Учет рабочего времени – гарантия соблюдения трудовых договоренностей, когда сотрудник обязуется выполнять определенные обязанности, а работодатель – достойно и своевременно оплачивать труд подчиненных. Именно поэтому в учете рабочего времени заинтересованы обе стороны трудовых отношений. Как вести учет рабочего времени, какие методы и способы наиболее эффективны – поговорим об этом сегодня.
Вести учет рабочего времени обязывает закон. Строгого регламента формы документации нет, но есть унифицированные варианты: Т-12 – табель, который подходит для большинства организаций разных форм собственности, Т-13 рекомендуют для предприятий, где установлены электронные проходные, а, например, для бюджетных организаций Минфин России утвердил отдельную форму.
Долгое время учет вели исключительно в бумажном виде, заполняя листы вручную. С появлением первых технологий табели превратились из бумажных в электронные, одним из самых простых вариантов стала таблица в Excel. Но вносят данные в нее по-прежнему: ответственный сотрудник (кадровик или бухгалтер) проставляет часы работы напротив каждой фамилии специалиста компании.
Риски при ведении учета рабочего времени в Excel
При ведении учета рабочего времени ответственный специалист должен быть в курсе всех договорных отношений между работодателем и каждым сотрудником – знать график работы, особенности трудовых обязанностей, не забывать об установленных государством переносах рабочих дней, праздниках, дополнительных выходных днях.
Проблемы ручного учета рабочего времени
Риски при ведении учета рабочего времени во многом сводятся «человеческому фактору». Кадровик может:
- перепутать кодовые обозначения при заполнении табеля;
- отметить излишнее рабочее время или упустить переработки;
- заполнить табель по предыдущему месяцу, без учета изменений графика, например, больничного, отгула и т.п.
Это только малая часть возможных ошибок. На практике случаются разные ситуации, которые можно объяснить невнимательностью ответственного за табели сотрудника или сбоями компьютера.
При этом в силу обязательности ошибки в табеле учета рабочего времени или осознанное внесение ложной информации вполне могут попасть под статьи Кодекса об административных правонарушениях России.
Сколько уходит времени на ведение учета рабочего времени работников
Стоит понимать, что табель – это ежедневный и важный документ, который необходим сразу нескольким подразделениям самой компании и внешним контролирующим органам:
- кадровый отдел на основе табеля ведет учет больничных, отпусков, контролирует соблюдение внутреннего распорядка;
- бухгалтерия на основе этого документа производит начисление заработной платы;
- налоговая служба может запросить табели для сверки правильности формирования налоговой базы;
- фонд социального страхования имеет право ознакомиться с табелями для оценки уровня начисления пособий;
- трудовая инспекция обязательно потребует предостаить табели, если вдруг к ним поступит жалоба или возникнут спорные ситуации между сотрудником и работодателем.
Именно поэтому табели должны вестись аккуратно, без ошибок и своевременно. Как правило, на заполнение в общей сложности уходят часы, даже если ежедневно на отметки будет тратиться не больше десяти минут. Кроме того, к обозначенной в локальном акте дате табель должны проанализировать и обработать и сотрудники отдела бухгалтерии, чтобы успеть в корректные сроки начислить зарплату.
Это вполне реально, если штат компании не самый большой. В случае с коллективом даже в 100 человек или сложной, разветвленной структурой организации уследить за всеми, сделать отметки в срок и выполнить обязательства перед персоналом крайне сложно. Чем больше компания, тем больше рисков при ведении табелей в табличном, пусть даже электронном варианте.
Автоматизированное ведение учета рабочего времени.
С развитием технологий меняется и подход к ведению табеля учета рабочего времени. Все больше компаний убеждаются: время = деньги. Тратить его и человеческие ресурсы, при этом рискуя допустить ошибки – непозволительная роскошь для современного бизнеса. Избежать негативных последствий и заполнять табели согласно букве закона позволяет автоматизированное ведение учета рабочего времени. Одно из решений – программа CrocoTime.
О системе учета и контроля рабочего времени
Система учета и контроля рабочего времени – это всеобъемлющий подход к организации внутренних часов в любой компании. Например, CrocoTime охватывает и соблюдение трудовой дисциплины, и детализирует траты рабочих минут на конкретные задачи, и помогает соблюдать все требования контролирующих органов в части отчетной документации, и экономит время на непосредственную организацию контролирующих мероприятий.
