Контроль работы офисных сотрудников

Контроль сотрудников, чьи рабочие дни проходят в офисе, – важная задача. Это давно осознали руководители успешных компаний. Быть на рабочем месте – к сожалению, еще не значит полностью отдаваться работе. Контроль офисных сотрудников организуют разными методами. О самых эффективных и позволяющих повысить прибыль поговорим сегодня.

Способы контроля рабочего времени

Контроль работы офисных сотрудников дает много преимуществ обеим сторонам – и работодателю, и персоналу. Руководитель в результате получает эффективную команду, которая работает без срывов и напряжения, а значит, приносит пользу и прибыль компании. Коллектив получает возможность заранее знать, какие задачи нужно выполнить, к каким результатам стремиться, видит прозрачную систему оценки вклада каждого отдельного сотрудника, а значит, имеет шансы на карьерный рост и финансовые вознаграждения по заслугам.

Контроль офисных сотрудников часто сводится к простому фиксированию нахождения подчиненных на своих рабочих местах. Причина тому – привычные и устоявшиеся годами методы контроля рабочего времени:

журналы учета известны едва ли с незапамятных времен. На входе вахтер отмечает время прихода и ухода с предприятия;
системы контроля и управления доступом – чуть более «продвинутый» вариант, когда вахтера замещает пропускная система. Сотрудник при входе прикладывает пропуск, компьютер фиксирует начало рабочего дня. Выход с работы приравнивается к окончанию трудового времени;
биометрические системы представляют собой по сути тот же метод. Однако снимают проблему «подлога» пропусков, поскольку данными для входа являются индивидуальные черты человека – отпечаток пальца, скан лица или радужки глаза и т.п.

Эти способы малоинформативны по понятным причинам. Они не учитывают, чем конкретно занят персонал, когда переступает порог предприятия. В опросе портала Работа.ру сотрудники самых разных компаний признаются, что далеко не всегда, приходя на работу, начинают именно работать:

47% общаются с коллегами на отвлеченные темы;
20% переписываются в мессенджерах по личным вопросам;
11% тратят время на музыку и подкасты;
6% смотрят кино или сериалы;
5% играют в мобильные игры.

При таком раскладе руководители ищут способы видеть, чем именно занимаются подчиненные, и выбирают одним из самых простых способов видеонаблюдение. Однако больше четверти персонала, которому приходится жить под присмотром «большого брата», откровенно признаются, что такой подход раздражает. А те, кто относится к камерам нейтрально или положительно, отмечают, что именно в их кабинетах видеонаблюдение отсутствует. Такой способ выступает демотиватором и нередко накаляет атмосферу, подчеркивая недоверие руководства.

Мониторинг нагрузки офисных сотрудников

Мониторинг нагрузки офисных сотрудников – один из наиболее действенных подходов к контролю. Он показывает, чем занят персонал, как распределяются задачи, кто и в какие сроки справляется с делами. Проводить мониторинг с целью понять, как в общем обстоят дела в коллективе и какой вклад вносит каждый отдельный работник, можно различными способами:

непосредственное наблюдение. Руководитель всегда должен находиться в «гуще событий», участвовать в каждом деле. Конечно, при таком подходе есть плюсы: когда начальник всегда рядом, дисциплина, как правило, на высоте, а сам управленец в курсе всего, может вовремя поговорить, обсудить всплывающие проблемы и недочеты, чтобы совместно с командой их устранить. Но тогда у руководителя практически не остается времени, чтобы заниматься стратегией развития компании. А это – существенный минус;
отчеты. Письменные отчеты однозначно играют в плюс дисциплине и самоорганизации подчиненных, позволяют увидеть результаты, сравнивать их с поставленными планками и корректировать собственное распределение сил и времени. Руководителю отчеты показывают, кто работает быстро, а кто медлит, кто выполняет массу задач, а у кого остается много свободного времени;
совещания и «летучки». Особенно хороши при командной работе над проектами. Быстрый способ получить актуальную информацию о текущем положении дел, обсудить проблемы при реализации, вовремя среагировать на отклонения от заданного графика.

Грамотно организованный мониторинг нагрузки офисных сотрудников показывает:

нарушителей дисциплины;
прокрастинаторов;
настоящих «стахановцев»;
сотрудников на грани эмоционального выгорания;
тех, кому пора повысить квалификацию;
тех, у кого времени в избытке, а задач мало.

Мониторинг нагрузки персонала – главный шаг на пути к оптимизации загруженности, отладки внутренний процессов до состояния работы «как часы», что позволяет повысить эффективность команды.

Оптимизация загруженности персонала

Зная, как распределяется нагрузка среди коллектива, можно начать оптимизацию загруженности персонала, которая состоит в том, чтобы равномерно распределять задачи между коллегами. Схема оптимизации стандартна и представляет собой ряд последовательных шагов:

Определение перечня задач. Здесь раскладывают на мелкие составные части работу каждого отдела и сотрудника.
Анализ компетенций и результатов. Здесь сравнивают аналогичные в должностях штатные единицы, выявляют, кто конкретно «тормозит» общий процесс.
Выявление причин. На этом этапе выясняют, кому не хватает знаний, умений, навыков, кто регулярно «страдает» нарушениями дисциплины и т.д.
Непосредственная оптимизация. На основе данных мониторинга и примененной аналитики нагрузку перераспределяют внутри коллектива. Если человек медлителен из-за нехватки компетенций, можно отправить его на дополнительное обучение. Если дедлайны срываются из-за неумения организовать себя, можно отдать задачи более ответственным коллегам и т.д.

