Автоматизация учета рабочего времени — ключ к прибыльному бизнесу. Организации по всему миру стремятся повысить эффективность управления рабочим временем и производительностью сотрудников. Что такое автоматизированный учет рабочего времени, какие программы помогут держать под контролем график работы и занятость сотрудников, как сократить издержки на заполнение табелей учета рабочего времени – рассказываем в этой статье.
Почти любое решение для бухгалтерского учета или управления финансами обладает базовыми инструментами сбора данных о расходовании рабочего времени, но большинству неспециализированных решений не хватает более мощных инструментов, которые обеспечивают реальную видимость занятости специалистов.
По правде говоря, оборудование и деньги — не единственные вещи, которые могут украсть в бизнесе. Время – пожалуй, один из самых ценных ресурсов – тоже можно украсть. Согласно опросу, проведенному сервисом «Зарплата.ру», почти каждый второй сотрудник не может сосредоточиться на работе в рабочее время, по сути – тратит часы, которые оплачивает работодатель, впустую. Личные переписки в мессенджерах, интересные видео, новости в Сети, бесцельный серфинг по просторам Интернета – причин, чтобы не работать много. Выход один – фиксировать занятость и оценивать результаты работы, чтобы увидеть наглядно, куда уходит драгоценное время.
Что такое система учета рабочего времени (СУРВ)?
СУРВ – система учета рабочего времени – это инструмент, который фиксирует время, затраченное на выполнение поставленных задач, и используют для автоматизации расчета заработной платы или выставления счетов клиентам. Такие системы также могут предоставить информацию о конкретных операциях, например, какие задачи отнимают больше всего времени у сотрудников и, соответственно, стоят больше всего денег, позволяя планировать бюджеты проектов.
Какие возможности и функционал есть в СУРВ?
Система учета рабочего времени – выгодная инвестиция для любого бизнеса, поскольку обладает широкими возможностями и функционалом, который позволяет полностью контролировать бизнес-процессы компании и видеть занятость каждого сотрудника персонально.
Отслеживание времени работы и посещаемости
Учет времени синхронизирует рабочие процессы компании. Программное обеспечение для отслеживания рабочего времени сотрудников помогает управлять расписанием специалистов, как офисными, так и удаленными. СУРВ идеально подходит для ведения точного учета рабочего времени и посещаемости сотрудников, обеспечивая при этом гибкость для распределенной команды. Удаленные сотрудники в разных частях мира могут работать по своему графику, не забывая при этом о своем времени.
Контроль хода работы
Системы мониторинга рабочего времени сотрудников позволяют точно оценить время, затраченное на работу над проектами. Это позволяет видеть, кто, когда и как долго выполнял конкретную задачу/проект.
Упрощение процесса начисления заработной платы
Расчет заработной платы на основе мониторинга рабочего времени помогает обеспечить бесперебойную работу бизнеса. Тайм-трекинг позволяет точно отслеживать время, чтобы начисление заработной платы было правильным и справедливым. Здесь нет права на ошибку, поскольку отчеты системы учета рабочего времени сотрудников генерируются в автоматически. Как вариант, это может быть простым и надежным способом выставления счетов клиентам.
Повышение производительности сотрудников
Системы учета рабочего времени сотрудников – отличный инструмент для повышения производительности и эффективности работы команды. Мониторинг показывает, когда специалисты продуктивны, активны или простаивают, а также когда они заняты работой на компьютере, а когда выполняют свои обязанности, не используя ПК.
Экономия бюджета компании
Программное обеспечение для отслеживания времени предоставляет аналитику, чтобы показать, работают ли сотрудники в оплачиваемые часы или нет. Это помогает грамотно распределять фонд оплаты труда, сокращать издержки за счет оптимизации бизнес-процессов.
Избавление от рутинных задач
СУРВ заменяет бумажные табели учета рабочего времени, что экономит время. Автоматизированный процесс избавляет специалистов от рутинного составления трудоемких отчетов, что позволяет направить энергию сотрудников на выполнение более важных, творческих задач.
Мотивация сотрудников
Сотрудники, которые понимают, что их рабочее время мониторит система, как правило, более усердны в своей работе и сосредоточены на продуктивности, чтобы в итоге отчет об их деятельности показал положительные результаты.
Преимущества и недостатки СУРВ и СКУД
Самые распространенные инструменты автоматизированного учета рабочего времени – системы учета рабочего времени (СУРВ) и системы контроля и управления доступом (СКУД).
Главное их преимущество – это работа без участия человека, которая гарантирует независимость итоговой оценки продуктивности. СУРВ устанавливаются на ПК сотрудников, СКУД – на входные группы компаний и/или внутренние двери офисов. Обе системы дают возможность точного учета рамок рабочего дня – до минуты и секунды отмечают прибытие сотрудника на рабочее место и его уход, автоматически высчитывают общее количество отработанных часов за рабочий день.
