Учет рабочего времени – обязательное требование надзорных органов к любой российской организации. Вести его можно вручную или автоматически. Какой вариант проще, эффективнее и экономнее? Сравним способы и обозначим плюсы и минусы каждого из них.
Автоматическое или ручное ведение учета рабочего времени?
Трудовой кодекс России предписывает каждому работодателю вести учет рабочего времени. Но как именно это делать – не регламентирует. Есть 2 рекомендованные формы Т-12 и Т-13, но любая организация имеет право разработать свой собственный бланк табеля и выбрать вариант ведения учета рабочего времени.
Бланк учета рабочего времени
Простейший вариант учета рабочего времени – бумажные бланки, где указывается весь штатный состав специалистов, отмечаются явки на рабочее место в будни и выходные/праздники при производственной необходимости, командировки и повышение квалификации, отпуска, в том числе учебные, оплачиваемые и неоплачиваемые больничные. Все данные заносятся в специальные графы, при указании явки на работу отмечается количество отработанных часов, которое затем суммируется вручную за определенный период.
Заполняют бланки, как правило, руководители отделов или подразделений, чтобы затем сдать данные о подчиненных в отдел кадров. Бывает, что обязанность ложится полностью на кадровика, если компания небольшая и отследить всех специалистов под силу одному человеку. Или для ведения табелей выделяют или дополнительно нанимают отдельного сотрудника, если численность штата большая.
Как вариант, можно использовать электронные таблицы, которые хоть немного, но облегчают труд ответственного за ведение табелей сотрудника. Электронные таблицы позволяют автоматически подсчитывать итоговое количество рабочих часов, но вносить данные все же приходится вручную.
Табель учета рабочего времени
Тратить ценные человеческие ресурсы на банальное заполнение табелей – не самое эффективное решение. Поэтому компании все чаще отдают эту рутинную, но обязательную задачу автоматическим системам, которые могут формировать табели учета рабочего времени самостоятельно на основе данных мониторинга.
Например, решение CrocoTime, разработанное российским вендором ПО для повышения эффективности компаний различных сфер бизнеса, отслеживает:
-
время начала и окончания рабочего дня каждого специалиста. Система автоматически запускается при включении персонального компьютера сотрудника – это время считается отправной точкой в ежедневном учете рабочего времени. Выключение ПК означает завершение рабочего дня;
-
количество и длительность перерывов и простои. Система ориентируется на активность клавиатуры и компьютерной мышки и считает время работы с активными окнами и вкладками. Если в течение 5 минут отклика от периферийных устройств нет, время не засчитывается рабочим;
-
некомпьютерную занятость. Система объективно учитывает время, проведенное без ПК, но за рабочими задачами. Совещания и планерки, встречи и созвоны с клиентами отражаются в структуре рабочего дня за счет интеграций с корпоративными календарями, IP-телефонией и другими системами компании.
Агенты системы работают вместе с персоналом, не отвлекая от выполнения рабочих задач, не заставляя проставлять рабочие часы или включать трекеры. Подробная информация о занятости специалистов становятся основанием для формирования табеля. В CrocoTime можно гибко настроить график работы для каждого отдела или даже сотрудника. Вносить информацию об отсутствии по болезни или уважительной причине, запланированных отпусках можно вручную или получать эти данные из кадровых систем автоматически, настроив интеграцию.
CrocoTime может показывать итоговый табель в двух видах: с суммой часов, отработанных в рамках трудового дня, или с указанием конкретного времени прибытия и ухода из офиса.
Плюсы и минусы ручного и автоматического учета рабочего времени
Точное отслеживание рабочего времени помогает бизнесу экономить финансы, повышать производительность персонала, выявлять «узкие места» внутренних процессов и выяснять, кто из команды самый продуктивный. Делать это вручную или прибегать к помощи специализированных систем – самостоятельный выбор каждой компании, у каждого варианта есть свои плюсы и минусы.
Плюсы и минусы ручного ведения
Начнем с главного: ручной учет рабочего времени не является плохим или неправильным. Этот способ и сейчас используют многие организации. Чем ведение табелей вручную привлекает:
-
комфорт. Бумажные табели привычны для многих. Кадровики знают регламенты работы с табелями, не нужно изучать что-то новое;
-
минимальные финансовые вложения. Унифицированные формы есть в открытом доступе в Сети, их можно скачать и сразу же начать использовать.
