Соблазн от высоких технологий – они дают возможность контролировать все и вся. Хорошо, если это касается только рабочих процессов. Когда начальник на предприятии объясняет всё экономической ситуацией, конфиденциальностью. Хуже – когда слежка затрагивает личное пространство подчиненных. Совсем плохо, если они не в курсе, что их действия мониторят. Тогда можно говорить о конфликте двух сторон. Как знать, чего ждать от своих работников, и не довести коллегиальные отношения до судебных разбирательств? Об этом поговорим сегодня.
Зачем нужен контроль сотрудников на рабочем месте?
Отслеживать занятость коллектива в рабочие часы руководство заставляют реалии дня, экономические, социальные. Понятно желание оплачивать только результативность сотрудников, а не их номинальное присутствие в офисе.
Уже никто не обманывается, что значительную часть времени у служащих отнимает интернет, точнее – социальные сети и новостная лента. Общение в мессенджерах не запрещают, лишь бы это не проявлялось как явное игнорирование профобязанностей.
Другая причина, которая вынуждает проверять коллектив – частые случаи шпионажа. Или проще – слив конфиденциальной информации конкуренту или для собственного пользования. Когда, например, интерес представляет клиентская база.
Трудовой кодекс России позволяет собирать данные о деятельности персонала, чтобы оценивать количество и качество выполненной работы. И оставить неприкосновенной личную переписку и разговоры.
Автоматический контроль сотрудников за компьютером
К автоматизированному мониторингу занятости коллектива прибегают все больше компаний, мелкие и крупные, опытные и те, кто еще на начальном этапе становления. Цель примерно одинаковая – не пропустить важные внутренние процессы и продвигаться к успеху.
Статистика за 5 лет показывает, что свыше 70% организаций, от банков до творческих коллективов, в той или иной мере отслеживают активность подчиненных:
- устанавливают системы контроля доступа и видеокамеры — более 30%;
- мониторят ПК работников — 50-60%;
- применяют все доступные технические средства для наблюдений — более 25%.
Польза от разумного контроля очевидна: повышается дисциплина и ответственность персонала, снижаются риски от инсайдерских угроз.
Мониторинг действий персонала за компьютером
Контролировать служащих во внерабочий период равносильно вмешательству в их частную жизнь. Но анализ деятельности в офисе в трудовое время соответствует букве закона, в том числе онлайн-наблюдение за действиями на ПК через IT-программы.
Кто в компании усиленно представляется занятым, а кто действительно работает, определяют системы учета времени сотрудников. ПП могут устанавливать в тайне от подчиненных, из чрезмерной осторожности сохранить интеллектуальную собственность. Но, как показывает практика, эффективнее предупредить сотрудников, поставить в известность, что их активность начальство на самотёк не пустит, и чего ждать от системы контроля:
- разграничит сайты на полезные и опасные для компании;
- зафиксирует хронометраж рабочего дня, общий процент продуктивности;
- веб-камера пишет видео в течение дня, или будет задействована функция скриншотов экрана ПК, это уже в более “жестких” программах;
- учтёт деловые встречи и звонки.
Имеет ли право работодатель следить за подчиненными?
Право на неприкосновенность личных разговоров по телефону, частную переписку защищает ст.23 Конституции России. Но злоупотребление решением собственных проблем в трудовой период заставляет рассматривать этот вопрос под другим углом. Личные дела откладывайте в сторону. Пришли работать – работайте.
Тут начинаются уже интересы и права работодателя. Он предоставляет место, компьютер, который можно считать личным лишь условно. Выплачивает заработную плату за выполненные проекты. Если оплачивает сотовую связь, то явно не для интимных бесед, а для деловых переговоров. Потому имеет право поинтересоваться, на что тратится трафик. Ясно, что корпоративное время человеку по сути не принадлежит.
Ограничение состоит лишь в том, что работодатель обязан информировать свою команду о наличии мониторинга. Познакомить с правилами, лучше внести их в трудовой договор для подписи сотрудником. Без его письменного на то согласия руководитель может попасть под ст. 137 и 138 Уголовного кодекса РФ. Такое соглашение станет хорошим напоминанием служащему, что компьютер в компании – не его собственный, и все частные сведения могут оказаться доступными другим лицам.
Методы слежки за сотрудниками
Наблюдение за персоналом – совсем не инновация сегодняшнего дня. Контролировали всегда, только разными способами. Привычные табели учета рабочего времени сохраняются и поныне, меньше в бумажном, больше в электронном варианте. Время вносит коррективы в возможности контроля, дополняет техническими средствами:
- видеокамеры снимают сотрудников в момент прихода в офис и ухода из него на обед, на деловую встречу. О камерах знают, к ним почти привыкли;
- система СКУД, контроль и управление доступом по бесконтактным картам, обеспечивает безопасность объекта, ограничивает проникновение в служебные кабинеты и помещения; также учитывает время персонала;
- IT-программы используют для правомерного контроля. Они же соблазняют начальство применить чрезмерные полномочия в виде скриншотов и видеозаписи экрана монитора ПК, фиксируют нажатия клавиш на компьютере и сохраняют эту информацию. Перехватывают содержимое электронной почты, буфера обмена, файлы, отправленные на печать или на флешку. Эти функции свойственны программам-шпионам, а они запрещены.
Наблюдение не должно быть чрезмерным, навязчивым, отвлекать от работы и выходить за рамки адекватности. То есть работодатель по закону вправе ждать, что подчиненный будет выполнять профессиональные обязанности на высоком уровне, и вправе контролировать бизнес-процессы. Сотрудник в ответ должен иметь гарантии, что его персональные сведения и личная жизнь не станут предметом всеобщего достояния.
Оценка эффективности сотрудников, подразделений и компании в целом
Догадываться, предполагать или переспрашивать, кто чем занят – таких ситуаций точно не должно быть в распорядке дня у менеджера. Непрофессионально, как минимум. Оценить загруженность служащих помогает программа учета рабочего времени CrocoTime. Менеджеры компании “Инфомаксимум” советуют устанавливать ее смело, заручившись поддержкой коллектива. Программа нисколько не мешает работе компьютера.
Её функционал позволяет видеть эффективность в каждом конкретном случае и слаженность всех отделов предприятия. Программа подходит для различных организаций по спектру деятельности и по количеству коллектива. Для начала CrocoTime отметит все сайты, которые посещает сотрудник, разделит их на продуктивные и непродуктивные. Сразу станет понятно, кто много отвлекается, а кто планомерно трудится. Система учета времени решает такие задачи:
- детализирует деятельность сотрудников, в какой степени каждый справляется с равными обязанностями;
- рассчитывает трудозатраты на операции отдельного специалиста и полного отдела для нормирования и составления планов;
- делает точную фотография дня служащего, подразделений, фиксирует загруженность в определенные моменты.
Когда становится понятной реальная штатная загрузка, опыт и знания, проще перераспределять задачи между подчиненными, давать направления для разработки в соответствии с их способностями; создавать группы, звенья в коллективе в интересах развития бизнеса. По большому счету, оценивать заслуги по достоинству.
Введение в бизнес-процессы учета рабочего времени стимулирует к грамотному управлению коллективом и повышает заинтересованность сотрудников в личной и командной эффективности не меньше, чем материальное вознаграждение.