20% до коронавируса и 80% после начавшейся пандемии и самоизоляции сотрудников работают из дома. Выбор был осознанным и вынужденным. Но в целом все оказались примерно в одной ситуации: пришлось организовывать рабочий день из спальни, из кухни, в лучшем случае за компьютерным столом с ПК и приблизительной атмосферой офиса. Перестроиться быстро на удаленный формат, остаться эффективным на прежнем, должном уровне непросто. Помогут в этом программы, которые напомнят о заданиях срочных и отложенных и настроят максимально игнорировать соцсети.
Снижение эффективности в результате работы из дома
Больше половины людей от работы отвлекают их шумные коллеги, и отдельный кабинет для большинства представляется хорошим способом увеличить продуктивность. В квартире, казалось бы, тише, нет большого коллектива со своими вопросами, требованиями, разговорами. Но появляются другие, не менее мешающие сосредоточиться на главном факторы.
Опросы компании Ipsos показали, что каждый третий опрошенный дома менее активен, чем на службе. И если ранее коллеги мешали, то сейчас общения с ними и клиентами недостает чуть более 30%. Другие причины, приводящие к уменьшению личного KPI:
- стирается грань между работой и личными делами – около 40%;
- плохо оборудовано место для труда, в т.ч. низкие характеристики ПК (маленький экран и др.) – около 33%;
- мешают дети, другие члены семьи – 32%;
- плохая скорость интернета – 20%;
- частые отвлечения на еду – 80%.
И все же в таком режиме совмещать работу, домашние обязанности и дистанционную учебу детей удается почти 40% россиян. И даже наращивать эффективность. Есть свои “секретики” и лайфхаки.
Необходимые гаджеты для продуктивной работы
Плюсов у надомной работы немало. Один из них – экономится время на проезд, на сборы. Хотя на последний пунктик психологи обращают внимание и советуют: прежде чем начать трудиться, одеться удобно и по-деловому. Это поможет сконцентрироваться. Наряду с психологическими приемами производительность повышают технологические гаджеты.
В идеале в квартире, если нет отдельного кабинета, нужно обустроить специальное место, похожее на офис. А параллельно обезопасить его от вмешательства маленьких детей. Сегодня появилось много полезных устройств, которые упрощают условия “удалёнки”:
- тонкий LED-светильник направлено освещает клавиатуру. Это позволяет набирать текст, не напрягая глаз, читать и не мешать окружающим, если приходится работать дома поздно вечером, ночью или в передвижениях на поездах, в самолете. Такой светильник подключается через USB, второе поколение устройства оснащено кнопкой для быстрого включения и выключения;
- аксессуар в виде дактилоскопа – небольшой USB-аксессуар для ПК. Гаджет удобно установить на ноутбук для защиты документов от посторонних вмешательств. Конфиденциальная, важная информация блокируется на уникальный отпечаток пальца руки. Изобретатели разрабатывают возможности защищать отдельные программы или функции, а не полностью ПК;
- компактная беспроводная клавиатура. Тачпад совместно с личным смартфоном заменяют полноценную клавиатуру и разрешают оперативно исправлять текстовые документы. Система востребована в условиях, когда недоступен или не работает рабочий компьютер, а внести правки необходимо срочно. Девайс управляется несколькими жестами, кириллица нанесена на клавиатуру, благодаря встроенной подсветке текст можно набирать даже в полной темноте;
- универсальная подставка из пластика подходит для установки 5-дюймового смартфона и 10-дюймового планшетного компьютера. Незаменимый гаджет, когда одного дисплея недостаточно для поиска требуемой информации, звонков коллегам и клиентам и нужны дополнительные мониторы;
- подставка с активным охлаждением. Подпитывается через стандартный USB-порт. Складная система обдува корпуса эффективна для снижения температуры процессора. Когда его встроенная система уже не справляется, подключается этот девайс. Он представляет собой тонкий корпус с двумя кулерами, одинаково действует и на улице, и в помещении.
Как эффективно использовать время
Всевозможные гаджеты ускоряют выполнение задач, особенно в экстренных ситуациях, в целом облегчают работу за ПК. Но остается всегда актуальным вопрос: как сохранить время – самый драгоценный ресурс, не уйти с проектами в ночь, это так легко дома; а успеть выполнить все днем, в регламентированные трудовым кодексом часы. Сегодня многие жалуются, что в дистанционном формате стали работать гораздо дольше – до 13 часов. Но в чем причина? В прибавившейся нагрузке или в некорректном распределении времени?
Сэкономить время, суметь совместить профессиональные обязанности с личными возможно при строгом планировании дня. Составление чек-листа на завтра накануне вечером повышает “успеваемость” по всем фронтам на 50% и позволяет не отвлекаться на телевизор, чрезмерное общение уже не с коллегами, а с родными. Подъем в одно и то же время также помогает войти в нужный ритм с утра, не откладывать обязанности на неопределенный срок. Кроме того, принять для себя и ввести в жизнь правило ценить время позволяют другие методы:
- изучить тайм-менеджмент. Он пригодится и на удаленном режиме и в офисе;
- распределять дела по значимости. Самую объемную, сложную работу выполнить в первую очередь, остальная покажется более простой, да и мотивации появится больше вслед за гордым ощущением, что справился с первоочередным проектом;
- подойдет и обратный способ: начать с тех задач, которые больше нравятся, вызывают удовольствие. Это позволит втянуться в деятельность и проще подойти к масштабному проекту;
- составить распорядок дня по хронологии. Наглядная целостная картина подскажет, как объединить некоторые дела, в какой последовательности их выполнить и не пропустить важные шаги.
Следовать запланированному с точностью до пункта получается далеко не всегда. Но в большей мере помогает оставаться деятельным и не упустить важное в карьере и жизни вне ее.
