Прежде, чем мы перейдем к практическим советам и примерам, давайте разберемся, в какой момент руководство компании должно задуматься о необходимости оптимизации бизнес процессов:
- активный рост компании, увеличение штата;
- текучесть кадров;
- регулярные срывы сроков сдачи проектов;
- снижение показателей эффективности предприятия и персонала.
Методов для стабилизации ситуации несколько, выбор определенного зависит от конкретной задачи, которую надо решить.
Меняем местами этапы. Известный в России бизнес-тренер описал в своей книге вот такой пример: банк, кредитный отдел, специалист оформляет документы, и только когда пакет готов на 90%, направляется запрос в службу безопасности. И если СБ не одобрит кандидатуру, 90% работы — потраченные впустую человеко-часы. А ведь можно сначала проверять благонадежность заемщика, а потом заниматься оформлением. Поэтому распишите свои процессы по шагам и посмотрите, насколько логична последовательность.
Исключаем лишние шаги. Каждый процесс состоит из последовательности шагов, возможно какой-то из них перестал быть актуальным и работает в минус. Например, этапы поиска специалиста:
- отбор анкет,
- собеседование по скайпу/телефону,
- личная встреча с HR-ом,
- контрольная встреча с директором,
- оформление документов.
Путь можно сократить, если:
- при собеседовании по скайпу предложить к решению кейс и на основе его результатов приглашать к директору, минуя HRа,
- объединить встречу с хедхантером и директором.
Дробим процесс на операции. Все знают Адама Смита и его исследования про разделение труда. По сути он описал дробление на операции: 17 век, Англия, ремесленник держит мастерскую, где подмастерья производят булавки. Один мастер — одна булавка. Кризис, платить специалистам было нечем, пришлось с ними распрощаться. Тогда и созрела идея нанять на работу тех, кто не умеет делать булавки, но сможет научиться делать определенные составные части. Это помогло увеличить производство и сократить расходы.
Объединение операций. Пример: в автосалоне над автомобилем могут работать сразу несколько специалистов: электрик, кузовщик и т.д. Подумайте, какие операции можно объединить в вашем случае.
Выносим операции за рамки процесса. Представьте, если бы продавцы крупных сетевых магазинов по продаже бытовой техники занимались оформлением заявок на кредиты для покупки товара, у них не хватало бы времени на обслуживание. Поэтому сейчас во всех гипермаркетах техники услуга кредитования выведена за рамки, ее предлагают отдельные специалисты.
Автоматизируем процессы. Здесь все более чем понятно. Автоматизируйте: документооборот, линию упаковки, в общем все, что сможет ускорить процессы и повысить эффективность.
Управляем временем. Это важно на всех этапах. Тайм-менеджмент, по сути, учет, распределение и планирование времени. Если учесть, что XXI век — это век дедлайнов, то научиться все успевать за 40 часов в неделю — необходимый навык. Чтобы им овладеть, надо:
- планировать,
- ставить реальные цели,
- уметь расставлять приоритеты,
- фокусироваться на главном,
- анализировать результаты.
Для организации тайм-менеджмента в маленькой компании подойдут простые инструменты: онлайн-планировщики, календари. Если мы говорим о крупной компании, стоит доверить работу IT-решениям, которые значительно облегчат и ускорят процесс. Например, CrocoTime. Эта система учета рабочего времени обладает рядом уникальных функций, которые позволяют:
- вести личные планы и открывает возможность распределить задачи на подзадачи и делегировать их разным сотрудникам с возможностью постоянного мониторинга процесса выполнения;
- гибкость системы позволяет раскладывать задачи по часам, суткам, неделям и месяцам. С возможностью контроля ситуации. Так можно второстепенное и неважное запланировать на конец года, а в случае необходимости переиграть план. При этом ПП покажет, кто из персонала отвлекался, используя непрофильные программы, сайты;
- понятные отчеты системы покажут, за какой срок и за счет каких усилий компания достигла поставленных целей, что поможет в будущем ставить перед командой реальные цели.
CrocoTime — продукт, который направлен на честный и лояльный мониторинг с возможностью сиюминутной реакции на ошибки в рабочих процессах.