Потребность в инструментах для отслеживания времени в той или иной степени существовала всегда, но в последние несколько лет тема приобрела особую актуальность. Огромное количество офисных сотрудников начали работать из дома. Это изменило привычные рабочие процессы, а работодатели узнали истинную ценность наличия всех данных, необходимых для максимально эффективной работы компании. Новые реалии подтолкнули владельцев бизнеса к оптимизации учета рабочего времени и заставили задуматься о стоимости и выгоде таких инвестиций.
Типы учета рабочего времени
Отслеживание рабочего времени по сути представляет собой процесс измерения и документирования часов, затраченных на рабочие задачи.
Подходы к учету рабочего времени можно базово разделить на 2 типа – ручной и автоматический.
К ручным относятся:
-
бумажные табели. Как правило, данные подают руководители отделов/подразделений в довольно простом виде: сколько дней каждый из их подчиненных являлся на работу, сколько пропускал по уважительным причинам и без. Все данные консолидируют в единый табель в отделе кадров, иногда обязанность возлагают сразу на бухгалтерию. Способ простой и потому до сих пор распространен, особенно в бюджетных учреждениях;
-
регулярная сдача отчетности самими сотрудниками. В этом случае учет собственного рабочего времени становится обязанностью сотрудника. От подчиненного требуется более детальное описание своего рабочего дня – расписание до часов или даже минут. Степень детализации устанавливают в каждой конкретной компании самостоятельно. Такие отчеты нужно сдавать ежедневно/еженедельно/ежемесячно – в зависимости от установки работодателя. Принимают их в различных формах – на бумажном бланке, в электронном виде на e—mail или даже в мессенджеры;
-
электронные таблицы. Это чуть более продвинутый способ ведения учета рабочего времени, который, тем не менее, базируется на одном или сразу двух из предыдущих. Отдел кадров по-прежнему может собирать данные от руководителей или сотрудники сами отправляют данные, чтобы потом кадровик занес их в электронную таблицу.
Эти способы простые и, что ни мало важно, довольно бюджетные на первый взгляд. Бумага – в достатке, ручки есть в каждой компании, Excel – весьма доступная программа. Однако данные, полученные такими способами, не настолько точные и обширные, чтобы говорить об эффективном учете рабочего времени. Достоверность информации также можно поставить под вопрос: подчиненные могут приукрасить свои заслуги, а начальник отдела по дружбе «прикрывать» сотрудника. Кроме того, специалистам приходится тратить на составление отчетов время, которое можно было бы посвятить непосредственным рабочим задачам.
Сколько времени занимает ручной учет рабочего времени?
На первый взгляд, записать в табель или индивидуальную отчетную форму количество отработанных часов – не такое сложное дело. Но, если руководитель требует указывать, сколько времени потрачено на конкретные задачи, проекты, обучение и командировки, очевидно, что процесс затянется. Это труд только одного человека.
Затем, как правило, такие отчеты передаются на утверждение непосредственному руководителю, и только потом – в кадровую службу. Обычно на это уходит минимум неделя после окончания отчетного месяца.
Казалось бы, можно собирать отчеты чаще, но тогда количество бумажной работы вырастает в разы, отвлекая персонал от профильных обязанностей. Получается, что повышение производительности, которое является одной из первых целей учета рабочего времени, наоборот, становится чем-то недостижимым. Вместо погруженной работы над проектами специалисты заполняют отчеты.
Денежные потери при ручном учете рабочего времени
Ручной учет рабочего времени не дает полного представления о проведенных рабочих часах. Для бизнеса, где каждая минута на счету и расценивается как самый ценный ресурс, такой способ учета грозит убытками.
Издание «Дело Модульбанка» подсчитало, сколько стоит впустую потраченное время сотрудника. По финансовым критериям 2020 года прокрастинирующий сотрудник, который ставит себе полный рабочий день, обходится компании в 8 тысяч 520 рублей недополученной прибыли в день, соответственно, это почти 170,5 тысяч рублей в месяц, или больше 2 миллионов рублей в год. Внушительная сумма.
Прибавим сюда необходимые для ручного ведения учета штатные единицы, которые тоже будут забирать часть ФОТ, получаем, что ручной вариант – вовсе не самый бюджетный.
Что дает автоматический учет рабочего времени?
Для автоматического учета прибегают к помощи специализированных программных инструментов. И хотя практика использования программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников является относительно новой для большого числа работодателей, сегодня на рынке представлен целый спектр ПО, которое решает задачи учета рабочего времени.
Такие программы работают автоматически. Это означает, что они отслеживают активность каждого сотрудника и не требуют большого участия самих специалистов. Точность – основное преимущество этого метода учета рабочего времени, так как все процессы отслеживания полностью автоматизированы. Другими словами, управленцы получают исчерпывающую информацию о работе каждого своего подчиненного, видят картину в режиме реального времени и при этом не отвлекаются на учет сами и не отвлекают персонал. Именно такие системы предпочитают работодатели, которые хотят повысить производительность.
