Как решить проблему опозданий?

Есть ли оправдания регулярным задержкам на работу? В трудовом законодательстве такие не отмечены. Работодатель, конечно, примет во внимание объяснительную записку с уважительными причинами. Простятся и пара-тройка опозданий на 10-15 минут, и лёгкое “извините, задержался”. Но более частые будут рассматриваться как серьезное нарушение дисциплины, что ведут к срывам рабочих планов и материальным потерям. Положение с опозданиями сложное, но не критичное. Поговорим, что делать: мотивировать сотрудника, оштрафовать, уволить, создать новые стимулы быть пунктуальным.

Как бороться с опозданиями сотрудников?

Открывают дверь в рабочем кабинете с точностью до минуты лишь треть работников. Остальные традиционно опаздывают на незначительные 5-10 минут. После которых задержки на 15-20 минут тоже начинают казаться небольшими. Пока отвлеченную категорию времени не перевести в материальный эквивалент. Вот тогда становится ясно, насколько страшна непунктуальность.

Вводить тотальный контроль за своевременным приходом или найти другие методы борьбы с неисполнительностью, компании выбирают по своему усмотрению. Эффективны штрафы. Или наказание группы работников за опоздание одного человека. Правда, и они могут довести человека “до ручки”, заставить уволиться. А если специалист ценный, жалко терять. Соблюсти правила трудового законодательства, дисциплину и привлечь коллегу по собственному желанию приходить в офис своевременно можно более лояльными способами:

кофе и завтраки за счет компании для “жаворонков” за полчаса до работы;
утренние совещания за 15-30 минут до начала дня;
индивидуальное расписание для особенно важных работников; оно станет хорошим стимулом и для новичков быстрее профессионально влиться в коллектив, также получить возможность работать в удобные часы;
скользящее время начала дня — с 8, 9 часов и до 10, с соответствующим его завершением.

Есть руководители, кто не требует присутствия в офисе “от звонка и до звонка”, дает больше самостоятельности. Но в таком случае требуют результат, срыва проектов прощать уже не станут.

Способы контроля персонала

Даже самый мягкий в управлении руководитель понимает, что без контроля персонал расслабится, бизнес-процессы обратятся вспять. Ни о каких достижениях уже не придется говорить. Мало кто из подчиненных, будем честны, обладает высокой мотивацией к труду.
По статистике, пока вы отпускаете на самотек деятельность персонала, его работоспособность падает на 40-50%. Поэтому только постоянная проверка. Другой вопрос: отслеживать конечные итоги или все этапы задачи. Методы – на усмотрение начальника.

Идеальным решением представляется комплексный подход:

поставить турникеты, биометрические терминалы, системы СКУД – отлично справятся с фиксацией трудового времени, перерывов, задержек;
ввести в практику KPI, ключевые показатели эффективности, разработать нормативы для конкретных операций, действий, услуг, которые работник должен достичь;
внедрить тайного покупателя или поручить отдельному человеку постоянно или раз от разу наблюдать за действиями коллег;
проводить регулярные планерки, совещания; чтобы держать коллектив в курсе процесса выполнения задач, а руководителю понимать, насколько подчиненные справляются с ними, соблюдают сроки;
установить автоматические системы контроля и учета рабочего времени.

Автоматический учёт прихода и ухода сотрудников

Автоматизированный способ проконтролировать пунктуальность коллег действенный, наглядный и объективный. Все по-честному, без обид – система фиксирует минуты прихода и ухода в офис. Программы различаются нюансами – принципами работы, функциональностью:

турникеты – давно привычные установки на проходных в компаниях, часть системы безопасности и учетчики времени, показывают рабочие часы;
биометрические терминалы выбирают за их надежность. Это похоже на игру: приложил сотрудник палец, “предъявил” радужку глаза, форму лица, система считывает уникальные параметры, сверяет с базой данных, выводит на монитор фотографию работника, имя-фамилию, время фиксации. Такие идентификаторы никому не передашь,подделать себя не получится. Но и компьютер не всегда верно считывает данные, стоит лишь неправильно приложить палец к сенсору или чуть испачкать его и т.п.;
видеокамеры на входе, в кабинетах записывают все передвижения, действия, общение с коллегами, затягивание перерывов. Картинку можно проследить по сервису онлайн, но чтобы получить информацию по конкретному человеку за определенный период, месяц, неделю, придется потратить значительное время, да и без техподдержки тоже не обойтись;
контроль и управления доступом с функцией учета рабочего времени по бесконтактным картам, систему СКУД, устанавливают на предприятиях с большим количеством помещений и ограниченным доступом в них; в компаниях, работающих с секретными данными, в банках СКУД незаменимы, но требуют дополнительные терминалы;
компьютерные программы отмечают старт рабочего дня с момента включения ПК, движения мышки, мы говорим сейчас о ПП CrocoTime, которая зафиксирует и “распишет” режим дня.

