Оценка сотрудников – чаще всего самое страшное и неприятное мероприятие по управлению персоналом в любой организации из-за реакций, которые возникают в результате. Но это не обязательно. Очевидно, что любая компания в конечном счете хороша настолько, насколько хороши ее сотрудники. Поэтому важно, чтобы процесс оценки был прозрачным, объективным и справедливым, чтобы все сотрудники были довольны процессом и результатом.
Большинство компаний взяли за практику проводить оценку персонала на регулярной основе, как правило, не реже одного раза в год. Оценка обычно включает обзор того, насколько различные рабочие обязанности и привычки сотрудника соотносятся с регламентами и ожиданиями руководства.
Для чего нужна оценка персонала?
Как руководитель представляет рабочий день подчиненного: сотрудник приходит на работу и принимается за поставленные задачи. Реальность чаще всего подводит, и на деле специалисты тратят на работу лишь часть обозначенного в трудовом договоре времени. По результатам опроса, в ТОПе «таймкиллеров»:
-
переписки в мессенджерах по личным вопросам – 19%;
-
ленты новостей – 15%;
-
разговоры по телефону опять же по собственным задачам – 11%;
-
плохое состояние рабочей техники – 11%;
-
«спасение» коллег по первому зову – 8%;
-
частые и долгие планёрки – 8%;
-
активность в социальных сетях – 5%;
-
перекуры – 4%;
-
бесцельный Интернет-сёрфинг –4%;
-
самоанализ – 3%;
-
игры на компьютере и в мобильном телефоне – 2%;
-
видеохостинги и прочие залипательные ролики – 2%.
Оценка персонала помогает увидеть, кто и как тратит драгоценные рабочие часы, и служит ряду целей, направленных на повышение эффективности отдельных сотрудников и уровня корпоративной культуры. Вот некоторые из преимуществ профессиональной оценки специалистов:
-
результаты помогают сотрудникам лучше понять, что от них ожидается;
-
у руководителя появляется возможность лучше понять сильные стороны и мотивацию сотрудника;
-
полезная обратная связь специалистам о том, как они могут улучшить свою работу в будущем;
-
планирование развития персонала;
-
принятие верных управленческих решений по комплектации штата и масштабированию бизнеса.
Методы оценки сотрудников.
При выборе правильного метода оценки компании могут повысить эффективность работы сотрудников внутри организации. При этом важно взять во внимание каждый аспект работы сотрудника.
Самые популярные методы оценки персонала:
-
Отзывы клиентов.
Эффективным способом оценки работы сотрудников является получение отзывов от клиентов. Поскольку предоставление качественных услуг – главная задача любой компании, бенефициары услуг – это люди, которых лучше всего спрашивать об эффективности работы специалиста. Клиенты встречаются с сотрудниками в случайное время и в ходе выполнения ими своих обязанностей, что делает подходящими лицами для честной оценки работы. Большинство клиентов не знают других сотрудников, с которыми можно их сравнивать, что снижает риск предвзятости. Применить этот метод можно, разработав короткие опросы об опыте взаимодействия с сотрудником компании, которые клиенты могут заполнить постфактум.
-
Мнения членов команды.
Члены команды ежедневно взаимодействуют с сотрудниками и с большей вероятностью будут обсуждать с ними обмен информацией, принятие решений или согласование стилей работы. В результате товарищи по команде знают такие аспекты сотрудников, которых может не знать руководитель или клиент. Запрос отзывов от коллег — отличный способ оценить их навыки совместной работы и эффективность. Одним из основных недостатков этого метода является то, что у членов команды могут быть личные предубеждения или обиды, которые влияют на честность их мнений.
-
Самооценка.
