Повышение производительности – ключевой вопрос современного бизнеса. Но если измерение этого показателя на производстве – дело достаточно простое, то в отношении производительности офисных специалистов по-прежнему остается много вопросов. Тонкости, методы и системы повышения производительности сотрудников разберем в этой статье.
Методы повышения производительности сотрудников
В общепринятом понимании производительность труда – это количество произведенной продукции, соответствующей установленным стандартам качества, за определенную единицу времени. Именно поэтому определить производительность труда офисного специалиста, который все свое рабочее время проводит за компьютером, достаточно сложно – здесь нет на выходе конечного продукта.
По данным различных исследований, в вопросе производительности российские компании из самых разных сфер деятельности значительно отстают от европейских, американских, японских коллег. Росстат официально подтверждает такое положение дел. При этом Россия регулярно входит в число лидеров по количеству трудочасов. Это значит, что работают жители страны больше по времени, но производительность оставляет желать лучшего.
Проблемы повышения производительности и пути их решения
На уровень производительности оказывает влияние множество факторов, среди них можно выделить три ключевых:
- раздутый штат. Во-первых, это касается административно-управленческой части. Ситуация, когда количество начальников превышает число подчиненных, нередкая. При этом далеко не каждый руководитель готов и может взять на себя ответственность за принятие конкретных решений. Вся работа таких управленцев сводится к демонстрации собственной значимости: растет число планерок, которые заканчиваются ничем, и отчетов, которые никто не проверяет. Соблюсти разумный баланс между количеством управленцев и подчиненных достаточно просто: в основах менеджмента существует формула эффективного управления, когда на одного руководителя должно приходиться 7-10 подчиненных. Во-вторых, это касается обслуживающего персонала – секретарей, водителей, охранников и т.д. Например, у каждого топ-менеджера нередко есть личный секретарь, при этом загруженность помощника может быть далека от 100%. В таком случае стоит оценить занятость обслуживающего персонала. Чаще всего оказывается, что должности излишни;
- непродуманные управленческие решения. Неумение руководителя четко и грамотно ставить задачи перед подчиненными, определять сроки и критерии качественного результата приводит к тому, что специалисты слоняются без конкретного дела, растрачивая время на чаепития, долгие перекуры, праздное времяпрепровождение за рабочим ПК. Статистика неумолима: только 22% опрошенного персонала отечественных компаний говорят, что тратят рабочее время исключительно на работу, остальные 78% отвлекаются на различные дела нерабочего характера и тратят на них минимум 20% трудовых часов. Решение: элементарное планирование и основы тайм-менеджмента спасут компанию в такой ситуации;
- неграмотная организация внутренних процессов. Большое количество долгих планерок, постоянные отчеты, дублирующие друг друга задачи, бюрократия на всех этапах процесса, бумажный документооборот – все это негативно сказывается на производительности сотрудников, у них просто нет времени работать. По статистике, сами работники российских компаний считают, что напрасно тратят больше трети своего рабочего времени. Решение простое: научиться расставлять приоритеты самому управленцу и научить этому подчиненных.
Актуальные способы повышения эффективности рабочего процесса
Способы повышения эффективности рабочего процесса можно условно поделить на материальные и нематериальные. К первым относят:
- совершенствование материально-технической базы. Рабочий процесс зависит от скорости работы оборудования – это факт. Если говорить о производстве, современные станки способны производить больше продукции в единицу времени. Если говорить об офисе, зависающий компьютер или медленно печатающий принтер могут сильно тормозить работу персонала. И тут от людей мало что зависит;
- оптимизация внутренних процессов. Как правило, в работе любой компании есть процессы, которые можно упростить, оптимизировать при помощи специализированного программного обеспечения. Уменьшая время на выполнение операций, можно добиться сокращения трудозатрат и, соответственно, увеличения производительности каждого сотрудника;
- материальная мотивация. Лишь 17% работающих жителей страны на начало 2021 года довольны своим ежемесячным заработком. Потому достойная зарплата, бонусы за выполнение проектов, премии по итогам года остаются актуальным способом повышения производительности сотрудников.
Нематериальные способы повышения эффективности рабочего процесса раньше незаслуженно не брали во внимание. Сейчас управленцы все больше понимают, что зачастую комфорт и высокая оценка достижений, адекватное и уважительное отношение к подчиненным играют не менее важную роль, чем уровень зарплаты. К нематериальным способам относят:
- нематериальная мотивация. Под ней подразумевают очень широкий круг действий и мероприятий – от формирования корпоративной культуры, возможности прямого общения на равных с руководителем компании до создания комфортных условий работы, моральных и физических;
- контроль за исполнением обязанностей. Исключим вариант тотальной слежки сразу же. Она только напрягает и чаще всего выступает демотиватором. Правильно организованный контроль – объективный, постоянный, но не всепоглощающий.