Главные преимущества CrocoTime:
- система разработана отечественной компанией Инфомаксимум. Это значит, что программа отражает и предупреждает все особенности российского менталитета. При этом с ее помощью можно внедрить в организации лучшие практики тайм-менеджмента;
- ПО обладает гибкими настройками, интуитивно понятным интерфейсом;
- программа работает полностью автоматически. Данные собираются без участия человека, подделать информацию невозможно;
- ПО облегчает трудоемкий процесс ведения учетных документов, подходит для компаний различного штатного размера и сфер деятельности;
- система полностью меняет взгляд руководителя и сотрудников на расходование рабочего времени. Вместе с использованием программы приходит понимание, что для оценки вклада персонала и справедливой оплаты труда знать время прихода и ухода недостаточно. Куда более важную роль играет содержание рабочего дня и качество выполнения своих обязанностей каждым специалистом.
В теории сотрудник может вовремя приходить на работу и уходить ни минутой раньше, но это не значит, что время «внутри» будет потрачено с пользой для предприятия. Кадровик или другой ответственный за ведение табелей человек будет ставить положенные по трудовому договору к отработке, например, 8 часов. А компания на основе отчетных документов эти «пустые» часы оплатит. Это неоправданные траты бизнеса, которых любой разумный руководитель всячески хочет избежать.
Однако это работает и в обратную сторону: если сотрудник добросовестно работает, тратя время на выполнение непосредственных обязанностей, каждая потраченная на пользу предприятию минута будет справедливо оплачена – автоматические табели не обманешь.
Основные возможности автоматического учета рабочего времени
Автоматический учет рабочего времени начинается в момент включения персонального компьютера сотрудника. Запускается агент программы, который тихо, не отвлекая специалиста от основных задач, фиксирует время и качество его работы. Завершается рабочий день вместе с полным выключением ПК.
В программе CrocoTime есть возможность изначально указать в настройках существующие графики работы в компании (если они отличаются для разных сотрудников) и назначить нужные графики для каждого специалиста. Сделав это однажды, уже не нужно будет каждый раз сверять фамилии и время работы, делать отметки о начале и окончании рабочего дня.
При этом внести данные о графиках работы можно вручную или через интеграцию с кадровыми системами.
Система CrocoTime детализирует рабочие часы – показывает, чем именно и как долго занимался специалист в оговоренный трудовым договором ежедневный рабочий день. Программа отмечает, какими ресурсами, сайтами, приложениями пользовался подчиненный, сколько времени провел на запланированных в корпоративном календаре деловых встречах, планерках, совещаниях. Такая конкретика помогает выяснить, например, причины переработок. Шкала занятости покажет, действительно ли сотрудник потратил весь рабочий день продуктивно и при этом еще не успел выполнить ряд задач или днем предпочел провести время в социальных сетях, веб-серфинге или онлайн-шопинге, а вечером спохватился –пора работать. Такой подход дополнительно помогает грамотно распределять нагрузку в коллективе.
CrocoTime решает вопрос с так называемыми простоями. Если программа не получает отклика от периферийных устройств в течение 5 минут, фиксируется нерегламентированный перерыв в работе. А в табеле это время не учитывается. Таким образом в отчетные данные входит только реально отработанное время.
Итоговые табели в системе учета рабочего времени CrocoTime формируются автоматически. Перед глазами не только руководителя предстает фактическая картина трат рабочего времени. Сами сотрудники тоже могут увидеть свои результаты – в настройках системы есть возможность открыть доступ к собственной статистике каждому персонально. Так повышается мотивация специалистов, появляется шанс исправить ситуацию и поработать над своим отношением ко времени.
Автоматические системы учета рабочего времени ведут подсчет трудовых часов с точностью до минуты, не фокусируясь при этом на личности сотрудника, предоставляют независимую оценку, позволяют сберечь время и силы ответственных за ведение табелей специалистов, нивелировать количество возможных ошибок и в связи с этим избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
Оценить простоту ведения табелей в автоматическом режиме и другие преимущества системного подхода к контролю рабочего времени можно с бесплатной версией программы CrocoTime.