Весь штат сотрудников сосредоточен на работе. Каждый чувствует свою самостоятельность и уверенность, что выполняет часть общего дела. Идеальная ситуация для руководителя, который умеет донести до подчиненных четкие задачи и добиться результата.
Поставить задачу правильно – умение, талант, который отличает эффективного руководителя разного уровня. Кто мыслит ясно, кто знает, в чем цель его действий, в каком направлении держит путь его фрегат, верно ориентирует подчиненных. Собрать штат, в котором все будут думать в унисон, нелегко. Но правильно донести до них изложенное, избавиться от двусмысленности суждений, добиться нужного вполне осуществимо.
Правильная постановка задачи
Насколько плодотворно будет трудиться команда, зависит от четкости целей. Для начала разобраться в них предстоит самому боссу. Иначе ожидания и итоги не совпадут. Памятка для действий заключена в глубокомысленной аббревиатуре S.M.A.R.T. Пять слов лаконично подсказывают, какие и как обрисовать задачи, чтобы их решали, как орешки щелкали:
S (Specifik) — конкретные;
М (Measurable) — измеримые;
A (Achivable) — достижимые;
R (Resultoriented) — ориентированные на результат;
T (Timed) — ограниченные по времени.
Какой дорогой придешь к окончательному ориентиру, сквозь тернии или без препятствий и трудностей, определит старт. Первый шаг – рассчитать ресурсные затраты и время, разбить цель на мелкие части, найти кадры для реализации программы. Объяснить выполняемое задание, которое, как минимум, не приведет в тупик и, как максимум, принесет удовольствие от ее разрешения – в этом победа сотрудничества.
Правильная постановка задач сотрудникам
“Делай скорее, а там посмотрим, что исправить”, – хуже не скажешь. Если не звучат существенные указания, как можно требовать точного их выполнения. Время и энергия сотрудника уйдут на додумывание, разгадывание, чего же хотят от него старшие. Последним стоит учесть загруженность членов предприятия, их компетентность, психологию:
- опытный или новичок;
- перфекционист, кто неустанно совершенствует планы, или копуша, кто непроизвольно затягивает дни;
- психотип — сангвиник, холерик, меланхолик, флегматик.
Кажется, что вникать в тонкости ведения дела придется неоправданно дотошно. Но оно того стоит. При формулировке проблемы необходимо составить ТЗ – техническое задание. При условии, конечно, что оно объемное по содержанию. Поинтересоваться, нет ли вопросов, ответить на них, уточнить все до мелочей.
Убедиться, наконец, что всё уяснили верно, и ничто не вызовет трудностей. Так можно оценить, на каких стадиях потребуется проверить работу и при необходимости способствовать доделать начатое.
Итак, директор выбирает исполнителей. Первым вспоминают квалифицированный костяк, кто работает без ошибок и все успевает. Постоянно возлагать полномочия на тех, кто зарекомендовал себя с наилучшей стороны, соблазнительно и опасно. Одни будут заняты сверх меры, другие — невостребованными. Так что следует выяснить задействованность сослуживцев и расставить приоритеты.
Делегировать задания новичкам — действовать на перспективу сообщества. Начинающий может допустить промах, подвести сотоварищей. Лучше не отпускать его в самостоятельное плавание, а организовать процесс в группе. Ответственность за конечный продукт возьмет на себя лидер. Он сориентирует, подскажет, разделит полномочия.
Без личной заинтересованности выполнять обязанности не обойтись, как ни крути. Каждый видит свой стимул, и с ним нужно считаться. Одни еще только заявляют о себе, создают репутацию и будут выкладываться на сто процентов. Других волнует карьерный рост и возможность почувствовать себя шефом, самому формулировать условия, стать объединяющим центром.
Таким образом, взаимодействовать с сотрудниками, знать их настроение — благоприятный фон для замыслов, обоюдного желания продвигаться вперед уверенно и быстро.
Правильная постановка задач в проекте
Чтобы выполнить проект, стоит его спланировать. Опять же идейные вдохновители устанавливают приоритетные цели. Ведь без идеи, теории развития вряд ли можно что-то говорить о судьбе предприятия. Картину будущего, расписанную в деталях, по праву партнерам представляет основатель фирмы.
Сценарий формирования, продвижения компании связан с миссией и стратегией. Учредитель формулирует идею еще при зарождении организации. Понятно, для своих целей, получения прибыли. Но все это невозможно без служения потребителю, без миссии предоставить оригинальный продукт или услугу заказчику, определить собственное лицо.
В итоге создать имидж, на поддержание которого будет трудиться вся команда. Определить ценности бизнеса – начать двигаться от представления цели к ее исполнению. И далее строить стратегические планы. Они более узкие по сравнению с миссией. Здесь имеет значение раскрыть и реализовать потенциал предприятия.