Типы автоматического учета рабочего времени сотрудников
Разные автоматические инструменты предлагают разные методы отслеживания. Одни представляют собой простые трекеры, измеряющие в общих чертах активность сотрудников. Другие предлагают более глубокий мониторинг работы сотрудников и большую степень детализации активности персонала в течение рабочего дня. Например, российская программа для мониторинга рабочего времени CrocoTime – это обширная система, которая позволяет закрыть все задачи по учету времени персонала – от контроля дисциплины до автоматического формирования табелей.
-
Агенты системы CrocoTime устанавливаются на рабочие ПК сотрудников и начинают собирать статистику с включением компьютера. С этого момента ни одна секунда рабочего времени не пройдет мимо программы. Мониторинг заканчивается только вместе с отключением рабочей станции персонала.
-
Отработанное время система делит на компьютерное и некомпьютерное. Звонки, совещания, встречи по рабочим вопросам отмечаются целевым использованием времени за счет интеграции с IP-телефонией, календарями.
-
CrocoTime учитывает все отвлечения от работы за ПК – чаепития, беседы на отвлеченные темы с коллегами отмечаются как время простоев. Фиксируются эти данные на основе сбора статистики по откликам периферийных устройств – если в течение 5 минут сотрудник не использует клавиатуру или мышь компьютера, система начинает отсчет простоя.
-
Активность сотрудника в течение рабочего дня отражается в виде диаграммы – часы максимальной и минимальной нагрузки становятся очевидными. Посмотреть активность можно в разрезе одного дня, недели или месяца в целом и сравнить нагрузку сотрудников с одинаковыми должностными обязанностями.
-
В функционал программы заложен контроль используемых ресурсов:
— Во-первых, система собирает статистику по программам/приложениям/сайтам, которые использует сотрудник в рабочее время. Руководитель без труда может понять, чем именно в Сети занимался подчиненный – выполнял рабочие задачи или, например, смотрел очередную серию любимого сериала.
— Во-вторых, в настройках программы можно изначально задать ограничения по ресурсам – отметить те, что будут являться непрофильными. Их использование будет приравниваться к простою. Что удобно – такие настройки можно проводить точечно для каждого сотрудника или указать список для всего отдела или подразделения. Такой подход выбран неслучайно – сейчас большая часть профессий так или иначе связана с Интернетом, однако что для одной специальности – отвлечение, то для другой – рабочий инструмент. Например, социальные сети будут рабочим пространством для маркетолога, а для инженера – способом потратить время впустую.
-
Встроенный тайм-трекинг системы CrocoTime помогает точно определить затраченные ресурсы на проект или задачу. Увидеть долю участия каждого сотрудника в общем деле. Это помогает грамотно закладывать временные и финансовые расходы на подобные работы в будущем и максимально честно распределять вознаграждение по завершению проекта.
-
Все данные о занятости персонала система автоматически заносит в табели за счет интеграции с кадровыми системами.
Отдельно стоит выделить категорию программ, которые предоставляют информацию о нажатиях клавиш или даже скриншоты рабочих компьютеров. С одной стороны, подобный функционал кажется необходимым инструментом для контроля, однако такие действия со стороны руководства противоречат Конституции России, которая гарантирует каждому человеку неприкосновенность личной жизни и право на тайну переписки. С другой стороны, CrocoTime доказывает, что эти дополнительные функции вовсе не являются необходимостью. Система может формировать фотографию рабочего дня специалиста, не вмешиваясь в личное пространство – представление о профильной занятости составляется на основе всего лишь заголовков активных окон. CrocoTime просто отмечает, что использовалась вкладка того или иного ресурса/приложения, не погружаясь в детали переписок, не записывая телефонные переговоры или видео экрана.
Стоимость внедрения и использования автоматической СУРВ
Существенное отличие в использовании автоматизированного учета рабочего времени от ручного – инструменты требуют вложений. Бесплатные варианты не существуют. Однако большой выбор программных инструментов на современном IT-рынке помогает определить наиболее выгодную стоимость внедрения и использования автоматической СУРВ.
CrocoTime предлагает различные варианты тарифов. Облачная версия доступна за 250 рублей за сотрудника и не требует тратиться на оборудование для развертывания системы. При оплате годовой лицензии можно сэкономить 20%. Локальная версия дает бессрочную лицензию.
Чтобы опробовать систему, используйте бесплатную версию – уже через 14 дней в руках руководителя будет сводный пакет проанализированных данных, который поможет понять, где бизнес упускает прибыль. Оптимизируйте учет рабочего времени вместе с CrocoTime.