Учет использования рабочего времени: как автоматизировать эту функцию?

На что уходит рабочее время? Вопрос актуальный для владельца бизнеса любого размера. К решению контролировать, на что уходят часы в рамках рабочего дня, давно пришли многие компании. А вот как наладить мониторинг, сделать так, чтобы контроль не отнимал дополнительные минуты, не напрягал ни руководителя, ни подчиненных, шел как бы сам собой и приносил результаты? Ответы в этой статье.

Зачем нужен учет рабочего времени?

Все приходят на работу вовремя и без лишних чаепитий и разговоров сразу принимаются за выполнение задач. Идеальная картина, о которой мечтает каждый руководитель. Но на деле все происходит далеко не так. Результаты исследований, которые провела компания Инфомаксимум, показывают, что из 40 рабочих часов в неделю при стандартном графике минимум 11,5 часов среднестатистический офисный сотрудник тратит на откровенно нерабочие вопросы:

20-25 минут в день – на электронную почту;
от получаса до 45 минут в день – на переписки в мессенджерах и социальных сетях;
около 30 минут – на бесцельное листание новостной ленты, интернет-сёрфинг;
до получаса – на онлайн-шопинг.

При этом, по статистике, в коллективах с численностью более 500 человек:

13% сотрудников не стесняются регулярно опаздывать;
23% уходят пораньше;
почти 32% по факту перестают работать минимум за 15 минут, а то и за полчаса до официального окончания рабочего дня.

Хорошо, если в числе “дурных” привычек сотрудника только, например, излишняя любовь к соцсетям. А представьте, если человек вошел в каждый пункт вышеупомянутой статистики: опоздал, проверил почту, поболтал в мессенджере, зашел в соцсети, почитал новости, поискал тур для семейного отдыха, за полчаса “до звонка” уже расслабился и минут на 10-15 ушел пораньше. Кажется, тут и работать некогда…

На страже рационального использования трудовых часов стоит учет рабочего времени:

повышает дисциплину;
контролирует распределение нагрузки среди персонала;
находит потери рабочего времени;
показывает эффективность работы каждого отдельного сотрудника или отдела/подразделения;
выявляет критические точки в организации бизнес-процессов.

Решить эти задачи по учету рабочего времени можно разными способами. Например, для контроля прихода/ухода сотрудников можно установить СКУД (система контроля и управления доступом); для поиска нерационального использования рабочих часов – систему видеонаблюдения внутри офиса; для оценки эффективности работника – элементарный тайм-трекер. Но общую картину они не покажут, только акцентируют внимание на отдельных сторонах вопроса организации рабочего дня. Для полноценного понимания ситуации руководители предпочитают использовать комплексные решения.

Как работает СУРВ?

СУРВ – это система учета рабочего времени. И главное слово здесь – “система”. При таком подходе в поле зрения руководителя попадает каждая рабочая минута, прописанная в рамках трудового договора. Как пример такого софта – программа CrocoTime. Ей под силу:

решить вопрос с опозданиями персонала и ранними уходами. Здесь все максимально просто: при включении рабочего ПК система отмечает начало трудовых часов, при выключении – окончание;
зафиксировать простои в работе. При отсутствии отклика от периферийных устройств ввода (клавиатуры, мыши) программа отмечает время как нерабочее. Как только сотрудник возвращается к компьютеру, отсчет рабочих часов возобновляется;
учитывать компьютерную занятость. В число обязанностей многих сотрудников входит не только работа за ПК. Например, менеджер должен делать звонки по телефону, посещать планерки, встречаться с клиентами. В возможности системы заложена интеграция с календарями, IP-телефонией, CRM-системами. Это значит, что даже не получая отклика от клавиатуры или мышки, программа будет отмечать звонки и встречи рабочими часами;
вести табели учета. Эту обязанность руководства компании программа тоже берет на себя. Во взаимодействии с кадровыми системами CrocoTime сама вносит данные о рабочем графике, отгулах, отпусках, больничных.

Учет работы сотрудников за компьютером

Смотреть в монитор с заинтересованным видом и непосредственно работать – бывает, что это две совершенно разные вещи. Если трудовую дисциплину проконтролировать достаточно просто, то выяснить, чем именно занимается сотрудник, сидя за своим компьютером – гораздо сложнее. Заглядывать через плечо, постоянно приходить/вызывать и спрашивать, чем занят – недостойное поведение для руководителя. Плюс ко всему такие действия отнимают много времени. Гораздо эффективнее наладить мониторинг занятости за ПК с помощью системы учета рабочего времени, которая может:

отметить отвлечения. Даже если кнопки клавиатуры регулярно нажимаются, а курсор постоянно движется по экрану, это может вовсе не значить, что сотрудник занят непосредственно делом. Система фиксирует открытые окна в браузере и использование приложений, разделяя их на продуктивные и непродуктивные. Списки настраиваются для отдельного работника или подразделения внутри программы;
сделать фотографию рабочего дня каждого сотрудника. Здесь в линейном виде отобразится вся активность работника за компьютером и вне его. Если человек перерабатывает, это тоже отразится в визуальном отчете.

