Пандемия послужила своеобразным катализатором для распространения практики удаленной работы. Волей или неволей многим компаниям пришлось пробовать удаленку, поскольку это стало единственным способом выжить в период масштабной самоизоляции, причем не только в России, но и в мире. Самоизоляция закончилась, а пандемия осталась. А вместе с ней – “удаленная реальность”. Как контролировать рабочее время удаленщиков, какими способами отмечать трудовые часы и как узнать, действительно ли подчиненные, сидя дома, работают? Ответы на эти вопросы найдутся в этой статье.
Как компании приспосабливаются к работе в удаленном режиме?
По данным исследования международной консалтинговой компании Mercer, проведенного еще до вспышки коронавируса, в мире только 22% компаний были готовые к переходу на удаленный режим работы и лишь 44% периодически анализировали возможность подобного формата взаимодействия с сотрудниками.
Проще всего переход на удаленку дался компаниям из сферы IT и тем, у кого нет бесперебойного фактического производства. По оценке Международной организации труда, в мире без малого 18% сотрудников вполне могут выполнять свои обязанности, не посещая офис.
- Twitter еще в мае 2020 сообщила сотрудникам, что они могут работать из дома бессрочно, если захотят.
- “Лаборатория Касперского” перевела главный офис в Москве на дистанционный режим примерно за три недели до того, как это пришлось сделать всем.
- Генеральный директор Facebook Марк Цукерберг заявил, что в течение следующих 5–10 лет около половины сотрудников компании возможно будут работать удалённо.
Таких примеров масса. Успех компаний, которые перешли на удаленку и видят в этом только положительные моменты, заключается в использовании современных технологий, которые позволяют снять все вопросы, касающиеся дистанционного взаимодействия.
Учет рабочего времени при работе из дома
Первый и главный из вопросов при удаленной работе – как учитывать рабочее время, когда сотрудники находятся по домам?
Во-первых, учет – это обязанность работодателя, прописанная на законодательном уровне. Так что отказаться от него нельзя.
Во-вторых, эти данные становятся основанием для расчета заработной платы.
В-третьих, в офисе была отработанная схема – турникеты, вахтер, вход по биометрическим данным и так далее, каждая компания выбирает для себя наиболее удобный и эффективный способ отслеживать рабочее время. А как быть с удаленкой? Работодатель справедливо сомневается, точно ли с 8 до 17 с часовым перерывам (как это было в офисе, например) сотрудник занимается решением рабочих задач, находясь дома.
Вариантов учета рабочего времени на удаленке несколько, конечно, ни один из них не обойдется без использования Интернета, но тем не менее:
- ежедневные сообщения с отчетами. Сотрудник каждый день отправляет в мессенджер или на почту руководителю (не обязательно генеральному директору, это может быть, например, руководитель отдела или направления) сообщение с отчетом за день, где расписывает, сколько часов и чем занимался. Некоторые просто отмечают отработанные часы, не вдаваясь в подробности. На основе этих сообщений топ-менеджер заполняет рабочие табели;
- онлайн-табели. Как правило, существуют в формате гугл-таблиц с открытым доступом для сотрудников, которые там обозначены. Способ сводится к тому, чтобы работник отмечал отработанные часы в заданном формате. Общее количество времени подсчитывается автоматически;
- специализированное ПО. Это программное обеспечение, которое может работать в ручном режиме или автоматическом. Например, простые тайм-трекеры сотрудник должен запускать самостоятельно и отключать, когда рабочее время окончено. Более совершенный тип подобных решений – системы учета рабочего времени. Например, CrocoTime запускается автоматически и отмечает занятость сотрудника, без надобности помнить об учете и отвлекаться на отчеты.
Контроль удаленных сотрудников
Контроль удаленных сотрудников – это еще одна головная боль руководителей. Платить за “нарисованные” в табелях часы, особенно в сложных “пандемических” условиях экономики, работодатели не просто не хотят, это неоправданное расточительство.
