В большинстве офисов для сотрудников предусмотрен один большой перерыв – обеденный. И тот многие специалисты проводят, принимая пищу прямо за рабочим компьютером или листая ленту соцсетей в смартфоне, потому что это единственное время, когда начальник не сочтет такое поведение за пустую трату рабочих часов. Однако ученые уже давно говорят о том, что перерывы в работе могут не только не влиять негативно на рабочий процесс, но даже повышать эффективность. В чем отличие отвлечений от перерывов, и как правильно отдыхать в течение дня, чтобы наращивать силы для трудовых подвигов – будем разбираться в этой статье.
Влияние перерывов на продуктивность
Быть всегда продуктивным – тренд современности. Именно поэтому многие боятся сделать даже малейший перерыв, думая, что при сегодняшнем высоком ритме жизни могут остаться далеко позади других – успешных и собранных.
Однако еще в 1989 году ученые провели эксперимент, в рамках которого выяснили, что небольшие перерывы каждые 40 минут помогают сократить количество ошибок в работе, повысить концентрацию и даже нормализовать сердечный ритм офисного сотрудника.
Эта теория находит подтверждение и в более поздних работах нейробилогов и психологов. Исследование профессора Иллинойского университета Алехандро Льераса демонстрирует, что даже кратковременные отвлечения могут значительно улучшить способность человека концентрироваться на задаче в течение продолжительных периодов времени.
Другой вопрос, каким образом провести короткий перерыв, чтобы он стал катализатором активности, а не демотиватором.
По данным аналитического центра PewResearch, использование социальных сетей в короткие перерывы значительно повышает уровень стресса. Напротив, любая физическая активность положительно сказывается на состоянии человека. Например, прогулка в перерыв способна улучшить творческое мышление, говорится в исследовании ученых Стэнфордского университета.
Как часто надо делать перерывы
В этом вопросе ученые расходятся во мнениях, но существуют самые популярные точки зрения:
- ученые Иллинойского университета говорят, что короткий перерыв необходим каждый час;
- известная техника Помидорро доказала свою эффективность и вошла в ТОП приемов тайм-менеджмента. Суть ее заключается в том, чтобы делать короткий 5-минутный перерыв через каждые 25 минут. А после трех таких подходов вознаграждать себя перерывом подольше – от 15 минут до получаса.
Так или иначе, небольшие передышки во время рабочего дня нужны, главное найти для себя верную периодичность – так, чтобы успевать отключаться от задач на время, но при этом не переходить в состояние прокрастинации.
Организация зоны отдыха в офисе
Комфортные условия труда, возможно, недооценивали раньше. Сейчас о влиянии обстановки на работоспособность говорит едва ли не каждый первый офисный сотрудник. Исследование рекрутинговой компании HeadHunter показало:
- больше 90% респондентов видят прямую зависимость качества и эффективности своей работы от удобства рабочего места;
- 47% опрошенных отмечают, что комфорт на рабочем месте сказывается на улучшении самочувствия и повышении качества исполнения рабочих задач;
- 44% говорят, что удобное рабочее место улучшает настроение и помогает концентрироваться на своих обязанностях;
- 35% видят в комфортных условиях заботу руководителя о персонале;
- только 2% отрицают влияние созданных на работу условий на собственную продуктивность и самочувствие.
На территориях многих зарубежных компаний, а в последнее время и российских, все чаще появляются зоны отдыха. Например, в Facebook такую зону сделали прямо в рабочем open—space, где можно посидеть, полежать на диванах, сыграть в приставку или теннис. А в Швейцарском офисе Google отдали предпочтение активному отдыху и сделали для сотрудников площадки для футбола или баскетбола прямо в помещении. Такие гиганты, как Apple, Nike и Procter&Gamble пошли еще дальше и оборудуют капсулы для послеобеденного сна, воспользоваться которыми может любой желающий специалист.
Если говорить о российской действительности, то, например, компания 2ГИС оборудовала для своих сотрудников зоны отдыха по интересам – читальный зал или игровые комнаты. Или компания Infomaximum, которая базируется далеко не в городе-миллионнике, предлагает своим ребятам взять короткую передышку в нужный момент прямо на работе, в уютном чилауте.
Так что организация зон отдыха уже и в России становится популярным корпоративным направлением и набирает обороты. Создать такую зону отдыха несложно, вот несколько базовых правил:
- отдельное расположение. Это идеальный вариант, но как минимум лучше расположить зону отдыха вдали от рабочей суеты;
- функциональность. Хорошо, если одна зона отдыха будет удовлетворять потребности всего коллектива. Для этого нужно продумать, как разместить уголок релакса и спортивный инвентарь, чтобы никто никому не мешал, но занятие по душе нашлось каждому;
- по интересам. Чем оснастить зону отдыха, лучше поинтересоваться у сотрудников. В первую очередь персонал должен иметь возможность взять таймаут в рабочих делах – пусть там можно будет почитать в спокойной обстановке или подтянуться пару раз на турнике для снятия морального напряжения.
