони. Главные цели систематизации:

• построение базы для принятия управленческих решений;
• повышение эффективности работы команды и каждого сотрудника в отдельности;
• получение конкурентных преимуществ;
• выстраивание основы для дальнейшей автоматизации, а следовательно, повышения производительности компании.

Систематизация рабочих процессов – это база для будущей автоматизации. Если в процессах бардак, то с автоматизацией получится “очень быстро происходящий бардак”. И важно начинать с себя – с внутренних рабочих процессов.

Этапы автоматизации управления бизнес-процессами

Автоматизировать – значит сделать быстрее, удобнее, сократить расходы, исключить ошибки и поправку на человеческий фактор, нивелировать разобщенность работы отделов и подразделений.

Управление бизнес-процессами не так важно для внешнего клиента, сколько для внутреннего менеджмента компании. Хотя отрицать влияние отлаженной схемы взаимодействия внутри предприятия на конечный продукт или потребителя тоже нельзя.

Когда рабочие процессы компании систематизированы, как минимум, приходит понимание, где нужно внести изменения, чтобы повысить эффективность.

В целом автоматизация управления бизнес-процессами проходит 4 основных этапа:

1. Моделирование.

   Здесь важно определить логику процесса, “нарисовать” поэтапное развитие и указать ответственных за каждый этап. Немаловажно, чтобы каждый шаг имел смысл. Если смысла нет, то это – лишний шаг, который усложняет исполнение процесса, делает его более дорогостоящим в части финансов и затрат времени.

2. Отладка.

   Это этап тестирования. Когда бизнес-процесс смоделирован, его проверяют на “жизнеспособность”. Это позволяет быстро исправить ошибки, если они вдруг выявляются.

3. Исполнение.

   Бизнес-процесс будет исполняться по эффективной прописанной схеме в том случае, если каждый сотрудник, ответственный за этап процесса, будет четко выполнять свои обязанности. Для того, чтобы было так, а не иначе, разрабатывают KPI – ключевые показатели эффективности, которые в итоге становятся и способом мотивации персонала, и базой для дальнейшего расчета заработной платы.

4. Контроль.

   Это важный этап внедрения автоматизированного подхода к управлению бизнес-процессами. Здесь с помощью мониторинга работы всех звеньев цепочки контролируются отклонения от эффективной модели.

Причины неэффективной реорганизации БП

Как показывает практика, усовершенствованные рабочие процессы внутри компании или предприятия дают позитивные изменения бизнесу в целом. Уже за год повышаются:

• точность планирования – на 40%;
• эффективность производства – на 50%;
• скорость принятия верных управленческих решений – на 80%.

Впечатляющие результаты, если в процессе автоматизации не допустить ошибок. К сожалению, реорганизация бизнес-процессов не всегда оказывается столь эффективной по нескольким причинам:

• “ошибка выбора”. Руководители зачастую фокусируются на частностях, из-за чего выбирают для автоматизации не самый ключевой рабочий процесс;
• “всё и сразу”. Хвататься сразу за все бизнес-процессы – одна из самых частых причин низкой результативности автоматизации. В первую очередь нужно концентрировать усилия на самых неэффективных процессах;
• “с чистого листа”. Зачастую управленцы рубят с плеча, думают, что гораздо проще создать новый процесс, чем заниматься усовершенствованием старого. Подвох состоит в том, что важная для исключения ошибок информация “зарыта” как раз в уже существующем процессе. Поэтому забыть про них – как выбросить ключ к ответам и повышению эффективности безвозвратно в море. Гарантии, что новый процесс будет безошибочным и идеальным, нет;
• “не помним цели”. Процесс совершенствования бизнес-процессов настолько увлекателен, что бывает, руководители забывают о цели автоматизации – сделать удобнее и проще – и нагромождают процессы лишними звеньями;
• “сделать и забыть”. Даже когда все сделано верно, есть риск не увидеть повышения эффективности, если не отслеживать, как выполняется бизнес-процесс. Прописать идеальную картинку – это одно; контролировать, чтобы она соответствовала действительности – другое. Здесь помогут решения для мониторинга работы персонала.

