Противодействующие участники одного процесса. Работодатель и наемные сотрудники. Со взаимными требованиями и ожиданиями. Обеспечить работой и получить её. Ждать и дождаться нужного результата и показать его. Выплачивать заработную плату и выполнять то, что прописано в должностной инструкции. Показать себя эффективным руководителем, соответствовать целям миссии компании, в которой трудишься. Все очевидно, но не всегда соответствует действительности. Жить по принципам тайм-менеджмента, честно говоря, мало кому удается. Как заметить и предотвратить снижение производительности – об этом поговорим.
Неэффективное использование рабочего времени
Регулярные опоздания, чаепития и разговоры по душам, интернет, соцсети – причины, которые постоянно отвлекают человека от работы, снижают его продуктивность. Не сложно изобразить большую занятость и глубокую задумчивость. Достаточно с соответствующим ситуации видом смотреть в монитор ПК и одновременно переписываться с друзьями. Никто ж не заглянет через плечо. Дурной тон. Даже для начальника. Да и он может быть уличен в том же самом: писать, например, в блог и не решать срочный вопрос.
Все мы люди. Никто не против мелких радостей жизни в виде реального и виртуального общения. Это помогает расслабиться, чтобы вновь с настроением продолжить работать. Но когда отвлечения превышают процент допустимого, страдает общее дело. Как бы пафосно это не звучало, но только при отлаженных бизнес-процессах предприятие остается конкурентным.
Виды потерь рабочего времени
Избежать потерь времени в работе почти нереально. Они её составляющая часть. Если объем потерь 10%, плюс-минус отклонения в обе стороны, то это норма. Больший показатель, от 20 до 40%, говорит о кадровых и организационных сложностях. Уровень временных затрат в 50% сигнализирует о критическом состоянии компании.
Потери обуславливают объективные факторы, не зависящие от участников коллектива. Или связаны с неграмотной организацией труда. Их разделяют по нескольким критериям. В зависимости от причин и последствий:
- нормируемые, или плановые. К ним относятся подготовительные действия, без них не начать. Непосредственной работе предшествует проверка места, подготовка материалов. Кому что требуется: продукты и посуда для повара, станки, оборудование для слесаря и т.д. Работодатель также учитывает дополнительные периоды для общения, отдыха, перекуров;
- ненормируемые, или незапланированные. Это форс-мажор, который невозможно было предусмотреть, например, экономический кризис, сбой в доставке материалов от поставщика, брак продукции, халатность персонала. Такие потери несут большие угрозы успешности предприятия.
По продолжительности потери времени подразделяются на:
- целодневные возникают из-за прогула рабочего, непредвиденных обстоятельств, простоев предприятия, отключения электроэнергии, недопоставки сырья. Это острые ситуации, которые стараются устранить как можно быстрее. Но они происходят реже, чем внутрисменные и меньше влияют на общий ущерб;
- внутрисменные. Это длительные разговоры по телефону, нечетко поставленные задачи, захламленное трудовое место, что затягивает исполнение процессов. Эти потери сложно подсчитать, хотя они случаются часто. Избежать их помогает строгий контроль дисциплины. На производстве учитывают паузы длительностью даже от пяти минут, заносят данные в лист простоев.
Уязвимость работодателя со стороны сотрудника
Российское трудовое законодательство в большей мере ориентировано на наемного работника, которого необходимо защищать от работодателя. Из эпохи Советов остается противопоставление подчиненного как приниженного и нанимателя-хозяина с замашками на вседозволенность. В спорных вопросах априори обвиняют руководителя.
Последний, защищая свои интересы, приоритеты организации, выглядит в глазах персонала, как минимум непонимающим человеком, не желающим войти в положение. Как максимум – тираном, кто думает исключительно о себе. Сложно судить о большом, будучи узким специалистом. Кто и что наносит ощутимый вред корпоративным интересам:
- сотрудники, завербованные конкурентами;
- нерадивые служащие, ленивые, создающие видимость работы;
- “токсичные”, не верят ни в одно начинание, из-за этого все делают абы как, ради галочки, своим настроением заражают коллег.
