Как повысить эффективность персонала?

Мотивация, продуктивность, активность сотрудников, влияние на них – эти слова, вопросы, размышления на тему сегодня можно услышать даже в обычном магазине от продавцов и менеджеров среднего звена. И если идея спустилась в массы, актуальность ее назрела. Что уж говорить, она злободневна для работодателей, которые, конечно, не хотят оплачивать свободное времяпрепровождение, когда от персонала требуется ровно противоположная продуктивная деятельность. Каким образом вдохновить коллектив быть лучшим? Поговорим об этом.

Методы увеличения эффективности труда

Один из первостепенных аспектов повышения производительности труда – грамотное распределение обязанностей среди подчиненных. Поместить их в ту обстановку, которая позволит раскрыть явные преимущества, таланты, и через них способствовать развитию компании. Наряду с этим психологическими приемами воспользоваться рядом методов мотивации с учетом численности, трудовых отношений, норм поведения в коллективе:

возлагать на работника ответственность. Конечно, в продвижении компании нельзя, и даже вредно, умалять роль руководителя. Но за тот фронт работы, который поручен именно сотруднику, спрашивать с него;
распределять задачи в соответствии с квалификацией человека, его готовности возложить на себя их решение. Этот пункт не предполагает лояльности к сомнениям подчиненных “могу – не могу” или “хочу делаю, а не хочу – не делаю”. Речь о компетентности специалиста и необходимости удостовериться в ней перед назначением конкретного задания;
контролировать поведение персонала, управлять им и уважать его. Не стоит в большинстве случаев отчитывать подчиненного за промахи, не предъявив объективных причин недовольства. Аргументированные корректные претензии дают больший эффект в ответной продуктивной реакции;
внедрять в практику самостоятельные отчеты работников без тотального надзора сверху. Это вновь возвращает к ответственности и умению анализировать деятельность на всех этапах;
поощрять премиями, благодарностями. Отклик на достижения хорош в его материальном выражении, но и всенародное признание заслуг не меньше вдохновляет человека оставаться рулевым в своей области.

В большинстве своем эти методы хороши в небольших коллективах от 5 до 10 человек. Крупным корпорациям необходимы дополнительные сильные решения.

Системы автоматизированного учета рабочего времени

Личная ответственность и эффективность начинаются с простых правил: дисциплинированности, исключения простоев и опозданий, нецелевого использования времени в офисе. Сводку, как протекает день сотрудников, предоставляют автоматические программы контроля и учета времени:

системы контроля и управления доступом (СКУД) – привычный и распространенный способ проверить и отметить пунктуальность рабочих. В этом случае от них требуется, приходя утром, отметиться и повторить простое действие вечером, покидая работу. Хороший способ отследить опоздания, но не более того;
биометрические терминалы, наряду со СКУД, ограничивают доступ в зоны, находящиеся вне компетенции специалиста и тем более постороннего человека;
камеры видеонаблюдения дополняют и расширяют возможности других схем контроля, фиксируют перекуры, нетематические коммуникации между коллегами. Но в целом все это отдельные, точечные пикирования в попытках заставить коллектив собраться и трудиться.

Мониторить, чем служащий занят за своим столом, за ПК, позволяют системы учета РВ. Они показывают:

отвлечения, где они имеют место быть, по каким причинам теряется время;
условия для оптимизации бизнес-процессов;
вовлеченность работников в проекты, вклад отдельного специалиста или группы людей;
основание для поощрения и наказания;
резервы ресурсов для восполнения временных и производственных потерь из-за неэффективности внутренних процессов.

Системы учета рабочего времени решают большинство проблем, связанных с низкой продуктивностью коллектива, отслеживают неисполнение прямых задач, прописанных или заявленных должностных обязательств. В то же время никто не подразумевает тотальную слежку – в соблюдении трудового законодательства заинтересованы и руководители, и персонал. Так, систему учета РВ, в частности CrocoTime, возможно отключать на время перерыва или решения личных дел. Она зафиксирует переработки, которые зачтутся как полезная активность сотрудника.

