Руководители компаний обращаются к контролю работы сотрудников, чтобы повысить эффективность работы каждого и бизнеса в целом, снизить количество ошибок и быть конкурентоспособными на рынке в выбранной сфере. Методов и инструментов для контроля в настоящий момент немало, однако не всегда управленцам удаётся обойтись без ошибок при выстраивании системы контроля.
У каждой компании есть свои причины, чтобы начать контролировать сотрудников на рабочем месте. Чаще всего потребность в мониторинге сотрудников возникает после спорных или необъяснимых ситуаций.
Например, когда работодатель замечает, что команда постоянно срывает дедлайны без видимых причин и не может найти ответ в беседах с подчиненными, срезах компетенций или аттестации сотрудников. Или персоналу надоедает писать регулярные отчёты. Или оказывается, что вовремя приходит на свое рабочее место только часть штата. Причины кажутся слегка надуманными, но на самом деле с такими вопросами в той или иной степени сталкивается большинство управленцев.
В различных опросах сотрудники сами признаются в своих «грехах». Например, 23% специалистов отечественных компаний регулярно или периодически опаздывают на работу. А всегда работоспособны и не откладывают дела на потом только 14% участников другого опроса.
Логично что у руководителей возникает вопрос: если кто-то опаздывает, а кто-то ленится, то кто тогда работает? Именно поэтому в компаниях, нацеленных на стабильность и рост, обращаются к контролю персонала.
Методы контроля сотрудников
Каким образом контролировать своих подчинённых, по сути руководитель может придумать самостоятельно. Найти какой-то оптимальный вариант, чтобы держать руку на пульсе происходящего. В качестве метода контроля можно принять:
-
устное взаимодействие со специалистами. Ставить задачи и сроки их выполнения, проверять результаты в итоге или в промежутках можно устно. Однако у такого словесного управления есть существенный недостаток: то, что сказано, можно с лёгкостью забыть, что провоцирует массу оправданий со стороны подчинённых, а для руководителя несёт риск упустить из вида сам факт забывчивости сотрудника. Плюс при большом штате действительно сложно всё упомнить;
-
документы/регламенты. «Что написано пером, того не вырубишь и топором» – поговорка, очень точно характеризующая гарантии, которые даёт документальное подтверждение поставленных задач и сроков их исполнения. Регламенты, прописанные в компании, устанавливают чёткие правила работы – кто, когда и что должен делать. Другой вопрос, что отклонения от правил часто становятся очевидны, когда всё уже случилось.
Чаще всего управленцы выбирают комбинацию методов контроля: несмотря на наличие регламентов, ставят задачи устно, проводят «сверку часов» в личных беседах с подчинёнными.
Частые ошибки при контроле сотрудников
Понятно, что контролировать сотрудников руководители стараются для повышения общей эффективности. Но на этом пути нередко могут совершить ошибки, которые заключаются в следующем:
-
чрезмерный контроль. Когда «затягивают пояса» до невозможности, продуктивность специалистов, наоборот, падает. Разносы начальства положительно сказываются на работоспособности только 4% работающих. Всех остальных – демотивируют;
-
скрытый контроль. Конечно, всё, что происходит в стенах компании и с использованием техники работодателя, начальство может контролировать. Но подсматривание, подключение к рабочим столам, прослушивание и перехват электронной почты переступают через грань дозволенного Конституцией России. Кроме того, когда вскрывается правда о таком контроле, это чревато последствиями, в том числе судебными разбирательствами;
-
формальный подход. Если всё, к чему сводится контроль – это угрозы со стороны руководства из разряда «вот возьму и проверю», которые никогда не заканчиваются конкретным делом, то и воспринимать контроль вряд ли кто будет всерьёз;
-
бессистемный подход. Если сегодня руководитель требователен, а спустя неделю закрывает глаза на всё, что происходит, у подчинённых возникает диссонанс и мысль, что всё-таки есть возможность немного расслабиться. Кроме того, такой скачкообразный контроль чаще всего нагнетает атмосферу в коллективе – никто не любит, когда не знаешь, что ждёт тебя на работе;
-
фокус на ошибках. Правильная цель контроля – осознание ситуации, которая царит в компании, со стороны руководителя и понимание подчинённых, что все их старания справедливо оценивают. Если концентрироваться только на ошибках, контроль начинают воспринимать как наказание само по себе;
-
отсутствие системы поощрений и наказаний. Контроль демонстрирует реальные заслуги каждого работника. И раз уж они вполне измеримы, то должны быть и последствия. Если нет «кнута», то нарушения дисциплины и регламентов никуда не денутся. Если нет «пряника», то и стараться в общем-то незачем.
Чтобы организовать контроль на достойном уровне и избежать ошибок, достаточно выбрать правильный инструмент.