Фотография рабочего дня

Продуктивно работать, начинать день без задержек, длительных настроев за чаем стимулирует фотография рабочего дня (ФРД). Вы понимаете, что речь идет не о привычном фото. Это действенный инструмент в получении и анализе данных по занятости персонала.

Фотография рабочего дня позволяет изучить, как сотрудники распределяют время, измерить, задокументировать абсолютно все операции рабочего дня:

сколько часов/минут специалист тратит на конкретный вид задач;
как много времени разные работники посвящают одинаковым заданиям;
установить нормы выполнения проектов, выяснить причины их срыва;
за счет полученной информации можно увеличить производительность труда;
понять какие бизнес-процессы упростить, исключить, передать в другие подразделения.

Этот метод наблюдений подходит для анализа деятельности представителей многих профессий: менеджеров и сварщиков, бухгалтеров и IT-разработчиков, продавцов и инженеров.

Самофотография рабочего времени

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания выделяют несколько видов ФРД: индивидуальная, групповая, комплексная и самофотография. В последнем варианте сотрудник самостоятельно замеряет время всех рабочих алгоритмов. Это требует высокой личной ответственности за качество труда и его анализ.

Методика самостоятельной фиксации необходима не столько работодателю, сколько служащему для понимания: нельзя все неудачи и срывы сваливать на какого-нибудь коллегу, на внешние обстоятельства. Нужна, чтобы разобраться с внутренними мотивами нецелесообразного распределения сил. И как в соответствии с этим исправить поведение в работе. Алгоритм самофотографии такой:

служащий заводит таблицу, наблюдательный лист или дневник СРВ;
для анализа деятельности за несколько смен составляет соответствующее количество листов;
записывает в отчеты данные о времени, потраченном на конкретные задачи, на основе полученной информации сравнивает показатели эффективности.

Таким образом составляется карта за отдельную смену, за календарный месяц – период заранее определяет менеджер. По этой карте наглядно видно,на что конкретно рабочий тратит часы, как распределяет свои возможности, заставляет пересмотреть моменты, на которые уходит неоправданно большой потенциал, и дальше перестроиться на большую продуктивность. Главное “но” – КПД снижается из-за временных трат на самоанализ своих дел.

Повышение продуктивности персонала

Следить за каждым сотрудником, кто во сколько появился, назначать для этого отдельно нанятого человека – нецелесообразно экономически и с моральной точки зрения. Когда есть возможность ввести в повседневную практику автоматизированный способ контроля.
Система CrocoTime подходит для поддержки дисциплины в компании и для оценки эффективности. Иногда не столь важна пунктуальность, сколько быстрый творческий подход в выполнении проекта. Бывает, один сотрудник за два часа сделает то, на что у другого уйдет в три раза больше времени. Такую эффективность отслеживает и фиксирует программа учета CrocoTime.
При интеграции ПО с кадровыми системами автоматически формирует табели, доступ к которым открывается в один клик. Детальная информация о переработках или “сливании” времени, о личном вкладе отражается на заработной плате, она увеличивается или снижается в зависимости от достижений работников. Кроме того, CrocoTime помогает:

мониторить ход проектов и отметить, на каком из этапов больше всего теряется времени, насколько такие затраты обоснованы;
определить сайты, программы, которыми рекомендовано пользоваться, автоматически занесет в отвлечения посещения соцсетей, развлекательные порталы, занесет в отчеты;
раскрыть псевдоактивных сотрудников, кто только делает вид и говорит, как много он выполняет. На деле – один пшик. Система проанализирует лепту каждого участника коллектива;
распределить нагрузку по проектам в соответствии с опытом, профессиональными навыками.

ПП CrocoTime установили более тысячи предприятий России. Опросы клиентов показали, эффективность труда возрастает минимум на 30%. Ну кому хочется быть официально-документально зарегистрированным отстающим, слабым звеном в успешном коллективе. Хочешь – не хочешь, но придется соответствовать миссии компании – развиваться.