Сколько статей написано на эту тему и сколько набито профессиональных шишек первопроходцами. Тайм менеджмент — наука. Без преувеличения. А потому у нее есть свои законы и правила. Освоить предмет не трудно, главное четко понимать цели. Если перед вами задача — повысить показатели эффективности, уделите время прочтению. Будет интересно.
Кому нужен тайм менеджмент?
Сразу ответим на этот вопрос — всем. Не имеет значение фрилансер вы, индивидуальный предприниматель с двумя подчиненными или руководитель крупной компании. А все для того, чтобы:
- разграничить рабочее и личное время;
- опережать конкурентов;
- делать больше за короткий срок;
- контролировать и своевременно исправлять ошибки;
- избавить себя от стресса;
- увеличить прибыль.
Последний, шестой пункт — есть главная цель любого бизнеса. Еще в прошлом веке люди озадачились, как усовершенствовать процессы. Тайм-менеджмент — стал одним из инструментов достижения эффективности.
Зачем нужен тайм менеджмент?
Затем, чтобы грамотно распоряжаться рабочими часами, при этом оставляя личное — личным. Если обратить внимание на цифры, даже менеджеры порою неграмотны в вопросах организации дня. Представим: крупный автосалон и специалиста по продажам, который тратит:
30 минут на заполнение ежедневных отчетов, от сорока до пятидесяти — на еженедельные. Дальше больше — полтора часа, чтобы отчитаться за месяц работы и три часа на ежеквартальный. Не менее отрицательно сказываются на показателях потери при выполнении обыденных функций. 34% опрошенных сотрудников уделяют порядка часа на проверку почты, 22% и вовсе пропадают в мире социальных сетей, игнорируя выполнения обязанностей. Страдают при этом качественные показатели и тогда возникает вопрос о необходимости регулировать процессы.
Правила тайм менеджмента.
Это не теория, практикум на тему.
- Определите цель. Не расплывчатый образ грядущего светлого будущего, а четкую картину. Не надо строить наполеоновские планы, надо понимать хватит ли знаний и возможностей сделать запланированное. Больше конкретики, меньше риторики. Как это сделать:
а) разработать систему ценностей. Иначе можно “расплескать” результат. Надо четко следовать постулатам и не изменять принципам компани;
б) учесть возможные ошибки. Это обезопасит процесс. Уезжая в отпуск за границу, вы оформляете медицинскую страховку, чтобы не рисковать здоровьем? Так зачем рисковать бизнесом? Продумайте пути обхода критичных ситуаций;
в) определите последствия достижения цели. Какой будет радиус положительного действия при достижении цели? Узнаваемость бренда? Лояльность клиентов? Рост прибыли? Вас должны стимулировать дополнительные бонусы.
А теперь о том, как организовать тайм-менеджмент. Можно пойти по пути наибольшего сопротивления, используя сложные практики, а можно обратиться к IT-решениям. Программы учета рабочего времени значительно облегчат процесс, например, CrocoTime. Распределение работы с использованием этой программы поможет успевать сделать все, что намечено в рамках реальных планов, за счет продуманных механизмов.
- Планируйте. При планировании с CrocoTime появляется возможность не потерять список действий, написанный от руки, у вас будет доступный в любое время электронный вариант. При этом можно задать алгоритм всей компании, подразделению, отделу и определенному сотруднику. В отчетах будет видно — кто и на каком этапе дает сбой в реализации и принимать своевременные меры для стабилизации ситуации.
- Расставляйте приоритеты. Воспользуйтесь принципом Парето: 20% усилий, 80% результата. Или поступите как Стив Джобс, который из ста предложенных проектов, выбирал первые три. Нельзя успеть все и сразу. С использованием CrocoTime расставить приоритеты и следить за тем, чтобы ничто не отвлекало — легко. Программа дает возможность ставить определенные задачи на час/сутки/неделю/месяц и следить за реализацией. При этом агент фиксирует отвлечения: использование непрофильных программ и сайтов, социальных сетей, развлекательных пабликов.
- Не отвлекайтесь. Сфокусируйтесь на главном. Делегируйте полномочия, если это касается второстепенных целей, научитесь говорить “нет”, не берите на себя работу коллег/подчиненных. Сфокусироваться и добиться самодисциплины возможно за счет следующих функций CrocoTime:
а) мониторинга, который покажет сколько времени вы или ваши сотрудники потратили на выполнение той или иной задачи, сколько раз отвлекались и на какие дела;
b) фиксации времени начала работы/перерывов/перекуров/ранних уходов/переработок, а значит можно легко скорректировать график.
- Разграничьте жизнь. Работу от личного научитесь разделять. 40 часов в неделю вы профессионал, остальное время — занимайтесь своими делами, которые не имеют с карьерой ничего общего. Не несите домой работу и наоборот. Оставить время для личного будет проще, когда вы проанализируете будни и будете понимать, сколько успеваете, тогда вы начнете ставить перед собой реальные цели.
В плюсы использования программы учета рабочего времени отнесем:
- возможность анализа — сколько разные сотрудники тратят сил и времени на выполнение одинаковых функций;
- на решение каких задач уходит больше всего времени;
- оценка актуальности графика;
- определение бесполезных сотрудников. (Вшить ссылку на статью — кого уволить).
Рори Ваден провел уникальное исследование, пока писал книгу “Вверх по ступеням: семь шагов на пути к настоящему успеху”. Результат оказался предсказуемо обидным — мы привыкли все откладывать на последний момент:
“Сотрудникам необходимо четко понимать, что своевременное выполнение работы упростит им жизнь и поможет быстрее добиться поставленных целей. Если они осознают всю важность решения своих задач с точки зрения достижения стоящих перед ними целей, они и вести себя будут совсем по-другому. Особенно актуально это для менеджеров, контролирующих работу подчиненных”.
Тайм менеджмент придуман не просто так, не забавы ради ведущие мировые компании внедряют практики способные повышать эффективность, используя мудрое распределение работы и контроль. Жесткая экономическая политика не оставляет времени на долгие решения, а IT-решения могут помочь сократить путь от идеи до момента ее реализации, снизив потери.