Учет рабочего времени, по мнению большинства, помогает наладить трудовую дисциплину и выяснить, кто тратит ФОТ компании зазря. Конечно, и это есть часть возможностей любого подхода к учету рабочего времени. Но на самом деле мониторинг временных затрат способен на большее – показать, как устроен бизнес и оптимизировать бизнес-процессы. Об этом и поговорим в сегодняшней статье.
Кратко о бизнес-процессах
Трактований термина «бизнес-процесс» достаточно много, но в общем и целом – это последовательность действий, которая в итоге приводит к результату.
Как правило, бизнес-процессы делятся на:
- базовые, которые составляют основу деятельности компании и обеспечивают доход;
- вспомогательные, которые обеспечивают функционирование базовых;
- управляющие, которые помогают организовать регулирование и контроль за деятельностью компании.
Все, что происходит в компании – есть совокупность бизнес-процессов. Сотрудник пришел на работу, позвонил клиенту, зафиксировал договоренности, заключил контракт, отправил на исполнение следующему звену. Это один бизнес-процесс. На следующем этапе заявку приняли, обработали, приступили к выполнению заказа. Это другой бизнес-процесс. Из таких частей складывается работа всей компании. Но бывает, что на пути протекания бизнес-процесса возникают «пороги», или так называемые «узкие места», которые тормозят ход работ или вообще стопорят процесс.
Как провести анализ
Ни одна компания не существует без бизнес-процессов. Персонал может не осознавать, что является частью целой цепочки, и это может нести риски. Анализ бизнес-процессов компании поможет понять, что нужно взять за основу оптимизации и нужна ли она вообще.
Для анализа бизнес-процессов используют два базовых инструмента, которые доступны любому руководителю:
- регламент – по сути это закрепленный документально эталонный вариант протекания процесса. На первых порах, если компания только-только взялась за настройку внутренних бизнес-процессов, регламента может и не существовать. Но это только повод для того, чтобы погрузиться в анализ;
- интервью с персоналом. Никто, кроме сотрудников не сможет рассказать лучше о том, как, в каком порядке выполняются те или иные действия на местах.
Результатами опроса должны стать ответы на следующие вопросы:
- Персонал уверенно знает, что должен делать ежедневно?
- Каждый сотрудник понимает, какого результата он должен достигнуть?
- Каждый специалист осознает, как его работа сказывается на общих достижениях?
- Какие «узкие места» возникают в процессе работы, и с чем это связано?
- Как часто специалисты перерабатывают или, наоборот, недостаточно загружены?
- Насколько персонал мотивирован к работе?
- Какая атмосфера царит в коллективе, и как это сказывается на эффективности труда?
Получив ответы и суммируя их, руководитель получает наглядную картину протекания бизнес-процессов в формате «as is», что значит «как есть». А по сути – платформу для принятия решения по оптимизации.
Моделирование процессов компании
Моделирование процессов компании – это метод, который позволяет улучшить качество и эффективность работы всей организации. Моделирование проходит в несколько этап, первый из которых мы уже обозначили – это получение модели «as is». Однако бывает, что информация о процессе неполная.
Поэтому следующим этапом моделирования становится уточнение полученной модели. Здесь бизнес-процесс рассматривают сточки зрения упущений, наличия дублирующих операций. В итоге появляется точная модель «как есть» и выявляется необходимость изменений внутри бизнес-процесса.
Определение модели «to be» – следующий шаг в моделировании бизнес-процессов. На этой стадии формируется эталонная модель протекания бизнес-процесса, с учетом всех улучшений, к которым пришли, рассматривая модель «как есть». Вариант «как должно быть» учитывает «узкие места» и старается их нивелировать. Но это – теория.
На следующем этапе от теории нужно перейти к практике – апробировать модель «to be» в реальных условиях. Суть заключается в том, чтобы внедрить модель на отдельном участке и проверить, как будет проходить работа по новому пути, насколько это удобно и дает ожидаемый эффект.
Масштабирование применения модели «как должно быть». Если результаты тестирования показывают эффективность, то принятую практику начинают масштабировать на другие участки работы. Но на этом дело не заканчивается.
Совершенствование модели «to be» – следующий этап моделирования. Каждый из бизнес-процессов со временем меняется. Появляются новые инструменты, программы, сами бизнес-условия требуют перемен. Поэтому модели процессов нужно регулярно пересматривать и совершенствовать, внося коррективы.
Оптимизация бизнес-процессов
Оптимизация бизнес-процессов – это разработка и применение плана по совершенствованию существующих в компании бизнес-процессов. Строится этот план исключительно на понимании того, как обстоят дела в организации на самом деле, и что нужно сделать, чтобы улучшить их.