К минусам ручного учета рабочего времени относят:
-
риск ошибок «человеческого фактора». Люди есть люди, и они делают ошибки. Это может приводить к несправедливым начислениям заработной платы. А также недочеты подвергают компанию риску штрафов со стороны контролирующих органов и необходимости тратить много времени на исправление этих ошибок;
-
большие трудозатраты со стороны ответственных и руководителей. Заполнение табелей отнимает массу времени, особенно, если штат компании насчитывает сотни человек. Руководители тоже вынуждены тратить свое время на утверждение табелей вместо того, чтобы заниматься стратегически важными задачами;
-
возможность предоставления недостоверной информации. Личные взаимоотношения накладывают отпечаток на достоверность данных. Если подчиненный в дружеских отношениях с начальником отдела, последний может поставить в графе присутствия полный рабочий день, когда сотрудник, например, опоздал. Таких ситуаций может возникнуть масса;
-
отсутствие детального учета рабочего времени сотрудников. Бумажные табели не дают возможности точно учитывать занятость персонала. «Восьмерка» в нужной графе не гарантирует, что специалист все 8 часов провел продуктивно. Это приводит к лишним тратам ФОТ;
-
невозможность применения при дистанционном сотрудничестве. Классический подход не позволяет видеть, сколько времени в действительности отработал специалист на удаленке. Бумажные табели при таком формате взаимодействия заполняются наугад. Дистанционка отчасти полюбилась персоналу отечественных компаний, а сейчас руководители, глядя на развитие пандемических событий, снова возвращают удаленку. Недостаток в связи с этим становится существенным.
Плюсы и минусы автоматического ведения учета рабочего времени
Современные компании, нацеленные на достижение результатов и рост доходов, уже давно не ведут учет рабочего времени «для галочки». Целью становится не только нивелирование рисков получения штрафов от трудовой инспекции и других регуляторов. Точный учет рабочего времени несет пользу для сотрудников, руководителей и бизнеса в целом, помогая:
-
контролировать сверхурочную работу;
-
вести учет оплачиваемого времени;
-
анализировать финансовые результаты проектов;
-
улучшить управление ресурсами;
-
повышать качество оценки задач и т.д.
К плюсам автоматического учета рабочего времени относят:
-
исключительную точность. Автоматизированные инструменты отслеживания рабочего времени ведут учет с точностью до минуты. Например, CrocoTime покажет, когда и как долго сотрудники проводили время в социальных сетях в течение рабочего дня. Таким образом, можно с большей легкостью выявить всех «пожирателей времени», а затем соответствующим образом скорректировать внутренние процессы компании и поведение персонала;
-
удобство. Системы учета рабочего времени работают полностью самостоятельно, не отвлекают руководителя до тех пор, пока не будут зафиксированы отклонения от установленных регламентов. На выходе управленцы получают готовый табель, основанный на реальных данных;
-
универсальность вне зависимости от штата и формы сотрудничества. Для программных инструментов не имеет значения, сколько сотрудников в штате компании, они одинаково эффективно мониторят занятость и формируют табели для 10, 100, 1000, 10 000 сотрудников, которые могут находиться в офисе или на удаленке;
-
исключение ошибок и занесения ложной информации. Автоматические табели формируются на основании объективных данных мониторинга. Участие человека исключается полностью, а значит, риск ошибок сводится к нулю.
Существенный бонус – повышение ответственности персонала. Что может лучше побудить сотрудника не отвлекаться и придерживаться графика, чем тот факт, что у руководителя есть возможность просмотреть, чем он занимался за своим персональным компьютером на работе, какие веб-сайты и приложения использовал? Конечно, тщательный мониторинг — не единственная и не лучшая мера для мотивации команды, и он не будет работать должным образом без позитивной культуры на рабочем месте, справедливого вознаграждения и других льгот для сотрудников. Тем не менее, благодаря подробной статистике системы учета рабочего времени могут обеспечить дополнительное повышение контроля производительности.
Минусов у автоматического ведения учета рабочего времени немного:
-
возможность саботажа при внедрении автоматической системы. Автоматический учет рабочего времени зачастую на первых порах вызывает отторжение коллектива. Команда должна понимать все плюсы использования инструмента, объяснить их – задача руководителя. В конечном итоге для сотрудников, которые отдаются работе в полной мере, бояться нечего;
-
необходимость платить за программу. По сравнению с доступными формами табелей внедрение программных инструментов учета рабочего времени однозначно требует финансовых средств.
Чтобы руководство компании могло оценить соотношение затрат и преимуществ CrocoTime предлагает бесплатную версию, использовать которую можно в течение 2 недель. Присоединяйтесь к числу компаний, которые не тратят время на составление бумажных табелей, а получают все возможности для экономии от автоматического учета рабочего времени.