Как оградить себя от нелояльных сотрудников

Нелояльный работник подобен “чужаку среди своих”. Далеко не всегда легко абстрагироваться от осуждающих взглядов, критикующих комментариев токсичного подчиненного. Он не приемлет ни указаний, ни начинаний. Удивительным образом умеет подчеркивать неправильность всех действий вышестоящего менеджера и вовлечь коллег в свой круг нескончаемого недовольства.

Заставить покинуть штат такого подчиненного в общем не сложно. Достаточно создать невыносимые условия труда, и тот уйдет. Но нельзя забывать и о ТК, сохраняющем права работников. И где гарантия, что на его место не придет подобный нелояльный. Не станешь же бесконечно увольнять сложных сотрудников. Тем более, среди них тоже немало высококлассных специалистов, теоретиков, практиков. Таким еще больше удается подрывать авторитет начальника. Все же психологи рекомендуют попытаться “перевоспитать” критично настроенного работника, привлечь на свою сторону.

В этом вопросе руководителю придется начать с себя, с собственной организации, с умения управлять и правильно коммуницировать с вверенным штатом:

на первом этапе знакомства, трудоустройства четко конкретизировать круг обязанностей, исключить недопонимания поставленных задач в ходе реализации проектов;
обозначить цели, миссию компании, смысловую нагрузку нахождения человека именно на этом предприятии. Это далеко не про деньги и зарплату, наряду с ними должны присутствовать и мотивация, и чувство сроднённости с коллективом;
принять этикет общения, в котором будет прописано и обязательно к исполнению взаимное уважение между начальством и персоналом. И даже ошибки не должны становится поводом для оскорблений и насмешек. Профессионалов выделяет умение сохранять лицо в различных ситуациях. Чувство доверия со стороны наемных рабочих явно вырастет;
материальная мотивация, несомненно, должна присутствовать, чтобы человек понимал, его профессионализм востребован и оценивается по достоинству;
следить за согласованностью действий между высшим руководством и менеджерами среднего звена. Без этого коллектив может чувствовать себя свободным от обязательств, когда становится невозможным выполнять противоречивые указания, следовать спонтанным приказам.

Кроме того, можно устраивать корпоративные мероприятия, на которых проще ближе узнать подчиненного и в неформальной обстановке наладить контакты, убрав нелояльность в восприятии друг друга.

Инструменты для эффективной работы сотрудников

Компания должна чётко представлять, какие действия обеспечат наибольшую отдачу, как минимизировать зависимость от специалистов при их уходе, как не терять достижений при обновлении коллектива. Какие практики важно внедрять, чтобы поддержать рост компании:

стандартизировать действия работников, написать должностные инструкции, снять видеоролики с объяснением способов выполнения определенных операций. Это поможет не снижать качества работы, не возвращаться раз от разу к построению алгоритмов, казалось бы, уже отработанных и приносящих желаемый результат, не тратить ресурсы на длительное обучение новичков;
синхронизировать деятельность отделов, подразделений. Это особенно касается крупных компаний, в которых при большом количестве функциональных отделений теряются связи между сотрудниками, затрудняется взаимодействие по общим вопросам. Чтобы не допустить проседания по результатам, высоких барьеров между коллегами, принять превентивные меры: прописать, например, регламент бизнес-процесса и утвердить его на верхнем уровне управления. Создание горизонтальных связей позволит автоматизировать управление, уменьшить вмешательство сверху в спорных моментах;
организовать банк идей, в который свои предложения могут вносить все сотрудники, по оптимизации внутренних процессов, сокращению затрат, повышению клиентоориентированности. Соответственно мотивировать, морально и материально, за внедрение практик;
ускорить бизнес-процессы. Проанализировать, кто из служащих выполняет лишнюю работу или затягивает ее, какие действия явно дублируются, какие операции можно исключить или интегрировать. Сокращение времени для удовлетворения запросов клиентов становится преимуществом предприятия;
автоматизировать рутинные дела. Например, отчетность, сбор данных, т.е. любую повторяющуюся операцию, которая не требует квалификации;
оптимизировать затраты. Понимание стоимости каждой операции и в целом бизнес-процессов позволит выявить ненужные траты, оценить адекватность сложившегося ценообразования, найти услуги, продукты, которые приносят убытки.

