«Главное воздействие на производительность труда оказывают не условия труда сами по себе, а внимание к персоналу» (с) Википедия. Заставлять или мотивировать? Есть ли общие правила в борьбе за эффективность? Мы подготовили список проверенных способов, которые помогут повысить эффективность сотрудников без серьезных финансовых затрат, тренингов и семинаров.
Исключите многозадачность, она играет против эффективности. Поэтому поводу написано немало научных трудов. Например специалисты из Лондонского университета выяснили, что у людей работающих в режиме “все и сразу” на 10 пунктов снижается уровень IQ. Другое исследование показало, если переключить сотрудника от выполнения одного действия на выполнение другого, он тратит почти 30% рабочего времени на то, чтобы восстановить работоспособность. Кроме того, подчиненные, которые пытаются всё успеть — теряют бдительность, становятся раздражительными и быстрее устают. Чтобы исключить негативные факторы пересмотрите подходы к организации рабочих процессов, исключайте второстепенные задачи методом планирования.
Научите персонал планировать. Легендарный Стив Джобс придумал правило “трех дел”. Работает оно просто: напишите список того, что хотите сделать за день/неделю/месяц и только первые три пункта оставьте в качестве целей. Планирование решает следующие задачи:
Повышение дисциплины. Когда разработан четкий алгоритм действий, для единицы персонала или для целого отдела, сорвать режим выполнения цикла профессиональных манипуляций сложнее. Ведь каждый последующий пункт, зависит от выполнения предыдущего.
Экономия времени. Выполнение пунктов списка, в котором учтены все аспекты профессиональной деятельности, вряд ли будет отнимать больше предполагаемого времени. Это снизит объемы работы взятой “на дом”, что положительно скажется на общем настроении коллектива.
Повышение производительности. Когда все этапы достижения цели контролируются, а сроки регламентированы — риск не успеть сдать работу к сроку, минимален.
Автоматизируйте процессы — это один из инструментов повышения производительности труда. Пока сотрудник ищет нужный документ в ворохе бумаг на рабочем столе или пытается найти контакты, которые записал в блокноте, он теряет время. А эти минуты поиска можно использовать на выполнение более важных задач. На какие IT-решения стоит обратить внимание:
CRM-системы — подойдут для отдела продаж. Информация о клиентах и совершенных звонках хранится в общей базе данных, что позволяет мониторить рабочие процессы и контролировать выполнение планов.
Электронный документооборот — позволит навести порядок во внутренней документации, сократит поиски нужной информации и время ее передачи между отделами.
Электронные планировщики задач и программы учета рабочего времени — помогут повысить эффективность, за счет возможности распределения задач и мониторинга их исполнения. Особенно если сотрудники работают вне офиса.
Анализируйте и контролируйте процессы, для того чтобы понимать — на что у персонала уходит время. Никто не может гарантировать работодателю, что сотрудники на все 100% заняты делом во время трудового дня. А это напрямую влияет на производительность. Какие вопросы помогут решить анализ и контроль:
— выявить постоянных нарушителей внутренней дисциплины: опоздания, долгие перекуры, прогулы;
— определить, кто не справляется с работой в течении дня;
— определить, кто берет на себя больше обязанностей;
— регулировать график работы;
— определить нормы труда.
Если коллектив небольшой — мониторинг можно организовать на бумаге. Т.е сотрудники будут самостоятельно отражать сколько времени потратили и на работу, а сколько на походы по магазинам. Если мы говорим о компаниях где есть несколько отделов или подразделений — лучше обратиться к IT-продуктам. Учет рабочего времени с использованием тайм-трекеров заметно упростит задачу по мониторингу и выявлению ошибок в процессах. На примере программы CrocoTime разберем, какой функционал позволит повысить эффективность:
- тайм-трекер считывает все действия, которые совершает сотрудник за компьютером с момента включения;
- фиксирует паузы в работе за компьютером;
- для каждого можно настроить список продуктивных и непродуктивных программ/сайтов/приложений;
- по отчетам легко проследить загруженность работников и коэффициент полезного действия каждого;
- программа покажет переработки и наоборот (статистику отвлечений по каждому);
- CrocoTime покажет, какие процессы отнимают больше всего полезного времени.
Мотивируйте сотрудников, счастливые подчиненные — более эффективны. Способов мотивации два: материальная (бонусы, премии) и нематериальная. Причем последняя более эффективна в вопросах стимулирования персонала:
- хвалите и говорите спасибо. Тогда люди будут чувствовать, что их труд не только оценивают (выплачивая зарплату), но и ценят;
- помогайте персоналу развиваться. Устраивайте для них тренинги, семинары, корпоративные соревнования между отделами. Это позитивно скажется на отношениях команды, повысит уровень профессиональных навыков;
- советуйтесь с подчиненными. Именно они на передовой, а значит более детально разбираются — каждый в своей сфере. Кроме того, люди будут чувствовать, что их экспертное мнение имеет значение, что послужит стимулом к повышению уровня знаний;
- поддерживайте корпоративный дух. Это сделать не сложно, проводите мероприятия вне офиса — отдых на природе, корпоративные соревнования по боулингу или примите участие в квесте.
Создайте условия труда. Обеспечьте весь офис удобными рабочими местами, позаботьтесь об освещении, подберите комфортный взгляду цвет стен и мебели. Выделите зону для отдыха и приема пищи. Вы должны понимать, что подчиненные проводят на работе много времени и комфорт, важная составляющая психологического равновесия. Разрешите в качестве сменной обуви — мягкие тапочки, не запрещайте слушать музыку в наушниках, она помогает сосредоточиться.
Не ждите моментального эффекта, первые позитивные результаты станет видно через пол года. Работа по повышению эффективности должна вестись постоянно и не терпит полумер.