Какие преимущества дает автоматизация учета рабочего времени?

Отечественный бизнес наконец-то встал на путь автоматизации. Компании, которые стремятся сократить издержки и сделать свои внутренние процессы максимально простыми, прозрачными и эффективными, оказываются в лидерах конкурентной гонки. И качественный учет рабочего времени персонала – один из принципиально важных моментов в организации внутреннего функционирования бизнеса. Сейчас это не только способ контроля сотрудников, это инструмент, который позволяет повысить выручку компании. Почему именно автоматизированный вариант становится самым востребованным, какие преимущества он дает – будем разбираться в этой статье.

Учёт рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени сотрудников – обязанность руководителя любой компании, прописанная в Трудовом кодексе России. Поэтому так или иначе вести его приходится. Другой вопрос, как организовать учет. Вариантов, на самом деле, множество: это может быть ручное или электронное ведение табелей, пропускная система с присутствием вахтера или ее усовершенствованная модель – система контроля и управления доступом (СКУД) и т.д.

На практике эти подходы дают довольно однобокое представление о насыщенности рабочего дня сотрудников. Ведь, к сожалению, прийти на работу – еще не значит начать работать. По данным опроса HH.ru, только треть работников принимаются за непосредственное выполнение своих обязанностей в обозначенное в трудовом договоре время. Остальные начинают свой день по-разному и явно не с самого важного:

• 56% опрошенных разбирают электронную почту;
• 49% пьют чай/кофе или завтракают;
• 20% любят пообщаться с коллегами;
• 8% отправляются на перекур.

А рабочее время идет. Именно автоматизированные системы учета рабочего времени позволяют держать в фокусе не номинальное количество часов на рабочем месте, а содержательность процесса.

Выявление ленивых сотрудников

Ленивые сотрудники – это скрытая угроза бизнеса. Дело в том, что их сложно выявить, они умеют искусно притворяться весьма занятыми. Если взглянуть на них невооруженным глазом, то чаще всего они:

• быстро передвигаются по офису, буквально бегают от места к месту. Как тут не поверить, что человек занят;
• все время с гаджетами в руках – разговаривают по телефону, пишут сообщения, листают документы;
• часто обедают перед экраном монитора. Здесь кто угодно подумает, что человеку некогда даже поесть полноценно;
• громко и непрерывно стучат по клавишам, сосредоточенно смотрят в монитор компьютера.

Одним словом, всячески и умело изображают бурную деятельность. Только на самом деле вполне может оказаться, что разговоры ведут по личным вопросам, в сообщениях пересылают веселые мемы, а глядя в монитор выбирают, куда бы поехать в отпуск.

Поэтому, насколько бы прозорливым не был руководитель, отличить ленивого сотрудника от действительно занятого сложно. Здесь истинную картину вскрывают автоматизированные программы учета рабочего времени. Например, CrocoTime:

• собирает статистику о действиях каждого отдельного сотрудника;
• фиксирует сайты и приложения, которыми пользуется персонал, и разделяет их на продуктивные и непродуктивные, то есть те, что относятся к непосредственной сфере деятельности и те, что никакого отношения к работе не имеют;
• учитывает не только компьютерную занятость. Если вдруг покажется, что программа ущемляет работника и “фильтрует” занятость с уклоном в пользу работодателя, то это не так. За счет интеграции с онлайн-календарями, IP-телефонией система учитывает все действия, связанные с работой.

А главное – пенять на личную симпатию или неприязнь к конкретным подчиненным не получится. Данные собираются в автоматическом режиме, подделать статистику нельзя, можно только сделать выводы.

Оптимизация рабочих процессов

Отлаженные рабочие процессы внутри компании – залог стабильной прибыли и хорошей репутации в глазах клиентов.

Если рабочие процессы пущены на самотек, сотрудники работают каждый сам по себе, выбирая задачи, которые сами считают приоритетными, без оглядки на общие цели, достигнуть успеха компании вряд ли удастся.

Причин у такого положения дел бывает несколько:

• недостаток ресурсов. Если говорить о производстве, то это банальная нехватка, например, материалов для изготовления изделия. Если заглянуть в офис, то тут внезапно закончившаяся бумага в принтере может спровоцировать настоящий коллапс;
• неверные управленческие решения. Грамотное руководство компанией играет не меньшую роль в организации рабочих процессов. Если сам руководитель сначала назначает одну задачу, через 5 минут отменяет ее и дает новое распоряжение, а следом снова меняет приоритет действий подчиненных, получается сумбур, который ведет к потери времени и качества работы;
• отсутствие учета рабочего времени, регламентов, ограничений по срокам выполнения задач. Одно только наличие учета рабочего времени уже дисциплинирует. Если контроль организован только периодически, к нему обращаются, когда ситуация уже выходит за рамки и грозит нарушением обязательств перед заказчиками, долговременного эффекта ждать не стоит. Установленные регламенты заставляют сотрудников укладываться в сроки, соответствовать установленному уровню.