Программы для планирования и постановки задач
Записи от руки в бумажных органайзерах для некоторых все еще остаются удобным средством планирования. Большинство оценили возможности автоматических программ, менеджеров задач, или таск-менеджеров. Они экономят время, в срок напоминают цели, планы на день, неделю, месяц и т.д., облегчают бизнес-процессы, независимо от того, где они протекают: в стенах компании или вне ее стен.
Различные таск-менеджеры удобны в управлении предприятием. Например, веб-сервис Trello основан на принципе канбан-досок, который улучшает качество всей деятельности. Спроектированы доска, список, карточки, которые можно отмечать, тасовать, определять по ним участников, сроки исполнения, упорядочить цели. Сервис Trello позволяет:
- делать текстовые и цветовые метки, назначать дедлайны;
- координировать совместную работу над единым проектом от начала до финала;
- увидеть все запущенные программы, их развитие в конкретный момент;
- работать с карточками, разработанными под обсуждение, голосования, загрузку файлов.
Программа JIRA также способствует распределению задач, позволяет их контролировать в процессе, находить и устранять проблемы, соблюдать дедлайны. Кроме того:
- выстраивает по типам задания, определяет подзадания;
- создает workflow-схемы;
- настраивает видимость полей и дополнительную атрибутику дела;
- позволяет выбрать адреса для отправления им отчетов в виде комментариев или через worklog;
- рассылает оповещения обозначенным адресатам – руководителю, исполнителям.
Приложение JIRA подстраивается под нужды специалистов разных направлений, его используют IT-разработчики, финансисты, менеджеры по продажам.
По типу Trello разработан сервис «Планфикс». Система управления проектами работает с «карточками». Характеризуется гибкой настройкой досок: в одном окне планировщика можно собрать доску с задачами и доску-календарь. Встроенный редактор помогает управлять движением проектов, предопределять следующие действия, организовать работу.
Коммуникации и онлайн-встречи при удаленной работе
Удаленный штаб сотрудников предполагает сохранение коммуникаций, их развитие и поддержку добрых коллегиальных отношений, как если бы работники находились вместе в кабинете. Создать условия для этого непросто, но реально. Начать можно, например, с утренних 10-минуток, организовать которые можно через сервис Slack. Его суть – чат для общения, в котором обсуждаются выполненные и предстоящие задачи. Возможности сервиса предусматривают создание различных каналов для контактирования тех или иных пользователей.
Наладить удаленные связи в коллективе помогут ежедневные созвоны. Разговоры по телефону в постоянном дистанционном формате больше сплачивают работников, нежели сухая переписка по делу, сокращают период выяснения вопросов. И проясняют те нюансы, которые можно выяснить только в беседе.
Видеосвязь с коллегами создает чувство локтя, сопричастность одной команде, более близкое и заинтересованное отношение к клиенту. Общаться с заказчиками удобно через Skype, где можно устроить незапланированный звонок, или через Hangouts Meet. Этот инструмент
подходит для созвонов группы до 25 человек. С ним можно проводить видеоконференции, дистанционные собеседования и интервью, вебинары.
Для более массовых удаленных собраний подходит мессенджер Zoom. С его помощью проводят видеоконференции. Он стал еще больше популярным из-за перехода практически всех компаний на удаленку. Его полюбили и те, кому хочется поговорить “глаза в глаза” с друзьями и родственниками. Но постоянные бизнес-пользователи платформы последние месяцы отмечают просчеты, целенаправленные или вызванные сбоем системы. Они наносят урон компаниям: Zoom мог подключаться к чужим видеоконференциям, раскрывал почтовые адреса посторонним лицам, в открытом доступе оказывались тысячи видеозвонков, записанных в Zoom.
Непрерывную обратную связь поддерживает платформа совместного пользования информацией WeVue. Она налаживает эффективное сотрудничество между участниками команды, ее руководством, помогает решать деловые вопросы, минимизирует необходимость частых совещаний ради получения быстрого фидбека на актуальные запросы.
Учет рабочего времени
Отслеживать занятость, убедиться, что удаленный коллектив дисциплинированно приступает к работе, координировать отделы, подразделения удается с помощью автоматических систем учета и контроля рабочего времени. ПП CrocoTime оценили компании с маленьким штатом до 25 человек и крупные организации с числом сотрудников свыше тысячи и более.
Программа фиксирует полную занятость, перерывы, отвлечения. При необходимости работник может отключить функцию сбора статистики, чтобы заняться личными делами. Этот период просто не засчитают рабочим. Наряду с этим плюсом ПО, есть дополнительные преимущества. Они позволяют человеку чувствовать себя уверенно и спокойно. CrocoTime не ведет записей всех действий и последовательности нажатия клавиш, не перехватывает телефонные разговоры, пароли от личной электронной почты и других приложений, не делает скриншотов монитора ПК.
Достоинства CrocoTime в сотрудничестве с удаленным штатом:
- можно настроить удобный рабочий интервал – с 8-9-10 часов утра;
- оценивает переработки людей, составляет табели учета времени, отмечает в т.ч. больничные, отпуска, праздники;
- дифференцирует сайты и приложения на продуктивные и непродуктивные;
- функция “фотография дня” детализирует процессы и действия;
- считает время, потраченное конкретным специалистом, целым отделом на определенный проект, эффективность каждого человека;
- тайм-трекер напоминает об отложенных заданиях;
- всю информацию руководитель получает онлайн или по требованию на e-mail.
Автоматическая система учета и контроля времени позволяет коллективу не выпадать из рабочего процесса, руководству – держать руку на пульсе, каждому – чувствовать себя на месте, ощущать свою востребованность и уметь оставаться профессионалом в любой точке мира, находясь в кабинете и в собственной кухне.