Оптимизация – зачастую единственный способ удержаться на плаву в условиях современного рынка. Например, пандемия поставила новый рекорд по количеству закрытых частных предприятий в России. Выжил тот, кто смог сориентироваться, подстроиться под реалии, пересмотреть свои устоявшиеся внутренние процессы.
Методы оптимизации
К современным методам оптимизации, которая, по сути, сводится к снижению затрат при одновременном повышении эффективности, принято относить:
- переоценку цепочек действий и сценариев бизнес-процессов. Возможно, какое-то действие излишне, и от него можно отказаться без потери качества результата;
- сокращение затрат;
- сокращение персонала и замена его автоматическими системами. Это то, чего больше всего боятся специалисты. Однако здесь стоит отметить, что на откуп программам и роботам можно и нужно отдавать рутинные операции, механические действия. Те бизнес-процессы, которые требуют интеллектуального труда или творческого подхода должны оставаться в зоне выполнения человеком;
- качественный подбор кадров. Высококлассный специалист способен не просто быстро и качественно выполнять поставленные задачи, он всегда ищет наиболее оптимальные сценарии для бизнес-процессов, в которых задействован. Конечно, когда в штате такой знающий и заинтересованный в результате сотрудник, это всегда выгодно;
- применение систем учета и анализа данных. Только за 2020 год, по подсчетам экспертов, человечество сгенерировало в общей сложности 64,2 зеттабайта данных. Такова современная реальность: данные по всюду. И те, кто умеют их использовать оказываются «на коне». Ключевой момент в работе любого бизнеса – это использование рабочего времени. Системный учет и анализ потраченных на выполнение бизнес-процессов, действий внутри них позволяет всегда быть в курсе актуального состояния дел в компании, вовремя реагировать на изменения на рынке и принимать правильные управленческие решения.
Выгоды автоматизированного учета рабочего времени
Автоматизированный учет рабочего времени в первую очередь позволяет экономить то самое рабочее время. Кроме того, дает выгодные преимущества для анализа бизнес-процессов – организованный с использованием IT-программ, позволяет видеть состояние процессов, их цепочки как раз в том формате «как есть», который нужен для анализа бизнес-процессов, без поправок на человеческий фактор. Разберем схему применения подобной программы на примере системы учета и анализа рабочего времени CrocoTime, которая зарекомендовала себя как действенный инструмент для анализа бизнес-процессов.
Работа системы начинается вместе с включением персонального ПК сотрудника или с приходом в офис благодаря интеграции с турникетами и системами контроля и управления доступом. Это значит, что цепочка бизнес-процесса, в котором принимает непосредственное участие специалист, будет отражена от и до.
CrocoTime детально повторяет структуру компании, указывая, какое место в реализации бизнес-процесса занимает каждый сотрудник. При этом программа не просто засчитывает суммарное время работы специалиста, а отражает всю его занятость в мельчайших подробностях:
- делит время на продуктивное и непродуктивное – отмечает, сколько часов/минут потратил сотрудник на непосредственное выполнение своих обязанностей, а сколько отвлекался и на что именно;
- фиксирует ресурсы, которые использует специалист для выполнения поставленных задач. Это дает возможность проанализировать эффективность тех самых ресурсов, пригодность их для применения в каждом конкретном случае. Например, сотрудник составляет отчетную таблицу в Word, это по статистике программы, отнимает много времени. Специализированный софт, как минимум, тот же Excel, позволяет сэкономить время на банальном рисовании граф и столбцов, поскольку они уже заложены в программе. А готовая отчетная форма способна сократить время на выполнение этой простой задачи в разы;
- находит «узкие места» в существующих бизнес-процессах. Диаграмма затраченного времени показывает, где задачи выполняются особенно долго. Выяснить, с чем это связано, не составит труда: возможно, сотрудник вынужден ждать ответа от коллеги – тогда стоит задуматься о налаживании коммуникаций между отделами/подразделениями; возможно, инструмент не совсем подходит для эффективного выполнения задачи – тогда нужно пересмотреть существующий стек технологий; возможно, банально «не тянет» компьютер – тогда нужно обновлять «машинный парк» и т.д.
Автоматизированная система учета рабочего времени берет во внимание практически все аспекты деятельности персонала. При этом работает CrocoTime не в режиме «жестокого надзирателя», а лояльно и без дополнительной нагрузки на IT-инфраструктуру компании.
Сформировать ту самую модель «as is» с помощью автоматического учета рабочего времени гораздо проще, чем проводить опрос персонала и думать, насколько честны были подчиненные в своих ответах. Для построения модели достаточно полутора недель использования. Бесплатный тестовый режим CrocoTime предполагает 2 недели. Не упустите шанс опробовать возможности системы, чтобы понять, какие бизнес-процессы есть в компании и как они протекают. Это первый шаг на пути к оптимизации, экономии и эффективности.