Внедрение автоматической системы учета рабочего времени

Главное преимущество автоматических систем учета рабочего времени – в непредвзятости. Работает программа без человеческого вмешательства. И если внедрить автоматический мониторинг грамотно, то пользу от этого софта оценят и руководитель, и подчиненные. Обычно руководство компании, в которой приняли решение установить систему учета рабочего времени, идет по одному из двух путей:

Просто сообщают о факте установки ПО на компьютеры сотрудников, издав соответствующий приказ.

Это самый быстрый способ реализации, но не самый безболезненный. Принять как данность, что за тобой отныне будут следить, сложно для многих сотрудников вне зависимости от их показателей эффективности. Когда человеку непонятны цели, нет обоснованности и знания тонкостей работы софта, негативной реакции не избежать. Это может привести к росту напряженности среди коллектива или даже увольнениям ценных сотрудников, чего допустить никак нельзя.

Разделяют внедрение на этапы, учитывая не только “механическую” часть, но и работу с людьми.

Это наиболее лояльный способ реализации. Сначала команду готовят к нововведениям: знакомят с функционалом, рассказывают о целях внедрения, объясняют, какие плюсы есть у использования программы для компании и каждого сотрудника. Такой подход нивелирует возможное недовольство в рядах коллег.

По статистике, только одно знание, что за коллективом будут наблюдать с помощью специальных объективных инструментов, заставляет сотрудников подтянуть трудовую дисциплину, ответственнее относиться к выполнению своей работы и сокращает нецелевые потери времени минимум на 10%. А при использовании полного функционала систем по учету рабочего времени – компании получают и более высокие результаты.

Анализ рабочего дня сотрудников

Вскрыть реальное положение дел – перспектива, которой не радуются в коллективе те, кто заведомо знает о своих недочетах. Человеку, что выполняет свои обязанности в должной мере, бояться нечего. Тем более, что адекватно воспринимающий себя специалист всегда готов к анализу ради повышения собственной эффективности.

Проанализировав рабочий день с помощью независимого эксперта, можно обнаружить следующие моменты:

сколько времени уходит на выполнение той или иной задачи;
насколько затраты соответствуют прописанным нормам и должностным обязанностям;
в чем причины отклонения от графиков выполнения работ;
где теряются драгоценные для бизнеса часы.

Организованный в автоматическом режиме учет рабочего времени дает массу плюсов обеим сторонам: собранные без участия человека данные максимально объективны и могут стать фундаментом не только и не столько для наказания “ленивых” сотрудников, сколько для принятия верных управленческих решений, перераспределения нагрузки между коллегами, предоставлении возможности пройти обучение и повысить компетенции. А еще – основанием для достойных поощрений.

Повышение эффективности рабочих процессов

Эффективный рабочий процесс – это понятная, последовательная и непременно приносящая результат цепочка действий одного или нескольких сотрудников.

Получается, чтобы понять, насколько процессы в компании эффективны, нужно:

разложить действия работников “по полочкам”,
проследить их логичность и порядок выполнения,
понять, нет ли лишних шагов, есть ли моменты, которые “тормозят” скорость выполнения.

Сделать это вручную, безошибочно под силу не каждому, это отнимает массу времени. И здесь самым удобным инструментом владельцы бизнеса признают автоматические системы учета рабочего времени. Программное обеспечение такого рода собирает статистику, анализирует полученные данные, по сути – указывает на “узкие места”, которые есть в существующих моделях процессов в компании. Все максимально прозрачно и понятно. Дальше многое зависит от руководителя – принимать управленческие решения не всегда легко.

Если говорить о первых результатах, то, например, CrocoTime покажет занятость всех сотрудников спустя день после внедрения, далее картина будет вырисовываться по мере накопления статистики. Чтобы понять, что именно негативно сказывается на достижении целей и в каком направлении двигаться, достаточно пары недель использования системы. Причем оценить преимущества CrocoTime, понять, что программа подходит бизнесу можно бесплатно – тестовый период в 14 дней развеет сомнения.