“Почему нельзя работать только тогда, когда хочется?” – спросил коллега рано в понедельник. Очевидно, потому что при таком подходе это желание так и не появится. И вторник ничем не будет отличаться от первого дня недели. Кто-то или что-то должно заставить войти в трудовой ритм. Стимулом для внутренней настройки становится автоматизированная программа учета времени.
Система автоматического учета рабочего времени
Утро состоит из ритуалов. Чашка кофе, просмотр почты, новостей – кому что интересно. Чайно-кофейные церемонии продолжаются в офисе и совмещаются опять же с поиском информации, что будоражит и развлекает. Часы идут, а дело не сдвигается с мертвой точки. Статистика от hh.ru говорит, что служит “разгоном” для среднестатистического человека:
- чтение электронных писем – свыше 45%;
- разговоры в Skype – более 30%;
- исследование социальных сетей – более 25%;
- поиск работы на других сайтах – более 20%;
- ведение блогов – 7%;
- игры – 10%.
Больше половины всех служащих со своими целями просиживают в компьютерах, телефонах до часу в день. Некоторые достигают антирекордов – до 4 часов. Все за счет директора. В уверенности, что и эта псевдодеятельность будет оплачена согласно договору.
Не остаться на бобах работодателю помогает система автоматизированного учета. ПО отметит действия работника с его приходом в контору, длительность его отдыха, соблюдение графика.
Учет рабочих часов персонала
Фиксировать занятость персонала – обязанность руководства, закрепленная Трудовым кодексом РФ. Вопрос принципиальный для обеих сторон. Наниматель вправе оплачивать строго отработанные часы в соответствии с графиком, условиями труда. Подчиненные имеют право на учет всех переработок, отпусков, невыходов по уважительной причине.
Занятость учитывается различными способами. До сих пор остаются востребованными две формы табеля: Т-12 и Т-13. Последняя создается с помощью автоматизированных систем. Единый для всей страны документ – основа для расчета зарплаты. В него вносят все пункты деятельности участников коллектива: от прихода, ухода, опозданий, прогулов до количества смен в месяц, праздников и учебных сессий.
Параллельно с табелем рабочий период отмечается с помощью современных технических средств:
- турникеты;
- биометрические терминалы;
- система СКУД;
- видеокамеры.
Эти средства хороши, но однобоки. Качество часов, проведенных в офисе, их наполненность определяющими задачами они не учитывают.
Учет рабочего времени онлайн
Объединяющая сила в компьютерных программах. Они отмечают старта дня с момента включения ПК и движения мыши, расписывают режим всей смены. Так действует, например, ПП CrocoTime.
Мониторить трудовое время онлайн – удобно. Работодатель в любой момент может отследить, какие сайты посещают его подчиненные, заняты ли они делом или задержались на перекуре свыше “оговоренных” 10 минут.
Рьяные руководители-адепты строгой дисциплины устанавливают программы, которые могут сделать скриншот экрана ПК, или веб-камеры, что неустанно снимают все действия сотрудников. Снимут и эмоции недовольства, неудобства от этого “недремлющего ока”.
Оптимальны программы, которые не мешают, не отвлекают от процессов. Лояльное ПО, напротив, помогает:
- анализировать продуктивность специалиста;
- контролировать обращаемость к приложениям;
- засчитывать сверхурочные часы;
- отмечать интервал времени, отведенный определенной задаче, с помощью функции тайм-трекинга.
Мониторинг рабочего времени персонала
Мониторинг занятости людей решает ряд проблем:
- оценивает продуктивность штата;
- позволяет составить ТОПы, отчеты по эффективности отделов, подразделений;
- выявляет нелояльных участников коллектива;
- раскрывает мошеннические схемы по “сливу” конфиденциальной информации;
- контролирует включение и выключение системы.
Оценка касается также развития компании. Тех факторов, что связаны с реализацией планов, и специалистов, участвующих в бизнес-процессах. Как используют рабочие часы, чтобы добиться поставленных целей. Сведения, полученные в ходе исследования, становятся основой для анализа производительности труда. Параметры результативности изучают на различных этапах:
- промежуточные: контролируется работа, выполненная в определенный срок;
- избирательные: выборочно, по усмотрению руководителя, отслеживается деятельность отдельных служащих;
- периодические: итоги подводятся в определенный период;
- итоговые: оценивается результат полностью законченного проекта.
Каким метрикам отдать приоритет, рассматривает менеджер, ответственный за процессы на предприятии.
Контроль выполнения работы сотрудниками
Ценность времени понимает не только работодатель. Человек, заинтересованный в карьерном росте, в своей производительности, в большей свободе, как никто считает часы и минуты. Провести их с пользой, заработать денег, повысить профессиональные знания – все можно подвести под категорию счета и выиграть от этого. Сконцентрироваться, выполнить то, что от тебя требуется, и приступить к следующему проекту или заняться личным делом.
Как продвигается работа, сотрудник может проконтролировать самостоятельно, проанализировать, где не укладывается в дедлайн, в каком направлении объединиться с коллегами, чтобы довести задачу до ее решения лучшим путем. ПО, и мы говорим о продукте компании “Инфомаксимум”, CrocoTime способствует восстановлению картины дня посекундно. Формирует ее автоматически, онлайн. То есть ради чего был сделан каждый шаг:
- служащий может сравнить собственные показатели с установленными нормативами и достижениями сослуживцев;
- время наибольшей и наименьшей загрузки показывает диаграмма активности, статистика доступна по часам в отрезке одного дня, по дням и неделям в рамках месяца;
- определить, сколько у него уходит времени на выполнение задания, решить, стоит ли ускориться или акцентировать внимание на качестве;
- понять, сколько часов уходит на общение в соцсетях и “залипание” в новостной ленте.
Начав отслеживать личные временные траты, вы удивитесь, а то и огорчитесь, как много времени утекает впустую. И поймете, что зря присваиваете себе статус “ооочень занятого, делового человека”. Это делятся опытом фрилансеры.
Контроль посещаемости сотрудников
Наблюдение за деятельностью коллектива начинается с его пунктуальности, дисциплинированности. Ежедневные задержки на 15-20 минут приводят к крупным материальным потерям. Неявки – к срыву сроков, к невыполнению планов. Истории не из приятных. Отмечать вручную посещаемость персонала – трудозатратная процедура.
Объективно, не напрягая коллектив, время учитывает CrocoTime. Для этого разработан удобный функционал:
- интегрирован с турникетами, кадровыми системами;
- автоматически отмечает приход/уход;
- составляет таблицы, которые отражают реально отработанные часы;
- корректно фиксирует отпуска, больничные, прогулы – нет необходимости заполнять табели вручную;
- все замеченные нарушения трудового регламента попадают в сервис, откуда менеджер всегда может получать информацию о них;
- в соединении с IP-телефонией, календарями CrocoTime показывает некомпьютерное время, которое посвящено деловым переговорам, совещаниям, общению вне офиса.
Система учета рабочего времени вводит в тренд самоорганизацию, самоконтроль, повышение личной эффективности.Приятно выработать и сознавать в себе такие качества. Тогда успех и продвижение из перспективы перейдут в настоящее, в здесь и сейчас.