К каким способам прибегают, чтобы закрыть этот вопрос:
- звонки. Чаще – видео. Руководитель выходит на связь с подчиненным, хорошо, если предупреждает хотя бы минут за 10-20, чтобы дать возможность подготовиться, но бывает, и совсем внезапно. Цель – проверить, чем занят подчиненный. Если работник не отвечает или задерживается с ответом, делаются соответствующие выводы;
- планерки. Не самый плохой способ, чтобы, как минимум, выдержать привычный для коллектива офисный режим работы. В назначенный час утром все дружно выходят на связь. Видеоконференция становится способом постановки задач и обсуждением текущих вопросов. Только не совсем понятно, чем сотрудники занимаются дальше. Бывает, коллеги изображают активность, а сразу после онлайн-планерки отправляются спать дальше;
- специальные IT-решения. Они делятся на программы-шпионы и программы лояльного контроля. Первые делают скриншоты экрана, могут “подсматривать” за сотрудниками через веб-камеру, перехватывать звонки и письма на электронку. Вторые – организуют системный контроль, не вторгаясь в личное пространство. Как пример, программа CrocoTime, которая, не вдаваясь в подробности, фиксирует только заголовки открытых окон и названия использованных приложений, разделяет эти ресурсы на профильные (которыми необходимо пользоваться для решения рабочих вопросов) и непрофильные (на которые сотрудник отвлекается, тратя рабочее время впустую).
Мониторинг и анализ выполнения задач
Первое, что нужно понять: мониторинг и анализ выполнения задач в условиях удаленного взаимодействия полезен и несет выгоду и работодателю, и сотруднику. Для каждого есть свои плюсы.
Уделяя пристальное внимание информации о том, как работают подчиненные над поставленными задачами, руководитель получает:
- повышение эффективности команды;
- выполнение проектов в срок, без срыва дедлайнов;
- уверенность в защите конфиденциальных данных компании;
- высокий результат общей работы.
В свою очередь, сотрудники извлекают свою пользу:
- стабильность в заработной плате;
- объективную возможность претендовать на поощрения;
- уверенность в карьерном росте;
- мотивацию к самосовершенствованию и лучшим показателям в работе;
- максимально прозрачные и понятные требования к выполнению поставленных задач.
Второе: по сути не важно, удаленно трудится человек или в офисе. Если на его рабочий ПК устанавливают программу для мониторинга, уведомить сотрудника – обязательное условие. Иначе работник вполне имеет право обратиться в суд, поскольку статья 23 Конституции РФ защищает личные границы каждого человека.
Мониторинг компьютера удаленных сотрудников
Выдержать баланс между нормами морали и личной ответственности помогает специальное программное обеспечение. Один из примеров – CrocoTime. Агент программы устанавливают на компьютеры удаленщиков. Это приложение собирает статистику, при этом:
- не нагружает машину специалиста – приложения не будут “тормозить” из-за этой программы;
- ведет себя максимально “тихо”, не отвлекая сотрудников от выполнения непосредственных задач;
- учитывает активность устройств ввода (клавиатура, мышь) и в случае, когда отклика от них нет больше 5 минут, засчитывает время нерабочим;
- отслеживает внекомпьютерную занятость с помощью функции ручного тайм-трекинга и интеграции с IP-телефонией, онлайн-календарями и т.д.;
- дает возможность отключить агента мониторинга. Эта функция полезна, если удаленный сотрудник работает на собственном ноутбуке или компьютере.
Все эти данные агент программы передает на сервер – приложение, которое принимает и обрабатывает информацию, в конечном итоге формируя текстовое или графическое представление наполненности дня каждого сотрудника.
рабочего времени персонала
Любая информация остается бесполезной, если ее не анализировать. Выгодное преимущество программы мониторинга и учета рабочего времени – в готовой аналитике. ПО собирает статистику и выдает отчеты об использовании рабочего времени, скорости выполнения задач, эффективности сотрудников.
В случае дистанционного сотрудничества непредвзятые данные играют особую роль: позволяют снять вопросы, касающиеся, например, оплаты труда. Когда прозрачно видно, чем и сколько занимался сотрудник, пенять на нелояльное отношение не получится.
Плюс CrocoTime еще и в том, что отчеты – не секретная информация для подчиненных. Доступ к данным по результатам работы можно открыть, чтобы человек видел свои показатели и имел возможность скорректировать свое отношение к трудовым обязанностям. Возможно, сделать выводы о самом продуктивном времени в течение дня и использовать эти часы по максимуму; возможно, увидеть недоработки и устранить их.
С использованием автоматизированных программ учета и контроля рабочего времени руководитель может быть уверен, что платит зарплату не за просто так, а сотрудники получают возможность апеллировать к открытым данным в случае спорных ситуаций. Программы подобного типа объективно встают на защиту интересов обеих сторон. Что в условиях пандемии, когда все вокруг воспринимается крайне ненадежным, снимает уровень стресса, связанного с удаленной работой в частности. Здесь все по честному.