Этот метод включает в себя подготовку анкет и просьбу к сотрудникам оценить собственную работу. Такие анкеты могут содержать вопросы, касающиеся производительности труда, отношений с другими людьми и качества работы. Основным недостатком метода самооценки является то, что они субъективны. Однако эти анкеты могут раскрыть важную информацию о сотруднике, например, как он относится к себе и своим коллегам. Это также отличный способ получить отзывы от других специалистов о культуре работы или стиле управления. При разработке анкет важно тщательно подготовить проницательные вопросы для достижения наилучших результатов.
-
Оценка эффективности работы.
Самый прямой метод оценки сотрудников – оценка результатов их работы. Здесь нужен эффективный метод отслеживания различных аспектов работы сотрудников, чтобы далее отдел кадров или другое ответственное за оценку лицо могли в итоге составить полную картину. Обычно лучше информировать сотрудников о проведении оценки до начала процесса, хотя время может оставаться скрытым.
-
Оценочные тесты.
Это тесты, которые организации используют для оценки способностей, навыков и знаний своих сотрудников. Обычно они являются частью процесса найма, но также могут использоваться для оценки специалистов, как правило, для продвижения по службе или перевода на задачи, которые требуют новых навыков. Это могут быть письменные тесты, профессиональные игры или ситуационные оценки. Основным недостатком этого метода является то, что он не показывает, как сотрудники работают на практике. В результате он лучше всего подходит для проверки теоретических знаний или способностей, а не для оценки общей полезности сотрудника для компании.
Что дает оценка персонала?
При правильном выполнении оценка производительности может принести массу пользы в масштабах компании:
-
снизить текучку кадров;
-
верно распределить обязанности между сотрудниками;
-
расширить и обновить штат управленцев;
-
сформировать кадровую политику;
-
определить или скорректировать стратегию бизнеса на рынке;
-
создать кадровый резерв;
-
повысить продуктивность работы.
Помимо прочего, они способны повысить моральный дух и вовлеченность сотрудников, прояснить ожидания, помочь добиться максимальной отдачи от сотрудников и стимулировать усердную работу и самоотверженность.
Как проводить оценку персонала автоматически и в режиме реального времени?
Самые популярные методы оценки подразумевают отправку уведомлений, заполнение анкет и форм и даже их проверку в ручном режиме. Даже на компьютере заполнение формы оценки эффективности сотрудников занимает много времени. В условиях ограниченного времени и ресурсов это становится настоящей проблемой. Кроме того, собранные данные чаще всего остаются необъективными. При этом такая предвзятая оценка часто вызывает напряжение в коллективе и даже становится причиной увольнений.
Автоматизируя оценку сотрудников, можно как минимум сократить время, необходимое для заполнения форм и обобщения результатов.
Программное обеспечение компании «Инфомаксимум» для мониторинга занятости персонала CrocoTime помогает компаниям автоматизировать процесс оценки своих сотрудников. Переход от ручной оценки эффективности сотрудников к автоматизированной системе учета рабочего времени, такой как CrocoTime, способен помочь:
-
сэкономить время и деньги,
-
стандартизировать процесс оценки,
-
проводить более частые «срезы» эффективности,
-
повысить удовлетворенность сотрудников,
-
повысить продуктивность каждого в коллективе.
Шаблоны оценки персонала
Шаблоны оценки персонала – это специализированные формы, которые заполняются в процессе оценки и отражают конечные результаты.
Решение для автоматического мониторинга работы персонала CrocoTime включает в себя несколько функций, позволяющих упростить оценку сотрудников в компании. Все данные визуализируются в наглядные отчеты.
Отработанное время.
CrocoTime точно повторяет структуру компании – отделы, подразделения и сотрудников, которые в них входят. Система подсчитывает время работы сотрудников и подразделений, с разделением его на продуктивное и отвлечения.
Программа показывает все сайты, ресурсы и программы, которые использовал сотрудник в своей работе, что дает возможность быстро определить, на что именно тратится рабочее время.
На диаграмме активности видно время минимальной и максимальной загрузки персонала. Статистику можно посмотреть в разрезе часов за день или дней за неделю или месяц.