Как повысить эффективность работы сотрудников?

Повышение эффективности работы сотрудников – приоритет любого руководителя. Кто не хочет, чтобы задачи выполнялись быстро и результативно? Прежде, чем говорить о том, как повысить эффективность, обозначим моменты, которые чаще других мешают персоналу работать так, как мечтается управленцам:

отсутствие понимания глобальной цели компании. Если персонал не знает, к чему идет предприятие, каких результатов важно достигнуть в долгосрочной перспективе, он идет в никуда. А иной раз и вовсе отказывается идти. В таком случае должностные инструкции не спасают, работа превращается в формализм, имитацию деятельности;
отсутствие четкой постановки целей. Когда сотрудник не понимает, что именно он должен сделать, к какому итогу должен прийти, выполнить работу нереально. Чем четче цель, тем конкретнее результат;
отсутствие общей системы планирования и контроля. Даже самый результативный и ответственный человек ни за что не отгадает, к какому сроку нужно выполнить работу, если этот срок не обозначить. Такой недальновидный подход ведет к тратам времени впустую;
отсутствие прозрачной системы оценки труда. Когда персонал не понимает, за что похвалят, а за что пожурят, когда система ценностей зависит от личных симпатий, жать высокой эффективности не стоит;
отсутствие взаимодействия между подразделениями и коллегами. Любая компания – это не сольная история. Эффективность зависит от того, насколько слаженно работают между собой все «винтики» единого механизма.

Только преодолев эти основные барьеры, можно говорить о повышении эффективности работы команды. Важную роль здесь играет непредвзятость мониторинга, которой можно достичь, используя автоматические системы контроля персонала.

Автоматизация контроля сотрудников

Автоматизация контроля сотрудников – тема актуальная. Рутинный, ручной труд в передовых компаниях давно заменили современными технологиями. И вопрос управления и контроля персонала – не исключение.

Повышает эффективность работы команды с помощью различных программ:

ставить четкие цели, назначать ответственных, распределять обязанности помогают различные планировщики (например, google-календарь и т.п.), системы управления проектами (например, trello и т.п.);
мониторить занятость, вовлеченность, давать объективную и прозрачную оценку труда способны с высокой точностью системы учета рабочего времени (например, CrocoTime).

Автоматический контроль – выгодное решение для обеих сторон. Сотрудники не отвлекаются от своих непосредственных задач на составление письменных отчетов, управленцу не нужно тратить дополнительное время на чтение отчетной документации и анализ. Автоматическая система учета рабочего времени все сделает сама:

заменит любую форму пропускной системы – отметит начало и окончание рабочего дня офисного сотрудника в соответствии со временем включения/выключения персонального компьютера;
возьмет на себя функции администратора – зафиксирует отвлечения от работы и уходы с рабочего места во время обозначенного трудовым договором времени;
проведет качественную аналитику – сравнит успехи коллег на одноименных должностях, выявит отстающих и позволит сделать выводы и причинах.

Но главное преимущество автоматического учета рабочего времени – это возможность знать, чем именно заняты сотрудники за своими ПК.

Учет рабочего времени за компьютером

Согласно опросу, ресурсы компаний регулярно используют в личных целях 84% офисных сотрудников. Увлеченно глядя в монитор, работники за компьютером на самом деле:

проверяют почту – 87%;
листают соцсети – 77%;
читают новости или книги – 74%;
общаются в мессенджерах – 71%;
слушают музыку и смотрят видеоролики – по 68%;
занимаются онлайн-шопингом – 61%;
играют – 34%.

Автоматические системы учета рабочего времени, как CrocoTime, – единственный вариант точно знать, на что уходит рабочее время персонала. Эта программа:

отмечает используемые на ПК интернет-ресурсы и приложения. В настройках можно указать, какие сайты будут считаться важными и необходимыми для работы специалиста, а какие – пустой тратой рабочих минут;
фиксирует время выполнения задач за компьютером, что позволяет сделать выводы о личной эффективности каждого отдельного сотрудника;
делает цифровую фотографию рабочего дня каждого сотрудника или отдела, где видно, насколько вовлечен персонал в рабочий процесс, где есть провалы по активности.

И если на первый взгляд может показаться, что такой контроль похож на «драконовский» метод, то это не так. Такое мнение сформировалось из-за наличия «шпионских» функций в большинстве программ подобного рода, однако CrocoTime тем и отличается, что разработчики гарантируют сохранность тайны личной переписки и контроль в границах разумного. Программа:

НЕ делает скриншотов экрана, только запоминает заголовки открытых окон;
НЕ снабжена кейлоггером (НЕ считывает порядок нажатия клавиш на клавиатуре), лишь отмечает время простоя в использовании периферийных устройств;
учитывает внекомпьютерную занятость специалистов за счет синхронизации с корпоративными календарями и IP-телефонией;
дает возможность открыть доступ к данным сотрудникам, чье время мониторит. Это позволяет повысить личную заинтересованность в результатах работы, оценить свой вклад самостоятельно.

CrocoTime – эффективный и лояльный инструмент контроля работы офисных сотрудников, который не отнимает время руководителя и подчиненных и позволяет всегда держать руку на пульсе внутренних процессов компании. Убедиться в этом можно, установив бесплатную пробную версию на 14 дней. Этого времени вполне достаточно, чтобы оценить все преимущества автоматического контроля.