Прибыть на работу в 9:00, уйти ровно в 18 – похвальное соблюдение дисциплины. Но чем насыщены часы в офисе? Сразу после самоорганизации персонала актуальность приобретает его действенность. Бессмысленное, тихое сидение за столом не принесет пользы ни компании, ни человеку. Как быть нужным специалистом и не растерять свои навыки? Найдем ответы на эти вопросы.
Эффективность рабочего времени теория и практика
Многим свойственно делить свою жизнь на части. Нелюбимую — что просто отбывают на службе, производстве, и другую — когда хотят успеть жить на полную. Это проблема и трудноискоренимый стереотип среди тех, кто не видит смысла и цели в своем труде. Первые минуты в офисе многие рассматривают как продолжение утреннего домашнего ритуала:
- просматривают личную почту и ленту новостей;
- переписываются с друзьями в соцсетях;
- изучают сайты по поиску работы и онлайн покупок.
Перечислять псевдозанятия, которые крадут важный ресурс, уже не стоит. Продуктивное утреннее время ушло. Еще сколько-то минут нужно, чтобы вернуться мыслями к непосредственным обязанностям и сконцентрироваться на них.
Впрочем, научиться рационально распределять время можно. Наука тайм-менеджмента нам в помощь: в теории и на практике.
Эффективность использования рабочего времени (теоретические аспекты)
Выкладываться на 100% в течение всего дня невозможно. Никто еще не отменял биологических ритмов жизни. На плодотворность влияют:
- режим труда;
- планирование занятости;
- организация трудового процесса;
- самочувствие сотрудника.
Как же действовать, чтобы не получить “волшебный пинок для скорости” от работодателя? Начинайте с малого – расписывайте все дела, и заметите, насколько вырастет ваша продуктивность, сколько высвободится минут, часов, в том числе и на отдых. О завтрашнем дне думаем с вечера:
- планируем действия. Это увеличивает результативность на 25%. Большие задачи разбиваем на мелкие;
- фиксируем план действий вместе со сроками их осуществления – так они будут более конкретными и ощутимыми;
- расставляем приоритеты: простой способ «АБВГ», где А – самое важное дело дня, Б – средней важности и т.д. С утра приступайте к пункту А. Выполнили это задание – вздохнули полной грудью с облегчением, и далее день покажется более легким. Но постарайтесь не допустить, чтобы значимая цель перешла в разряд срочных;
- сосредотачиваемся на главном – переносим второстепенные проблемы на менее продуктивное время, полномочия делегируем;
- планируем отдых. Доказано, что моральное выгорание снижает отдачу, и напротив, хорошая передышка дает новые силы и идеи.
Бизнес моделирование
Умный предприниматель, если хочет остаться на плаву, начинает свое дело с составления бизнес-концепции. Систем продвижения на рынке множество, каждый выбирает свою. Мы определим ее как умение или намерение заработать деньги, как практический инструмент для решения, в каком направлении должна развиваться организация.
Бизнес-планирование – процесс постоянный. Успешность его реализации зависит от управляющего звена, от авторов модели, от тех, кто должен привести предприятие к процветанию. Каждый отталкивается от целей и задач своего конкретного занятия. Но есть основные общие действия для оптимизации:
- зафиксировать основу: определить текущие процессы, их плюсы и минусы, чтобы отталкиваться от этой модели к новой;
- идти от конкретного к общему: получить картину трудового дня одного работника, чтобы понять производительность всего отдела;
- разработать стратегию: на основании полученных данных на первых этапах решить, какие направления улучшить, с помощью каких инструментов достигнуть большей производительности;
- снять психологические препятствия, т.е. объяснить персоналу, для чего нужны изменения, и что они дадут отдельному сотруднику.
Эффективность использования рабочего времени на предприятии
Завершить определенный проект качественно и, главное, в точно установленные календарные даты — цель любой уважающей себя организации. Правда, случается, что фиксированные сроки сдвигаются и становятся почти недостижимой мечтой. Если задаться вопросом, как исправить эту ситуацию, можно получить помощь в виде программного продукта.
Так и поступили в «Рязаньпроекте». Рабочие вновь срывали сроки очередной программы, указывали на сложность специального программного обеспечения, оправдывались его новизной и своим недостатком опыта. Тогда дирекция по развитию решила остановиться на ПО CrocoTime и повернуть обстоятельства себе на пользу. Установка ПП учета и анализа рабочего времени позволила апеллировать всем жалобщикам на их задержки. На основе отчетов выяснили:
- время прихода/ухода и утренних задержек;
- целевую и нецелевую занятость;
- фактически отработанное время каждым специалистом;
- эффективность отдельных сотрудников и подразделений в целом по конкретным заданиям.
В итоге руководство “Рязаньпроекта” отметило эффект от внедрения продукта: наладили дисциплину, оптимизировали работу и получили прибыль.
Эффективный руководитель
Контролировать подчиненного входит в обязанности администратора. Но кто проследит за директором в его личной исполнительности? Ведь именно от него зависит беспрерывный трудовой процесс, соблюдение сроков и во многом увлеченность персонала общей идеей.
У каждого есть свой образ эффективного руководителя. Он умный, организованный, опытный, настойчивый, прогрессивный, работоспособный. От лидера ждут и другие деловые качества:
- организовать рабочее время команды в целом и свое в частности;
- уметь адаптироваться к новым веяниям и менять направление деятельности, если не добились успеха;
- брать ответственность на себя за принятые решения;
- понимать коллектив, его возможности и уметь организовать под нужные задачи;
- стимулировать на продуктивность, помогать в решении профессиональных проблем, избегать переработок со стороны работников.
Нарисован почти идеальный образ топ-менеджера. Только руководителю, как и рядовому специалисту, свойственно отвлекаться. Основная проблема — коллеги, которые не устают отвлекать вопросами, телефонные разговоры, совещания, просмотр документации и электронной почты. На ее проверку в среднем уходит до 30% трудового дня. Частые заседания также несут мало пользы всей организации. Многие просто отсиживаются на них, не внося результативных предложений. Как среднему звену менеджмента, так и высшему помогут тайм-трекеры.
CrocoTime для всех и каждого
Программные продукты помогают сократить неэффективное время. Если требуется найти ошибки в механизмах управления, оптимизировать бизнес-процессы с учетом особенностей компании, оптимально подойдет ПО CrocoTime. Программа контроля покажет причины острой нехватки времени коллективу и его руководителю:
- нарисует картину дня: автоматически учитывает продуктивное и непродуктивное время;
- проанализирует данные за неделю/месяц и определит действия, которые перестали приносить прибыль, подскажет, как стоит перераспределить рабочие силы для выполнения более важных задач;
- поможет в бизнес-планировании: автоматически составит отчеты, на основании которых можно оценить эффективность команды, выбрать наиболее удобный механизм управления коллективом.
Вовремя реагировать на перемены, менять систему управления компанией в зависимости от ее успешности – важная часть грамотного предпринимательства. Равно как и умение правильно расставлять приоритеты, распределять нагрузку. Оптимизировать бизнес-процессы будет ПП CrocoTime.