Фотография рабочего дня.
Информационная панель раскрывает полную картину занятости сотрудника в течение рабочего времени:
-
указывает время начала и окончания рабочего дня, время активности, количество и продолжительность перерывов;
-
индикатор процессов отражает, в какой момент времени над какой именно задачей работал специалист;
-
учитывает некомпьютерную занятость – планерки и совещания, личные и телефонные переговоры с клиентами;
-
составляет ТОП использованных программ и сайтов, выполненных заданий для каждого сотрудника.
Анализ бизнес-процессов.
Система помогает оценить эффективность бизнес-процессов компании, найти «узкие места» и корректировать работу сотрудников так, чтобы она была максимально быстрой и удобной.
Детализация статистики использованного времени по программам и сайтам позволяет посмотреть, с какими программами и документами работали специалисты в определенное время.
Детализация по сотрудникам показывает, кто именно и сколько времени пользовался теми или иными инструментами, чтобы была возможность сравнить реальную статистику с регламентированной.
Детализация по задачам демонстрирует, для чего именно используются инструменты, что помогает определить, насколько они подходят для выполнения заданий, и найти оптимальные варианты инструментария.
Тайм-трекинг.
Система CrocoTime дает четкое представление о стоимости работ по проекту.
Детализация по сотрудникам помогает увидеть, кто и какой вклад внес в общее дело, а статистика по задачам определяет, сколько часов было потрачено на отдельные части проекта.
Таким образом система мониторинга рабочего времени CrocoTime не требует долгого заполнения различных шаблонов оценки персонала и временных затрат на их ручной анализ. Вместо этого она предоставляет наглядные отчеты, из которых становится ясно, насколько конструктивно проводит рабочие часы каждый в команде.
Как с помощью оценки сотрудников повысить результаты работы?
Оценка персонала формирует всестороннюю картину работы каждого специалиста, на основе которой можно:
-
наметить план развития специалистов.
Независимо от того, работают ли сотрудники хорошо или плохо, оценка дает идеальную возможность определить следующий этап их развития. Многие компании используют планы личного развития в рамках оценки персонала, чтобы установить цели, которых сотрудник должен попытаться достичь к следующей аттестации.
Для неэффективных сотрудников можно использовать оценку для выявления пробелов в навыках и потребностей в обучении. Затем специалисты могут пройти программы обучения или повышения квалификации, необходимые им для лучшего выполнения своих обязанностей;
-
определение потенциала.
Оценка нужна не только для корректирующих действий. Она полезна в процессе управления талантами, основным элементом которого является развитие и удержание высокоэффективных сотрудников. Без эффективной системы оценки невозможно найти талантливых людей, которые могли бы стать будущим компании.
С самыми эффективными сотрудниками можно наметить карьерный путь. Вместо того, чтобы устранять пробелы в навыках, такие специалисты могут проходить обучение для развития навыков, необходимых в продвижении по службе;
-
эффективная смена ролей.
Почти все должностные обязанности со временем меняются из-за новых технологий, новых продуктов и услуг, которые начинает выпускать или предоставлять клиентам компания, или из-за роста команды и масштабирования бизнеса. Сотрудникам часто требуется помощь, чтобы понять эти изменения и то, как они влияют на их роль. Оценка – идеальный вариант для:
-
четкого объяснения новых обязанностей;
-
постановки четких целей, связанных с новыми обязанностями;
-
организации обучения новым технологиям или продуктам;
-
повышение производительности.
Регулярная оценка персонала становится инструментом постановки персональных целей в производительности. Например, если производительность сотрудника упала ниже ранее зарегистрированного уровня, можно использовать эти данные, чтобы напомнить, что специалист может работать лучше.
Таким образом оценка персонала повышает в целом эффективность компании. А проведенная с помощью автоматизированной системы учета рабочего времени CrocoTime, она становится точным и объективным инструментом для управления деятельностью компании.