Эффективное использование ресурсов – залог успеха любой компании, независимо от ее масштабов. Кризис существенно повлиял на сокращение доли малого бизнеса в России, в наступившем 2022 году сами предприниматели настроены не очень оптимистично и многие прочат себе ликвидацию. Выживает сильнейший, а точнее – самый расчетливый в хорошем смысле этого слова. Как учет рабочего времени спасает малый бизнес от краха и какие выгоды дает? Подбираем инструменты учета в этой статье.
Учет рабочего времени для малого бизнеса
Время – деньги. Популярная фраза Бенджамина Франклина стала особенно актуальна в пандемию, когда бизнес стал не просто считать свои доходы и расходы, но и искать причины, которые тянут ко дну. В переводе на современный язык фраза выглядит так: потраченные впустую рабочие часы влекут за собой убытки. И пожалуй, именно в малом бизнесе эта зависимость наиболее очевидна.
Причины интеграции ПО в малый бизнес
До какого-то момента было принято считать, что управление с помощью программного обеспечения нужно только крупным предприятиям, бизнес небольшого масштаба можно вести подручными средствами, буквально «на коленке». Однако практика показывает, что как раз малый бизнес особенно чувствителен к любым переменам в экономической ситуации и требует оперативного принятия решений, причем основанных на реальности.
Как правило, руководитель малого предприятия – главная движущая сила. Зачастую именно этот человек выполняет множество ролей, которые в крупном бизнесе распределены между разными специалистами. На плечи управленца небольшой компании ложится масса обязанностей – от стратегического развития до подбора персонала и дизайна помещения, где находится офис.
Однозначно, малый бизнес не располагает возможностью бездумно расширять штат. Каждый сотрудник – на вес золота, и держать прокрастинаторов здесь особенно невыгодно. Кроме того, простои одного коллеги будут максимально сказываться на общем результате, поскольку прикрыться здесь чаще всего просто некем.
Поэтому различные инструменты автоматизации бизнес-процессов для небольших компаний становятся настоящим спасением.
Основные функции программы учета рабочего времени для малого предприятия
Несмотря на то, что малый бизнес существенно отличается от крупного, требования закона во многом схожи. Например, исходя из Трудового законодательства России, работодатель в любом случае должен вовремя заполнять табели учета рабочего времени и при необходимости предоставить информацию по запросу контролирующих органов. Сколько полезного времени отнимет заполнение таблиц вручную, легко представить. Гораздо эффективнее автоматизировать этот процесс с помощью программы учета рабочего времени. Кроме того, в функционал подобного ПО входит фиксация каждой минуты и детальный анализ потраченного времени.
Например, программа учета рабочего времени CrocoTime отмечает границы рабочего дня: включается и выключается вместе с ПК сотрудника. В рамках рабочего времени система фиксирует, сколько часов и минут потрачено на выполнение конкретной задачи, что позволяет планировать трудовые ресурсы.
Проблема персонала любой компании – люди отвлекаются и увлекаются. По данным свежего опроса, на собственные дела уходит часть рабочего времени у 63% работников различных компаний:
- 21% ведут телефонные разговоры с друзьями и родственниками;
- 20% переписываются в чатах Viber или Telegram;
- 18% просиживают в социальных сетях;
- 15% читают новостные сводки;
- 14% расслабляются за сигаретой;
- еще 14% обсуждают с сослуживцами далеко нерабочие вопросы.
При этом на беседы по телефону уходит до получаса от трудового дня, на курение – примерно час, переписки в различных чатах поглощают ≈ 2 рабочих часа. А 2 часа – это четверть от стандартных восьми, предусмотренных ТК РФ. Много? Да, много.
CrocoTime обладает встроенной функцией разделения времени на продуктивное и отвлечения. Система фиксирует простой, если от клавиатуры или мыши не поступает сигнала в течение 5 минут. То есть беседы за третьей/пятой/десятой чашкой кофе не останутся незамеченными. При этом, если сотрудник отсутствует на месте по уважительной, рабочей причине, например, находится в это время на совещании или встрече с клиентом, программа за счет интеграции учтет время потраченным с пользой.
Интернет – главный поглотитель времени. Зайти по делу и нечаянно просидеть на видеохостинге несколько часов, так и не решив рабочую задачу – ситуация, знакомая многим. CrocoTime делит сайты/ресурсы/программы, которыми пользуется сотрудник в течение рабочего дня, на продуктивные и непродуктивные. Список ресурсов настраивается под каждое подразделение/отдел/сотрудника. Здесь учитывается специфика работы персонала – ведь то, что для одних – отвлечение, для других – необходимый инструмент. Например, социальные сети для контент-менеджера – площадка для выполнения своих прямых обязанностей, а для бухгалтера – пустая трата времени.
