С чего все начиналось
В начале 2016 года руководством головного офиса международной консалтинговой компании была поставлена задача по реализации концепции lean-менеджмента во всех подразделениях. Представители российского офиса, которые были ответственными за мероприятия по внедрению lean-менеджмента, пришли к выводу, что реализация данной концепции невозможна без автоматизированного инструмента. Для этого было несколько причин:
— было необходимо подсчитать с точностью до секунды время работы над конкретной задачей;
— подкрепить статистикой использованных рабочих программ время, которое уходит на решение каждой задачи;
— учитывать специфику работы компании, а именно большое количество проектов, клиентов и задач у каждого сотрудника;
— не «тормозить» работу компьютеров.
Что мы сделали
Специалистами CrocoTime была собрана обратная связь по задачам, которые были поставлены перед клиентом по внедрению концепции lean-менеджмента и предложен механизм реализации:
- IT-специалисты установили агенты сбора статистики на рабочие компьютеры сотрудников;
- был подготовлен полный перечень рабочих задач всех подразделений и каждого сотрудника;
- был сформирован список клиентов, а задачам присвоен статус value/not value;
- сотрудникам был предоставлен доступ к системе и проведен полный инструктаж по работе с системой.
Это позволило
Сотрудники могли в режиме реального времени расписывать свой рабочий день с указанием задач, над которыми они работали. С момента реализации проекта, сотрудники каждого подразделения ежедневно организовывали утренние планерки для анализа прошедшего дня, составляя краткий отчет по использованию своего рабочего времени с указанием:
- % задокументированного времени (согласно концепции должно быть не менее 97% расписанного времени);
- % платных (value) задач (приносящих доход компании) и % не платных (not value) задач (обязательных к выполнению, но не приносящих доход компании), например подготовка отчетности в налоговые органы;
- степени качества завершения задач на основе статусов (успешно завершена/не завершена по вине клиента/не завершена по вине сотрудника/ не завершена в связи с форс-мажором).
В ходе совещаний сотрудники анализировали свои показатели и показатели коллег. Выявляли возможности по повышению качества выполнения задач и резервы для увеличения % платных задач, приносящих доход компании.
При комплексном анализе статистики за продолжительный период (например, 1 квартал), анализировалась рентабельность выполненных задач, рентабельность работы подразделений и отдельных сотрудников, на основе полученного дохода от оказания платных (value) услуг.
Что это дало
По итогам 9 месяцев, после внедрения CrocoTime. объем выполненных задач вырос на 30%, при этом не возникло необходимости увеличивать штат. У сотрудников появилась возможность документально подтвердить проделанную работу перед клиентом и руководством компании. Такой подход вызывает доверие и привлекает новых партнеров. Удалось и оценить эффективность бизнес-процессов, так как CrocoTime автоматически фиксирует сколько времени было затрачено на выполнение тех или иных задач, формирует информацию в отчеты. Также данные CrocoTime позволили понять, сколько времени и сотрудников необходимо для выполнения каждой задачи. Благодаря этому стало возможным рассчитать финансовые затраты по каждому рабочему процессу.