Бизнес оптимизация: практические советы

Прежде, чем мы перейдем к практическим советам и примерам, давайте разберемся, в какой момент руководство компании должно задуматься о необходимости оптимизации бизнес процессов:

  • активный рост компании, увеличение штата;
  • текучесть кадров;
  • регулярные срывы сроков сдачи проектов;
  • снижение показателей эффективности предприятия и персонала.

Методов для стабилизации ситуации несколько, выбор определенного зависит от конкретной задачи, которую надо решить.

Меняем местами этапы. Известный в России бизнес-тренер описал в своей книге вот такой пример: банк, кредитный отдел, специалист оформляет документы, и только когда пакет готов на 90%, направляется запрос в службу безопасности. И если СБ не одобрит кандидатуру, 90% работы — потраченные впустую человеко-часы. А ведь можно сначала проверять благонадежность заемщика, а потом заниматься оформлением. Поэтому распишите свои процессы по шагам и посмотрите, насколько логична последовательность.

Исключаем лишние шаги. Каждый процесс состоит из последовательности шагов, возможно какой-то из них перестал быть актуальным и работает в минус. Например, этапы поиска специалиста:

  • отбор анкет,
  • собеседование по скайпу/телефону,
  • личная встреча с HR-ом,
  • контрольная встреча с директором,
  • оформление документов.

Путь можно сократить, если:

  • при собеседовании по скайпу предложить к решению кейс и на основе его результатов приглашать к директору, минуя HRа,
  • объединить встречу с хедхантером и директором.

Дробим процесс на операции. Все знают Адама Смита и его исследования про разделение труда. По сути он описал дробление на операции: 17 век, Англия, ремесленник держит мастерскую, где подмастерья производят булавки. Один мастер — одна булавка. Кризис, платить специалистам было нечем, пришлось с ними распрощаться. Тогда и созрела идея нанять на работу тех, кто не умеет делать булавки, но сможет научиться делать определенные составные части. Это помогло увеличить производство и сократить расходы.

Объединение операций. Пример: в автосалоне над автомобилем могут работать сразу несколько специалистов: электрик, кузовщик и т.д. Подумайте, какие операции можно объединить в вашем случае.

Выносим операции за рамки процесса. Представьте, если бы продавцы крупных сетевых магазинов по продаже бытовой техники занимались оформлением заявок на кредиты для покупки товара, у них не хватало бы времени на обслуживание. Поэтому сейчас во всех гипермаркетах техники услуга кредитования выведена за рамки, ее предлагают отдельные специалисты.

Автоматизируем процессы. Здесь все более чем понятно. Автоматизируйте: документооборот, линию упаковки, в общем все, что сможет ускорить процессы и повысить эффективность.

Управляем временем. Это важно на всех этапах. Тайм-менеджмент, по сути, учет, распределение и планирование времени. Если учесть, что XXI век — это век дедлайнов, то научиться все успевать за 40 часов в неделю — необходимый навык. Чтобы им овладеть, надо:

  • планировать,
  • ставить реальные цели,
  • уметь расставлять приоритеты,
  • фокусироваться на главном,
  • анализировать результаты.

Для организации тайм-менеджмента в маленькой компании подойдут простые инструменты: онлайн-планировщики, календари. Если мы говорим о крупной компании, стоит доверить работу IT-решениям, которые значительно облегчат и ускорят процесс. Например, CrocoTime. Эта система учета рабочего времени обладает рядом уникальных функций, которые позволяют:

  • вести личные планы и открывает возможность распределить задачи на подзадачи и делегировать их разным сотрудникам с возможностью постоянного мониторинга процесса выполнения;
  • гибкость системы позволяет раскладывать задачи по часам, суткам, неделям и месяцам. С возможностью контроля ситуации. Так можно второстепенное и неважное запланировать на конец года, а в случае необходимости переиграть план. При этом ПП покажет, кто из персонала отвлекался, используя непрофильные программы, сайты;
  • понятные отчеты системы покажут, за какой срок и за счет каких усилий компания достигла поставленных целей, что поможет в будущем ставить перед командой реальные цели.

CrocoTime — продукт, который направлен на честный и лояльный мониторинг с возможностью сиюминутной реакции на ошибки в рабочих процессах.

Оптимизируйте рабочее время и увеличьте прибыль компании прямо сейчас

Начать бесплатно