Такой точный подход к мониторингу рабочего времени в CrocoTime дополнен глубокой аналитикой. Система автоматически создает графики и диаграммы, которые помогают:
- сравнить данные по сотрудникам одного отдела;
- найти резервы времени;
- понять причины горящих дедлайнов;
- определить затянутые и неэффективные процессы;
- вести верную кадровую политику;
- поощрять самых успешных в команде.
Инструменты учета рабочего времени
Кроме систем учета рабочего времени, для малого бизнеса существует целый пул инструментов, способных повысить эффективность работы:
- тайм-трекеры. Это достаточно простой вид софта, который сотруднику необходимо включать и выключать, приступая к задаче. Показывает занятость и сроки работы над этапами проекта;
- корпоративные системы управления персоналом. Довольно тяжеловесные и малогибкие инструменты, которые подходят для компаний, где нет места творчеству, где требуется четкое выполнение задач, не отступая ни на шаг от регламента;
- системы управления проектами. Этот софт фокусируется на проектной деятельности, позволяет отслеживать ответственных, дедлайны, процесс работы.
Выбирая способ учета рабочего времени для малого бизнеса, нужно брать во внимание специфику и функциональные возможности.
Какая программа подходит для малого бизнеса
Малый бизнес – дело чаще всего творческое. Речь не о направлении деятельности, а о подходе к управлению. Без креативных идей и смелых решений небольшим компаниям выжить непросто. Поэтому для малого бизнеса нужна программа учета рабочего времени максимально гибкая и при этом способная охватить всю деятельность предприятия.
Специалисты советуют, а сами предприниматели отдают предпочтение автоматизированным решениям, поскольку руководители, как правило, и без того несут огромную нагрузку, чтобы тратить дополнительное время на слежку и анализ собранной информации. В идеале программа должна все делать сама и выдавать результат, опираясь на который руководитель сможет принимать решения вовремя. А от сотрудников не требуется дополнительно включать или выключать программу, затрачивая на это и без того дефицитное время.
Легкая для использования. Вопрос не только в том, чтобы программа была понятна сотрудникам. Как правило, малый бизнес не обладает огромными серверными мощностями, которые свойственны крупным предприятиям. Поэтому инструмент не должен нагружать компьютеры пользователей, тормозить основные рабочие процессы. Хорошо, если у программы будет облачная версия, которая не требует дополнительных вложений в оборудование.
Любая программа – это, очевидно, дополнительные вложения. Абсолютно бесплатного эффективного софта для учета рабочего времени не существует. Чтобы не ошибиться с выбором и проверить заранее возможности программы, стоит выбирать решения с бесплатным тестовым периодом. Это позволит понять, насколько оправданными будут вложения.
Выгоды внедрения учета рабочего времени
Любой разумный бизнесмен оценивает выгоды от приобретения того или иного продукта для своей компании. Внедрение автоматизированной системы учета рабочего времени, по оценкам пользователей, оправдано, быстро окупается и несет в себе целый ряд положительных моментов для дальнейшей работы и управления бизнесом:
- поддержание дисциплины. Система учета рабочего времени в автоматическом режиме фиксирует присутствие на рабочем месте, собирает информацию о количестве отработанных за день часов, можно учитывать работу на удаленке;
- эффективное управление бюджетами проектов. Данные о затратах времени и трудовых ресурсов становятся базой для расчета стоимости проектов и услуг;
- анализ рабочей нагрузки. Кто работает сверх меры, что может привести к негативным последствиям, а кто в коллективе занимается исключительно имитацией бурной деятельности – система показывает реальное положение дел в компании;
- справедливый расчет заработной платы. Рассчитать зарплату, основываясь на данных о реальных трудозатратах каждого человека в команде, гораздо проще. Такой подход не вызывает спорных ситуаций, всегда есть к чему апеллировать в случае разногласий. Дополнительно легко определить тех, кто достоин поощрения;
- соблюдение трудовых норм. Статистика показывает, сколько времени перерабатывают сотрудники. Чтобы однажды не быть привлеченным к ответственности за такого рода нарушения, руководитель должен видеть настоящую картину в компании.
Система CrocoTime отвечает всем требованиям, которые предъявляет малый бизнес к решениям учета рабочего времени. Кроме того, в ней отсутствуют «шпионские» функции – запись звонков, видео и порядка нажатий клавиш, скриншоты и перехватывание личных сообщений. Команды малого бизнеса строятся на доверии. CrocoTime поможет повысить эффективность работы, не нарушая дружескую атмосферу.