Нивелировать эти причины и оптимизировать процессы тоже способна программа учета рабочего времени. Она показывают:

1. Какие сроки выполнения задачи будут оптимальными. На основе данных можно найти идеальную схему выполнения процесса и, опираясь на нее, установить регламенты, которые будут эталонными.
2. Что именно отнимает время, где “прячутся” бесполезно потраченные часы. Полная картина рабочего процесса показывает, что влияет на эффективность рабочего процесса. Это может быть недостаточная компетентность сотрудника, лишние действия на пути прохождения процесса и т.д. В зависимости от этого руководитель может принимать верные управленческие решения: например, отправить на курсы повышения квалификации перспективного подчиненного или перераспределить обязанности в зависимости от компетенций. Даже недостаток ресурсов можно рассмотреть при должном контроле временных затрат: часы теряются – почему? Наладить бесперебойное производство или обеспечение расходными материалами можно на основе данных системы учета рабочего времени.

“Выглаженные” таким образом рабочие процессы напрямую влияют на эффективность выполнения работ, делают коммуникации с клиентами быстрыми и комфортными, снимают напряжение внутри коллектива.

Анализ эффективности сотрудников

Главное преимущество автоматизированного учета рабочего времени – в его анализе. Если компания небольшая, то руководитель еще может взять журнал или табель, посмотреть, кто опаздывает, кто уходит пораньше, может держать небольшой штат в поле зрения и видеть, кто пьет кофе, каждые полчаса отвлекаясь от работы. Но. Тут возникает два закономерных последствия:

1. Руководителю некогда заниматься стратегическими вопросами развития компании – он тратит невосполнимый временной ресурс на собственную аналитику и контроль.
2. В компаниях с достаточно большим штатом всех и всё держать на виду просто выше физических сил руководителя, а анализ отнимает еще больше времени.

Контроль над персоналом

Первое, чему уделяет внимание программа учета рабочего времени – это дисциплина. Система активизируется в момент включения персонального компьютера и отмечает начало рабочего дня. Окончание, соответственно, отмечается с выключением ПК или ноутбука. В течение дня софт фиксирует активное время за рабочей машиной – если в течение 5 минут от периферийных устройств ввода (клавиатуры и мыши) не поступает откликов, то время считается простоем. При таком раскладе сотрудники волей-неволей стараются держать себя в рамках установленных в компании трудовых графиков.

Второй момент – насыщенность рабочего времени. Понятное дело, каждую секунду думать о работе не способен ни один человек. Более того, короткие перерывы способствуют повышению эффективности. Но соблюсти допустимое соотношение рабочего и личного помогает автоматический мониторинг. Если в итоге анализ покажет, что сотрудник слишком увлечен решением собственных проблем, это грозит последствиями. Никому не хочется быть официально уличенным в прокрастинации или злоупотреблении рабочим временем.

Третий – лояльность. Конечно, многие программы учета рабочего времени “грешат” излишним вторжением в частную жизнь. CrocoTime в числе подобного софта занимает несколько отстраненную позицию: система не делает скриншоты экранов, видеозаписи через веб-камеру, не скринит почту и мессенджеры. Ей достаточно заголовков окон, чтобы сделать выводы и привести их в отчете.

Четвертый – “игра” на пользу не только руководителю. Программа не заточена на поиск промахов подчиненных. Реальная картина покажет и переработки, и повышенную нагрузку на одного сотрудника, когда его коллеги работают налегке. Почему это важно? Потому что дает понять, кто близок к моральному выгоранию, кто “тащит” на себе целый проект, кто достоин денежного поощрения.

Система учета рабочего времени контролирует персонал не только с целью наказать, выявить тунеядцев. Она дает возможность оценить моральную обстановку в коллективе, сравнить усилия работников на одинаковых должностях, увидеть, где нужны изменения, которые пойдут на пользу и людям, и компании.

Повышение прозрачности бизнеса

Прозрачность бизнеса – это вовсе не про тотальную слежку с видеонаблюдением на каждом шагу в офисе и регулярным скринингом рабочего стола каждого подчиненного. Это доступность информации, которая рисует картину происходящего в компании “здесь и сейчас” с возможностью оценить перспективы и учесть возможные отклонения от планов. Именно поэтому, когда речь заходит о повышении прозрачности бизнеса, в деле обязательно фигурируют современные IT-решения, в числе функций которых должны быть:

• график рабочей нагрузки, который помогает увидеть, как распределяются обязанности среди персонала;
• отчеты, которые показывают актуальную информацию о стадии выполнения проекта в целом и степени участия отдельных сотрудников;
• доступные аналитические панели, которые позволяют рассмотреть всю компанию целиком, отделы и персонально каждого работника. Важно подчеркнуть доступность к этой информации не только руководящего звена, но и возможность оценить ситуацию каждому сотруднику.

Этот функционал вложен в программу CrocoTime, используя которую легко увидеть реальное положение дел в любом бизнесе – от небольшой компании до крупной корпорации.