Однако СКУД дает более общую информацию, детализация возможно только с применением внутренних кодов доступа в помещения, и то будет фиксироваться только факт нахождения в том или ином кабинете/складе/лаборатории. Чем конкретно занимался там сотрудник – остается за рамками возможностей СКУД.
Система учета рабочего времени в этом плане более функциональная. Она позволяет учитывать каждую минуту рабочего времени, детализируя задачи, сроки их выполнения, простои, отвлечения и т.д.
Основной недостаток – это восприятие внедрения автоматизированных инструментов учета рабочего времени коллективом. Сотрудники могут саботировать нововведения. Но это происходит исключительно от недоинформированности персонала, когда руководство не объясняет, в чем преимущества использования автоматизированных систем, что получат в результате сами сотрудники. Нивелируется этот недостаток детальной проработкой возражений и ответом на все вопросы, которые возникают или даже только могут возникнуть при известии, что в компании отныне будут точно отслеживать рабочие часы.
Автоматизированный учет рабочего времени
Автоматизированный учет рабочего времени – универсальный инструмент для контроля дисциплины и непосредственной занятости сотрудников. Например, программа CrocoTime для мониторинга трудовой деятельности специалистов полностью воссоздает рабочий день компании, отражая работу каждого сотрудника.
Контроль трудовой дисциплины
Система CrocoTime работает параллельно с сотрудниками. Включается и отключается автоматически вместе с ПК, таким образом отмечает, во сколько специалист приступил к работе, в какое время закончил свой рабочий день.
Мониторинг занятости в течение рабочего дня
Программа отмечает все действия и бездействия сотрудников в течение оговоренного в трудовом контракте времени. Если от клавиатуры или мыши не поступает сигнала в течение 5 минут, система фиксирует простой. Это не касается того времени, которое специалист проводит на запланированных встречах с клиентами и совещаниях с коллегами – интеграция с корпоративными календарями позволяет формировать объективную картину занятости. Звонки по рабочим вопросам тоже учитываются продуктивным временем за счет интеграции с IP-телефонией. В итоге по каждому сотруднику формируется «фотография рабочего дня», которая детально показывает, чем именно и когда занимался работник.
Учет отвлечений
То, что поглощает время сотрудников и не приносит пользы бизнесу, находит отражение в статистике, которую собирает система. В настройках можно установить сайты, приложения и программы, которые будут считаться отвлечениями. Как только сотрудник начинает использовать подобные ресурсы, система засчитывает время непродуктивным. Важно отметить, что настройки можно проводить точечно – для отделов или конкретных сотрудников – с учетом специфики профессиональных обязанностей. При этом система мониторинга не вторгается в личное пространство: фиксируются только заголовки открытых окон, без непосредственного содержания. Это помогает повысить лояльность коллектива к внедрению СУРВ.
Точное распределение нагрузки среди специалистов
Система формирует диаграмму активности, где отражается время максимальной и минимальной нагрузки специалистов. Это помогает равномерно распределять обязанности, предотвращая перезагрузку отдельных работников и, как следствие, профессиональное выгорание.
Прогнозирование расходов
Встроенная функция тайм-трекинга помогает определить, сколько времени над конкретными задачами работают специалисты. В итоге можно спрогнозировать, какие временные и финансовые затраты нужны для реализации проекта. Кроме того, такая статистика показывает, кто из сотрудников приложил больше усилий в проектной работе, чтобы справедливо распределить вознаграждения между участниками проекта.
Анализ бизнес-процессов
Отчетность системы дает возможность проанализировать бизнес-процессы компании, увидеть «узкие места», которые становятся причиной ошибок, задержек в работе, горящих дедлайнов. Это позволяет оптимизировать работу компании в целом.
Автоматические табели учета рабочего времени
На основе собранной статистики система автоматически формирует табели учета рабочего времени. Причем в программе можно закладывать индивидуальные и коллективные графики, праздничные дни, вносить отпуска, больничные, отгулы. Это снимает часть нагрузки с кадрового отдела или бухгалтерии и помогает быстро начислять заработную плату, опираясь только на достоверные данные.
Мотивация персонала
В CrocoTime статистика может быть доступна не только руководителю, но и самим специалистам, которые подвергаются мониторингу. Для этого есть соответствующие настройки. Так сотрудники могут самостоятельно отслеживать свои результаты и влиять на собственную продуктивно и размер заработка.
Экономия времени на отчетности
Агенты системы работают на ПК сотрудников незаметно, не отвлекая от непосредственных задач, а руководитель получает объективную статистику и сообщения о нарушениях в критических случаях. Это позволяет каждому сосредоточиться на своих обязанностях: управленцу – на стратегически важном планировании и развитии бизнеса, персоналу – на своих целях и задачах.
Автоматизированный учет рабочего времени с помощью системы CrocoTime – это простой, современный и выгодный со всех точек зрения процесс. Одна система решает массу задач по управлению персоналом и его продуктивностью. Оценить возможности CrocoTime можно бесплатно.