Если избежать таких работников совсем не удастся, то можно подстраховаться. Уволить подчиненного с низкой отдачей, если он сам не захочет этого, непросто. Надо еще постараться доказать его ненужность. Как и получить факты шпионажа, который приносит наибольший ущерб.
Атмосфера доверия в компании, добрые коллегиальные отношения – то, что стоит культивировать. И не навязывая, вводить законные алгоритмы, что уберегут от неприятностей со стороны коллектива:
- разработать должностные инструкции, чтобы каждый четко знал свои обязанности;
- выверить нормативы по задачам, сроки, качество исполнения, зафиксировать их в трудовом договоре;
- подписать со специалистом на этапе трудоустройства договор о неразглашении конфиденциальной информации, положение о порядке работы с клиентами, инструкцию по делопроизводству и др.;
- установить на ПК автоматическую систему учета рабочего времени, которая позволит анализировать все действия.
Контроль рабочего времени персонала
Управляющий заинтересован знать, чем занят его коллектив в трудовой период. Понятно, почему. От этого зависит доход предприятия, его конкурентоспособность, продвижение вперед. Один руководитель, будь он самым умным, справиться с этим не сможет. Нужна команда, которой доверяешь, кто в ответ уважает тебя.
Мониторить действия служащих в рабочий период обязывает ТК РФ. Это поддерживает дисциплину в коллективе, гарантирует справедливую оплату труда. Следить за каждым лично директору – идея в крупных организация трудно воплотимая в жизнь. Можно создать целый отдел менеджеров по контролю, но это экономически неверно. Не даст объективной картины о загруженности персонала. Предугадать от и до весь рабочий процесс почти невозможно.
Онлайн-мониторинг выполнения задач
Контролировать обстановку в офисе, никому не мешая и не отвлекая, позволяют IT-технологии, системы учета рабочего времени. Например, CrocoTime. От нее не спрятаться, не скрыться. Но и установку автоматизированной программы работодатель тоже не будет скрывать. По закону он поставит в известность своих подчиненных, чтобы они знали возможности ПП:
- показывает, во сколько они начали работать и когда закончили. Включение компьютера система расценивает как начало дня. Остановку мыши или клавиатуры на 5 и более минут расценивает как перерыв, неактивный период;
- фиксирует информацию об опозданиях, отправляет оповещения о них на почту менеджера;
- отмечает, на какие сайты заходили, какие программы использовали;
делает фотографию рабочего дня; - детализирует все действия, наиболее активные и мало продуктивные периоды конкретных рабочих и целых отделов;
- обрабатывает данные в режиме реального времени.
Опросы подтверждают: знание о контроле через ПП стимулирует относиться к обязанностям, к пунктуальности с большей ответственностью, уважать коллег, работу, соблюдать корпоративные правила.
Тайм-менеджмент как инструмент управления персоналом
Анализировать процессы в бизнесе, настроения коллектива позволяют технологии тайм-менеджмента, рационального расходования времени. От того, как соблюдаются его принципы, зависят экономические и социальные достижения компании. Когда каждый понимает свою зону ответственности в общем деле, чувствует взаимовыручку, то и общий фон в офисе складывается благоприятным. У людей возникает настрой задержаться на этом месте.
Можно проводить обучающие курсы по тайм-менеджменту или поддерживать его через IT- продукт. Программу учета рабочего времени CrocoTime используют сотни крупных предприятий. Она помогает решать следующие задачи:
- показывает количество отработанных часов, отмечает активность периферийных устройств. Это даст представление о нарушениях внутреннего регламента;
- выявляет ошибки рабочих процессов. CrocoTime фиксирует часы, дни, в которые реализуют проекты, отражает задачи, на которые ушло больше всего усилий;
- помогает избежать переработок. Детальный мониторинг дня, онлайн отчеты раскрывают ситуацию: кто из сотрудников в равнозначных должностях успевает сделать больше остальных, а кому не хватает квалификации, знаний, старания.
Наладить эффективную систему управления персоналом в один момент, по щелчку пальцев не получится. Добиться результата возможно только после продолжительного мониторинга, контроля и анализа всех внутренних процессов. После этого скорректировать их под необходимые целеустремления. Инструменты тайм-менеджмента помогут исправить грубые ошибки при минимальных финансовых и моральных затратах.