Но опять же во всем нужна мера, и главное – не переборщить, давая коллективу карт-бланш на отдых в рабочие часы.
Как не допустить спад эффективности у сотрудников
Начальник, который позволяет на работе поспать в специальной капсуле и вообще лояльно относится к небольшим перерывам – мечта любого сотрудника. Однако практика показывает, расслабляются люди гораздо быстрее, чем могут собраться. И вот уже 5-минутная пауза затянулась, и сотрудник занят далеко не рабочими делами. Исследование портала по поиску работы в России показывает:
- 45% офисных сотрудников отдают посторонним делам не больше получаса;
- 34% расходуют на личные нужды от 30 минут до часа;
- около 14% тратят на отвлеченные вопросы до 3 часов от рабочего дня;
- 3% – от 3 до 5 часов;
- 4% позволяют себе заниматься делами, не связанными с работой, более 5 часов. Это больше половины от положенного рабочего времени.
В ТОПе отвлечений по-прежнему на верхних строчках звонки, мессенджеры, общение с коллгами. Однако есть и новые «пожиратели времени». Назвать их совсем уж отрицательными вряд ли можно – это онлайн-курсы, которые персонал проходит в рабочие часы. Однако, если это не связано с профессиональной деятельностью и не оговорено с руководителем, то получается, что то, что вроде не плохо, оказывается не совсем хорошо. Для общих результатов.
Стоять за плечом каждого сотрудника, контролируя, чем именно он занимается – верный путь к негативным реакциям со стороны коллектива, тем более, что перерывы, как мы выяснили, нужны. Важно соблюсти баланс между контролем и доверием к персоналу, не нагнетая обстановку, но и не пуская все на самотек.
Учет активности работы за компьютером
Как шагнули вперед подходы к организации офиса, так и современные технологии позволяют соответствовать последним офисным веяниям. Современные IT-разработки сегодня могут закрыть потребности любой компании в любом направлении. И для учета времени за компьютером есть различные решения:
- тайм-трекеры – достаточно примитивные программы, которые работают по принципу «начал выполнять задачу – включи счетчик времени, закончил – отключи»;
- системы мониторинга подходят к вопросу более тщательно – берут во внимание все, что происходит за ПК, иногда даже переусердствуют и в противовес закону вторгаются в личное пространство, делая скриншоты, перехватывая звонки, письма и сообщения.
Тем не менее они позволяют понять, как примерно расходуется время за ПК и сколько предположительно сотрудники проводят вне персональной рабочей машины. Использование подобных программ дисциплинирует – лично за сотрудником никто не следит, но знание, что итоговые результаты отправляются руководителю, заставляет ответственнее относиться к выполнению задач.
Автоматическая фиксация перерывов
Использование тайм-трекеров не всегда способно помочь в фиксации перерывов. Здесь играет роль и человеческий фактор – сотрудник может вовсе забыть включить/выключить программу, а может, рассчитывая на свою силу воли, не приостановить отсчет времени ради небольшой паузы, а потом очнуться, когда в бесцельном серфинге по Интернету прошел час и даже больше.
Системы учета рабочего времени в этом отношении более удобны. Например, программа CrocoTime, сразу отметим, не обладающая «шпионскими» функциями изначально, может:
- фиксировать перерывы в работе за ПК. Но это не значит, что от сотрудника требуется ежеминутная и ежесекундная отдача без шанса выпить воды и глотнуть свежего воздуха. Система фиксирует паузу, если от клавиатуры или мыши не поступает информации в течение 5 минут. Так что устроить себе режим работы по методу Помидорро можно, не опасаясь, что программа запишет в злостные прокрастинаторы;
- интегрироваться с онлайн-календарями и другими системами. Это значит, что даже если сотрудник вот уже полчаса не нажимал ни на одну клавишу ноутбука и не двигал мышь, но при этом в корпоративном календаре на это время запланирована встреча/созвон/планерка/летучка, перерыва в работе не будет. Все максимально просто, лояльно и в соответствии с действительностью.
Кроме того, CrocoTime умеет разделать интернет-сайты и программы на те, что относятся к рабочим задачам, и те, что отвлекают персонал. На первый взгляд, эта компрометирующая информация собирается для руководителя. Но те, кто уже опробовал систему мониторинга, знают, насколько она полезна для поддержания эффективности на должном уровне собственными силами специалиста. Здесь будет видно, какие сайты поглощают рабочее время, сколько минут там потрачено. А детальная фотография рабочего дня покажет, в какие часы сотрудник наиболее активен, а когда наблюдаются периоды спада.
Все это помогает выстраивать рабочий день максимально эффективно и руководством, и самими работниками, делать перерывы, которые повышают эффективность и поддерживать в коллективе работоспособную и доброжелательную атмосферу.