Автоматическое отслеживание рабочего времени
Автоматическое отслеживание рабочего времени – вариант, который отвечает современным подходам к контролю расходования рабочих часов персонала. Главное преимущество – оно не требует большого количества внимания со стороны руководителя, а его время в рамках компании – самое ценное, поскольку основная задача управленца – заниматься стратегическими вопросами развития бизнеса, а не следить, кто сколько чашек кофе выпил за день, и как это отразилось на производительности сотрудника.
Тем не менее, в высокомотивированных коллективах всегда есть выбор в плане организации отслеживания рабочего времени.
Самофотография рабочего дня
Главный принцип самофотографии рабочего дня вытекает из самого названия: формировать картину потраченного времени должен каждый сотрудник самостоятельно. Такой подход вполне имеет право на существование, но при условии, что уровень доверия управленцев подчиненным достаточно велик.
Организовать самофотографию рабочего дня можно двумя способами:
- первый – абсолютно незатратный. В компании создают специальную форму учета рабочего времени в любой доступной программе: Excel, Word и т.д.;
- второй предполагает наличие специализированного ПО – например, тайм-трекера. Тем не менее, такая категория программ не самая дорогостоящая.
Схема работы над самофотографией не зависит от выбранного варианта. Руководитель определяет, критерии, которые считаются нормативными, какие показатели должен отмечать сотрудник и в какие сроки нужно сдать отчетность. Как правило, специалист фиксирует каждую минуту с начала рабочего дня до его завершения – какими задачами занимался, сколько времени потратил на телефонные звонки, и кому они были адресованы, на каких совещания, встречах пристутсвовал.
Так, на выходе получается карта затрат рабочего времени каждого работника. Эта информация полезна, в первую очередь, самому специалисту, поскольку показывает пики его активности, распределение времени и его личную производительность. Руководитель же на основе этих данных делает свои выводы. Конечно, все это при условии, что самофотография содержит исключительно достоверную информацию, при заполнении сотрудник не преувеличил свои заслуги и не забыл записать ни одного дела, которые выполнил за день. Однако такой способ организации учета может сыграть негативную роль в производительности, поскольку на персонал ложиться дополнительная обязанность – заполнять отчетные документы и вовремя их предоставлять руководителю.
Система автоматического учета рабочего времени сотрудников
Системный подход к учету рабочего времени сотрудников – самый современный вариант организации контроля сотрудников и их производительности. Способ универсальный – подходит и для больших коллективов, и для немногочисленных, применяют его и на производственных предприятиях, и в частных фирмах. Но наиболее эффективен для отделов и целых компаний, где персонал большую часть времени проводит за ПК.
Реализуется метод с помощью современных IT-решений, которые называют системами учета рабочего времени. Одна из таких программ – CrocoTime. Она способна повысить производительность за счет:
- контроля соблюдения режима работы. По статистике, 40% сотрудников, кто-то чаще, кто-то реже, опаздывают на работу. И только 13% никогда не отпрашиваются пораньше. Причем это санкционированное завершение работы прежде времени. А сколько работников позволяют себе перестать выполнять свои задачи за 5-10-30 минут до официального финиша? Потери времени в этом случае напрямую влияют на производительность. Программа автоматически начинает отсчет рабочих часов в момент включения ПК, завершает в минуту выключения. Все прозрачно;
- отметок отвлечений. Если в обязанностях специалиста стоит выполнение задач за компьютером, логично, что отсутствие сотрудника за ПК можно счесть отвлечением. Если ответа от периферийных устройств не поступает в течение 5 минут, программа отметит простой. Но не стоит сразу думать, что это несправедливо: за счет интеграции с корпоративными календарями, IP-телефонией, системами управления проектами CrocoTime учтет, если сотрудник на встрече или занят деловым телефонным разговором. А вот если отошел попить чай в который раз и обсудить с коллегами последние сплетни, нерабочее время зафиксирует;
- разделения используемых программ на профильные и непрофильные. Если персонал дружно смотрит в мониторы, это еще не значит, что все заняты выполнением рабочих заданий. К сожалению. По данным аналитиков, 92% сотрудников использует рабочий компьютер в личных целях. В настройках CrocoTime руководитель может указать список программ, приложений и интернет-ресурсов, которые будут считаться непрофильными. Их использование не будет включаться в рабочие часы. Здесь можно возмутиться, что это настоящее вторжение в личное пространство. Но это не так: система фиксирует лишь заголовки активных окон, не делает скриншотов и записей экрана;
- доступной итоговой статистики. Программа CrocoTime не делает секрета из данных по каждому сотруднику. Управленец может настроить доступ, чтобы каждый работник мог увидеть свои достижения и огрехи, сделать выводы и самостоятельно принять меры по повышению своей производительности.
Вопрос повышения производительности среди офисных сотрудников – достаточно сложный. Важно подойти к нему комплексно, учесть материальные и нематериальные способы и уделить внимание контролю, как одному из самых эффективных методов повышения показателей производительности.