Стратегические цели для их успешного претворения в жизнь конкретизируют. Они рассчитываются с учетом интересов управляющей группы, положения компании на внутреннем и внешнем рынках. Предложить задачу также можно. Есть стили и методы обозначить задачи:
- Руководитель действует единолично, не снисходит до советов с персоналом. При таких условиях люди могут даже не знать стремлений фирмы. А просто исполняют трудовые обязательства. Минус такого менеджмента – пассивность и малая заинтересованность в конечном раскладе.
- По другому принципу ставятся общие и индивидуальные задачи. Коллектив совместно обсуждает концепцию, что уже мотивирует его быть деятельным. Нет пограничного разделения на свои и чужие обязанности: я свое дело сделал, остальное меня не касается. Есть сознание, как важна взаимопомощь.
- При демократическом способе управления каждый понимает, какую роль он играет в компании, какое положение занимает в ней. Руководство регулярно озвучивает цели. Общие совещания по улучшению и итоговые собрания делают работников сопричастными общему предназначению, вдохновляют трудиться на благо родной фирмы.
Правильная постановка задачи даже важнее, чем её решение
Можем продолжить выражение: лучше решить половину правильно поставленной задачи, чем до конца определенную неверно. Все это потянет за собой ряд проблем:
- малую эффективность;
- нарушение сроков;
- демотивацию служащих.
Как избежать этого? Взаимодействовать с личным составом, обговаривать задачу. При обмене мнениями должна полностью раскрыться её суть. Здесь вряд ли подойдет авторитарное общение. Испуганный коллега побоится уточнить непонятные стороны, а потом в состоянии ступора будет додумывать, что от него просят.
Лучший вариант – коллегиальный разговор. Компетентный координатор непременно переспросит, какие остались вопросы, какие пункты вызывают опасения и тревогу. Было бы неплохо обсудить с исполнителем, как он представляет себе поручение и сумеет его представить. В таком диалоге выходят на свет все недопонимания. Взаимный анализ возможных подводных камней убирает трудности и приводит к ожидаемому результату. Что и требуется:
- экономия времени руководителя и подчиненного;
- возможность контролировать этапы выполнения плана;
- получение результата нужного качества и вовремя.
Постановка задач подчиненным и контроль за их выполнением
Как холодный душ, на работоспособность влияет дедлайн. Ёмкий англицизм, вошедший в деловую сферу, держит работников в тонусе. Но сроки могут «гореть огнем» в разных случаях:
- назначен нереально короткий промежуток для претворения задачи в жизнь;
- у сотрудника слишком много времени до осуществления поручения, и он «тянет резину», оставляет все на потом;
- дата отчета проговаривается приблизительной фразой «плюс-минус один день»;
- непонимание, почему нужно успеть именно к такому-то числу.
Необходимо строго зафиксировать схему контроля: планирование, графики, диаграммы. Они помогают избегать обстоятельств, когда начальник вынужден отчитывать помощника за нарушения дисциплины, призывать к совести, штрафовать и все равно пролетать со сроками.
Планировать деятельность, сподвигать сотрудника, повышать его эффективность поможет Crocotime. Программное обеспечение узнает, насколько продуктивен человек. Действительно ли он выполняет свой функционал, или ему интересны социальные сети.
Инструменты контроля отслеживают активные окна, где в данный момент берется информация. Таймер учитывает время, затраченное на эти действия. Кроме того, если в часы службы и клавиатура, и мышка находятся в покое, ПО сочтёт, что сотрудника нет за компьютерным столом.
Система Crocotime несет положительный эффект для служащих. С началом введения этой системы надзор работодателя часто вызывает недовольство. Но при уяснении основ ПО протесты исчезают. Контроль времени стимулирует делать все минута в минуту. Психологический бонус – нет смысла оставаться сверхурочно на работе, есть чувство удовлетворения, нужности себя среди своих. Менеджер получает возможность держать все в своих руках, не нарушая личного пространства подчиненных, не докучая излишним любопытством к ходу событий. Crocotime дает ряд преимуществ:
- выявлять недобросовестных работников;
- повышать трудовую дисциплину;
- отслеживать рабочие процессы, напоминать о главном и игнорировать второстепенное;
- находить системные ошибки;
- мониторить выполнение условий на этапе реализации;
- составлять порядок операций на день/неделю/месяц отделу или конкретному профи.
Добиваться результата – цель каждого руководителя предприятия. В этом и есть смысл бизнеса, успеха. Универсальная система CrocoTime подходит для контроля ситуаций в стартапах и в крупной развитой организации. При наличии ПО CrocoTime ничто не мешает управленцу просто спросить у коллеги, как идут дела, все ли хорошо, чем подсобить? И этого бывает достаточно, чтобы люди принялись за работу с новой силой .