Инструменты контроля сотрудников
Инструментов для организации контроля персонала достаточно. Одни обойдутся компании только усилиями руководителя, другие – потребуют некоторых финансовых вложений. Что выбрать – зависит от целей управленца, штата, «узких мест» в работе организации и персонала. Какие варианты есть:
-
ежедневные планёрки и «летучки» – это неплохой способ ставить задачи подчинённым, распределять обязанности, в режиме реального времени контролировать ход работ, особенно актуально – проектов;
-
контрольные показатели эффективности – относятся к регламентированию работы персонала. Когда показатели чётко установлены, сотрудникам легче оценивать уровень собственной работоспособности;
-
срезы знаний/аттестация – позволяют оценить способности специалистов, увидеть соответствие занимаемой должности, выявить причины «неуспеваемости», если такое происходит;
-
видеонаблюдение – как способ контролировать физическую занятость сотрудников. Часто устраивают кофебрейки? Тогда понятно, почему дедлайны так часто «горят»;
-
пропускные системы – в любых своих видах и проявлениях (турникеты, СКУД, биометрические терминалы и даже вахтёр) помогают вычислить часто опаздывающих или уходящих пораньше сотрудников. Конечно, есть риски недостоверной информации – верная отметка по дружбе с вахтёром, прикладывание пропуска за коллегу и т.п.;
-
обязательная отчётность – нередкий инструмент в контроле персонала. Каждый специалист с заданной периодичностью и в обозначенном формате сдаёт отчёт о своей работе руководителю. Начальнику нужно изучить данные и резюмировать. Другой вопрос – сколько полезного времени, которое можно потратить на выполнение профильных задач, это отнимает;
-
простые тайм-трекеры – инструменты, которые помогают фиксировать продолжительность выполнения конкретных задач. Главное – чтобы специалисты не забывали запускать трекеры и вовремя их отключать, иначе объективной картины не получится;
-
системы мониторинга и учёта рабочего времени – самый объёмный инструмент, который охватывает все аспекты рабочего дня. Они включают в себя и контроль дисциплины, и точное отслеживание рабочих часов, и автоматический анализ полученных данных.
Автоматический учет рабочего времени сотрудников
Инструменты автоматического учёта рабочего времени помогают наладить эффективный, прозрачный, лояльный и объективный контроль. Это программные продукты, которые внедряются в IT-систему компании и функционируют без участия сотрудников и руководства. Именно это и гарантирует непредвзятость контроля и оценки успехов персонала. Кроме того, такое ПО совмещает в себе целый пул инструментов, о которых мы говорили ранее. Например, автоматизированная система мониторинга и учёта рабочего времени CrocoTime:
-
выполняет функцию пропускных систем – программа фиксирует начало и завершение рабочего времени, опираясь на активность персональных ПК сотрудников. Время старта равняется моменту включения рабочего компьютера, время окончания работы синхронно отключению ПК;
-
оценивает работоспособность на основе фотографии рабочего дня – каждая минута рабочего времени отмечается продуктивной или непродуктивной. Система учитывает простои и отвлечения, регламентированные перерывы;
-
отмечает время работы над каждой задачей благодаря встроенной функции тайм-трекинга – это становится показателем компетентности специалистов. Главное – сотрудникам не нужно самостоятельно запускать учёт рабочего времени, всё происходит автоматически в фоновом режиме, без отвлечений от основных задач;
-
составляет аналитические отчёты в автоматическом режиме – персоналу не нужно тратить время, чтобы показать руководству, когда и над чем они работали. Система создаёт графики и диаграммы для наглядности;
-
автоматически создаёт табели учёта рабочего времени – это позволяет руководству экономить время кадровой службы и бухгалтерии и производить максимально точные и объективные начисления заработной платы.
Система CrocoTime позволяет избежать большей части самых распространенных ошибок при контроле персонала. Во-первых, система не вторгается в личное пространство сотрудников – не делает скриншотов, не подключается к рабочему столу, наушникам, микрофонам, не перехватывает письма на электронную почту и сообщения в мессенджерах. Работа программы строится исключительно на фиксации заголовков открытых окон – этого вполне достаточно, чтобы составить картину происходящего в офисе или на удалёнке.
Во-вторых, данные, собранные автоматически, без участия персонала – наиболее объективны. Внести исправления не могут ни сотрудники, ни руководство.
В-третьих, есть возможность открыть доступ к результатам собственного мониторинга для каждого сотрудника. Такая прозрачность создаёт атмосферу доброжелательного контроля, не сфокусированного исключительно на ошибках и наказаниях.
В-четвёртых, программа ведёт мониторинг ежедневно, ежечасно, ежеминутно. Системный контроль не даёт расслабиться персоналу.
В-пятых, CrocoTime экономит время и начальства, и подчинённых, но даёт результаты.
Оценить возможности системы CrocoTime можно бесплатно, чтобы принять взвешенное решение о внедрении программного, безошибочного и лояльного контроля на постоянной основе.