“Постоянный цейтнот”, “неравномерная загрузка, то процентов на 70, то на 150”, “занятость 50-60%, но зарплата невысокая”, ”тружусь в будни и в выходные” – такие фразы можно услышать от людей разных профессий. Кажется, что все чрезмерно увлечены работой, не могут вырваться из замкнутого круга, и только боссу нравится, что все вокруг вертятся. На самом деле не всегда такое отношение верное. Как бы ни старался, как бы ни гордился сотрудник, что на нем одном держится процесс, как бы ни возлагали на него больше и больше надежд, морального выгорания не избежать. А вслед за ним – желания уволиться, сменить род деятельности. Такого человека, даже очень ценного в бизнесе, терять жалко. Поговорим, как рассчитать нагрузку, чтобы работник не был перегружен, и директор доволен.
Методы контроля рабочего времени
Конечно, важно, что подчиненные отличаются не одной пунктуальностью. Но в списке их черт и работоспособность, собранность, ответственность за наполнение трудовых часов выполнением профессиональными обязанностями.
На практике 80% из ста не упустят случая “зависнуть” в интернете, в соцсетях, пренебречь прямыми обязательствами в пользу виртуальных развлечений и реальных разговоров за чашкой чая. Отсюда актуализируются методы отслеживания времени, установленного трудовым законодательством. Что для того делают:
- устанавливают систему видеонаблюдения, она позволяет отмечать передвижения в организации, ненужные задержки с коллегами;
- проводят планерки, где расписывают распорядок предстоящего дня, принимают отчеты о проделанном, составляют кратковременные и долгосрочные планы. Это настраивает на продуктивность, но надолго отвлекает от непосредственного выполнения задач;
- контролируют деятельность за персональными компьютерами через программы-шпионы или, получив согласие коллектива, с помощью автоматических систем учета и контроля рабочего времени. Тут выбор зависит от порядочности руководства при соблюдении трудового законодательства;
- проверяют электронную корпоративную почту, телефонные звонки;
- просматривают рабочий стол компьютера, к каким сайтам и приложениям, продуктивным/непродуктивным, обращаются специалисты.
Анализ нагрузки на сотрудника
Несправедливо возлагать большинство заданий на основных людей, которые на счету как опытные, квалифицированные, обязательные. За какие тогда заслуги платить заработную плату остальным участникам коллектива, если не приносят пользы. При таком раскладе можно спровоцировать ситуацию, когда часть коллектива регулярно остается в офисе сверхурочно, другой – нечем заняться.
Кроме того, может возникнуть обстановка недовольства несправедливым распределением обязанностей. Чтобы не допустить этого, лучше установить нормативы для конкретных процессов, определить производительность, сопоставить показатели коллег.
Востребованный прием – метод хронометража, его несколько разновидностей:
- занятость фиксирует специально привлеченное “надзорное лицо”. В таком положении человек осознает, что оценивают уровень его продуктивности, активизируется, показывает себя с лучшей стороны. Но подобные разовые контролирующие “акции” верной информации не дадут. Этот способ имеет смысл только при периодичности;
- ведется журнал отчетности, где отмечают уход и приход на рабочее место. Но нигде не пишется, чем человек занят в течение дня;
- сотрудник сам заносит сведения о своих делах на бумаге или в компьютере, например, каждые 15-30 минут – период определяется заранее. Но даже электронный вариант заполнения таблиц, отчетов отнимает время. А в условиях, например, сдачи проекта, ограниченных сроков и вовсе мешает работать.
Еще один способ для анализа загруженности – собеседование и интервью с консультантом. Последний в ходе беседы, тестирования определяет и предоставляет работодателю выводы об эффективности служащего, насколько четко понимает и быстро достигает поставленных целей. В таких условиях, чтобы получить объективную картину производительности персонала, нужен грамотный менеджер. А найти его не всегда просто.
Оптимизация рабочих процессов
В свете жесткой экономики оптимизация – синоним сокращения. Конечно, если какая-то должность лишняя, если штат неоправданно раздут, то сокращение возможно. Но главное здесь – улучшение технологий, повышение рентабельности, поиск затягивающих действий или комплекса нецелесообразных шагов. Это касается и банковских операций, маркетинговых акций, закупки и продажи товаров и пр.
Обратить внимание на модернизацию процессов заставляют очевидные моменты, когда не все ладится на предприятии, когда работа тормозится, и непонятно, кто тому виной. Причины для модернизации:
- глобальные постановления принимаются очень медленно, плохо координируются взаимодействия, реализация отстает от заданных планов, В итоге снижается эффективность, часть действий проделывается впустую;
- ухудшается качество. В сфере услуг, развлечений, продаж, IT-технологиий. Результаты могут быть некачественными. И тут оправдано заранее определить параметры, которые достижимы в предложенных обстоятельствах, которым надо следовать и при этом “держать марку”;
- отделы внутри компании не коммуницируют друг с другом, не успевают скоординировать действия и операции;
- нелогичное управление, при котором неясно, кто за что отвечает;
- нанятый штат не оправдывает своей необходимости, производство снижается.