Разобраться в структуре многочисленных задач, многофункциональных направлений отдельной организации, автоматизировать операции возможно через несложные IT-решения.

Как рассчитать эффективность сотрудника

Повышению эффективности предприятия способствует снижение издержек. Это один из главных пунктов, на который обращает внимание руководитель при составлении стратегии по развитию компании. Анализ реальных показателей KPI сотрудников поможет определить их необходимость предприятию. С чего начать:

измерить, сколько продукции производится на одного работника и на 1 рубль фонда оплаты труда (ФОТ). Рассчитать ее по формуле “результат разделить на расходы”. Или “объем производства разделить на трудозатраты”. Под последними понимается, как долго человек работал над одним заданием, каковы показатели других коллег в том же проекте;
рассчитать производительность за предыдущие кварталы или полугодия, периодичность выбирается на усмотрение аналитиков. Если уже собраны сведения об эффективности и объеме производства на 1 рубль ФОТ за предыдущие периоды, воспользоваться ими для сравнения или также вычислить по указанной формуле. Данные потребуются для объективной оценки характеристик текущего периода и сравнения показателей с предшествующими, чтобы выявить положительную динамику. Или регресс.

Если расчеты показывают, что продуктивность снижается, выяснить причины. Связано это с сотрудниками, устаревшим оборудованием, некорректными внутренними процессами, раздутым штатом, дублированием обязанностей.

Анализ эффективности работы

Уверенность работодателю, что каждый сотрудник стоит тех денег, что он ему выплачивают, что зарплатный фонд расходуется грамотно, обеспечивает автоматическая система учета и контроля рабочего времени. ПП CrocoTime от компании “Инфомаксимум” на слуху в больших и средних корпорациях. Программа зарекомендовала себя тем, что определяет уровень результативности и дает понимание, как исправить то, что сложилось. Собирает буквально всю статистику по персоналу, начиная с начала рабочего дня и до окончания:

фиксирует все отработанные часы за компьютером и без него у конкретного человека или отдела;
учитывает временные затраты специалистов на ту или иную задачу;
ведет сравнительный анализ по выполнению равноценных задач и разноплановых проектов;
отражает ненормированность дня, сверхурочную занятость, переработки, а также больничные, отпуска, командировки, что позволяет автоматизировать рутинные действия по мониторингу занятости;
функция “фотография рабочего дня” детализирует процессы как офисных работников, так и удаленных. Собранная статистика поможет прояснить ситуацию в спорных моментах и обоюдных претензиях руководства и подчиненных в высокой/низкой отдаче;
отражает продуктивность конкретного специалиста, отдела, подразделений, что позволяет составить схему поощрений и вознаграждений;
показывает, как в течение дня распределяется нагрузка, усиливается или падает производительность;
отмечает сайты, которые посещает человек, в т.ч. его заинтересованность конкурентной организацией и нелояльность к настоящему месту работы.

Эти возможности CrocoTime не должны пугать коллектив. Зная, что компьютеры оснащены программой учета и контроля времени, проще расставлять деловые и личные приоритеты, настраиваться на эффективность, быть ответственным. Кроме того, ПО позволяет скорректировать рабочее время и не спешить в офис к 8 утра, а установить график, например, с 10 до 19 часов. Вариантов немало. Плюс сами участники коллектива также могут оценивать свои показатели и подтягивать их, если чувствуют недоработки и провалы. И главное, оставаться честными перед собой и работодателем в предоставлении и зачете достижений.

Как повысить эффективность работы персонала?