Автоматизация учета рабочего времени

Автоматизация учета рабочего времени персонала – это основа успешного предприятия. Такой подход позволяет:

• наладить работу внутри компании: сократить операционное трение, сделать взаимодействие отделов и подразделений эффективным;
• создать прозрачную структуру исполнения бизнес-процессов: увидеть, где образовываются “точки слома”, кто оказывается “слабым звеном” в рабочей цепи;
• контролировать исполнение эффективных моделей процессов.

В рабочем процессе нет неважных людей, каждый шаг отдельного специалиста влияет на конечный результат, поэтому важно видеть, кто и какой вклад вносит в общую картину. Сделать это в автоматическом режиме, быстрее и с большей результативностью помогают современные IT-решения. Как пример: программа учета рабочего времени CrocoTime от отечественного разработчика. Среди преимуществ этой системы:

• широкий функционал, способный закрыть все потребности внутренней организации бизнеса;
• незаметная нагрузка на IT-структуру компании и отдельные машины каждого сотрудника;
• высокая скорость внедрения;
• техническая поддержка специалистами компании-разработчика.

Онлайн-фотография рабочего дня

Важный шаг в части оптимизации работы компании – повышение эффективности работы каждого сотрудника. Один из самых эффективных методов выяснить сильные и слабые стороны трудового процесса – фотография рабочего дня.

Само название пугает возможностью ежесекундной фотофиксации, но на самом деле не имеет с этим ничего общего. Под фотографированием здесь понимается сбор детальной статистики занятости сотрудника в течение рабочего дня, которая в конечном виде представляет собой наглядную схему, таймлайн или диаграмму распределения рабочего времени.

Метод фотографии рабочего дня можно реализовывать несколькими способами:

• вручную, когда сотрудник самостоятельно в специальном бланке или программе отмечает, чем был занят в конкретный промежуток времени;
• автоматически, когда специализированно ПО собирает данные о действиях сотрудника.

Выгоды автоматического способа очевидны: во-первых, персоналу не нужно тратить время на составление дополнительных отчетностей о своей работе; во-вторых, руководителю не нужно расходовать свои часы на анализ бумажных или электронных таблиц с информацией о работе подчиненных. Готовая аналитика – первое, за что отдают предпочтение именно автоматизированным системам. Например, на основе данных, собранных в рамках функции “фотография рабочего дня” программы CrocoTime, можно сразу увидеть:

• как долго сотрудник выполнял ту или иную задачу. Это может служить поводом рассмотреть рабочий процесс детально и выяснить, в чем причина задержки в исполнении. Это может быть недостаточная квалификация или же “дефект” самого процесса;
• сколько времени тратится непосредственно на работу (совещания, переговоры и т.д.), а сколько – на отвлечения, перекуры, незапланированные перерывы;
• какими ресурсами пользуется подчиненный – профильными или нет. При этом важно отметить, что о шпионаже речь, по крайней мере, в CrocoTime, не идет: все, что делает программа – это фиксирует заголовки открытых окон;
• кто из коллектива перерабатывает, испытывает повышенную нагрузку, а кто – с успехом прокрастинирует или перекладывает свои обязанности на плечи коллег.

Вся эта информация служит источником для принятия решений по оптимизации рабочих процессов.

Повышение эффективности рабочих процессов

По результатам опроса больше половины россиян считают, что отчасти тратят время на работе впустую. Выполнением бесполезных или бессмысленных задач, по их оценке, занимаются треть рабочего дня.

О чем это может говорить? О том, что: либо процессы выстроены неверно, либо сотрудники не понимают важности поставленных заданий и собственной значимости для достижения общего результата. И то, и другое губительно для бизнеса.

В первом случае, к мнению сотрудников стоит прислушаться. Возможно, у подчиненных, которые знают работу досконально, есть отличные предложения по совершенствованию рабочего процесса. Во втором – стоит показать полную картину работы предприятия, объяснить, какие цели стоят перед компанией и какой вклад вносит сотрудник.

Если все же берут сомнения, то в первую очередь нужно получить объективные данные о течении рабочих процессов. На их основе можно разработать план действий по повышению эффективности рабочих процессов. В числе самых популярных мер:

• применение тайм-менеджмента;
• устранение отвлекающих факторов;
• исключение повторяющихся, рутинных действий;
• сбалансированное распределение нагрузки на персонал.

Все это можно сделать с применением системы мониторинга рабочего времени CrocoTime, которая даст необходимую информацию и интуитивно подскажет, как действовать, исходя из сложившейся ситуации.