В этих случаях следует оптимизировать этапы. Они связаны с распределением функций, увеличением темпов реализации, производства, обработки заявок от клиентов и т.д.
Повышение эффективности работы у персонала
Как усилить продуктивность, какие создать условия, чтобы работалось лучше, на достижение бизнес-результата – менеджеры этими вопросами задаются постоянно. Применяют многочисленные методы мотивации, ищут и находят индивидуальный подход к каждому.
Тут не обойтись без ошибок и кадровых потерь. Но пробовать стоит. Одним из сильных мотиваторов считается повышение оклада. Правда, статистика рекрутинговых агентств противоречит сложившемуся мнению. Люди утверждают, что бонусы мотивируют не меньше премиальных. Например, скидки в кинотеатры или в кафе на кофе. Рассмотрим варианты разнообразить жизнь в офисе и повысить продуктивность:
- общение менеджеров с командой должно стать нормой. Тогда в нештатной ситуации, когда требуется вмешательство руководителя, проще и быстрее найти решение. По данным Officevibe, без обратной связи 4 из 10 работников трудятся менее активно;
- о вреде соцсетей говорим неустанно, но категорически запрещать пользоваться ими не стоит. Это возможность расслабиться, снять напряжение, чуть отвлечься, чтобы дальше вновь сосредоточиться на деле;
- поощрять развитие, учебу, личностный рост. Участие в профильных семинарах, тренингах и конференциях повышает работоспособность, желание строить карьеру в родной компании;
- повышать квалификацию команды, без профессионалов сложно двигать бизнес. Один руководитель, даже самый умный, не может бесконечно один генерировать идеи;
- создавать благоприятную обстановку, без стрессов, негатива, насколько это возможно;
- доверять команде, но всегда проверять. Оценивать деятельность, чтобы понять настрой коллег, и при снижении мотивированности на результативность суметь исправить положение, выстроить новые взаимоотношения.
Автоматический контроль выполнения задач
Отслеживать продуктивность персонала в проектах вручную – дело неблагодарное. Вмешивается человеческий фактор. Возникают взаимные претензии двух сторон, нанимателя и сотрудников, когда одна часть не справляется с обязанностями или делает вид, что чрезмерно перегружена, другая – требует все большей производительности, игнорирует объективные причины неудач, срыва сроков проектов.
Отклонения в графике работ фиксируют автоматизированные программы учета времени и тут же сигнализируют о них вышестоящему начальнику. Онлайн-система составляет полную картину дня служащих, оптимизирует их деятельность, помогает управлять организацией с минимальными усилиями. CrocoTime компании «Инфомаксимум» оценили тысячи российских предпринимателей:
- устанавливает мало загруженных специалистов, кто опаздывает, уходит преждевременно;
- ищет лишние штатные единицы;
- фиксирует, кто занимается личными делами в рабочие часы;
- определяет квалификацию сотрудников, подсказывает, кого отправить на дополнительное обучение;
- мониторит неэффективные бизнес-процессы.
Если кому-то покажется, что CrocoTime настроена исключительно на интересы работодателя, тот ошибется. ПО лояльна по отношению к персоналу. Отметит его достижения, не будет контролировать личную переписку. Даже в служебные часы.
Тайм-трекинг – продуктивное управление персоналом
Раз уж мы понимаем, что без разгрузки, перерывов и соцсетей невозможно, да и не нужно обходиться, то не проще ли ввести такой атрибут IT-технологий, как тайм-трекинг. Его используют не только в корпорациях, но и фрилансеры, кто выбрал удаленную форму занятости.
Регулярный мониторинг и самоконтроль времени снижает «утечку» производительности до 80%. Помогает бороться с прокрастинацией, “сливать” самый драгоценный сегодня ресурс – время. Насколько продуктивно и непродуктивно его можно использовать, помогает понять функция тайм-трекинга CrocoTime:
- позволяет устанавливать подчиненным задачи онлайн, отслеживать их исполнение;
- подсчитает вклад каждого в проект;
- подскажет, кто сколько потратил времени на составляющие проекта, конкретные задания, операции в его рамках, насколько запланированные сроки совпадают с действительными;
- зафиксирует, на что тратят свои часы коллеги, когда не заняты непосредственными функциями;
- отметит, какой период посвящают перерывам, обедам, телефонным разговорам.
Если вдруг вы мечтаете о том, чтобы купить время, чтобы кто-то вам его продал, чтобы добавить 25-ый час в сутки, стать эффективнее и больше отдыхать, вспомните о том, как его сохранить. То время, что уже есть в вашем распоряжении.