Если компания сокращает целую должность, выбирать между сотрудниками обычно не приходится. Сложнее ситуация, когда должность остается, но количество штатных единиц необходимо уменьшить: например, из пяти менеджеров нужно оставить трех.
Решение нельзя строить только на субъективной оценке руководителя. Работодатель должен определить, какие должности или штатные единицы исключаются, проверить запреты на увольнение, сравнить производительность и квалификацию сопоставимых работников. Эти требования закреплены в трудовом законодательстве — дальше разберём их по шагам.
Данные рабочего времени могут дополнить такую оценку. Они помогают увидеть загрузку, переработки, простои, распределение времени между задачами, и сделать выводы об эффективности работы каждого сотрудника.
С чего начать сокращение штата
Сначала важно понять, что именно меняется в структуре компании.
При сокращении штата из штатного расписания исключается сама должность. Например, компания полностью отказывается от позиции офис-менеджера.
Сокращение численности уменьшает количество работников по сохраняющейся должности. Именно во втором случае чаще возникает необходимость сравнивать сотрудников между собой.
До оценки сотрудников стоит зафиксировать:
- какие должности и штатные единицы сокращаются;
- сколько сотрудников должно остаться;
- какие функции сохраняются после изменения структуры;
- какие компетенции будут нужны для выполнения этой работы;
- за какой период будут сравниваться результаты сотрудников.
Это важно сделать до составления рейтинга. Иначе появляется риск сначала выбрать человека, а потом подбирать критерии, которые подтвердят уже принятое решение.
Сокращение должно быть реальным. Если должность формально убирают, а затем вводят почти такую же с тем же набором обязанностей, риск спора возрастает.
Группу сравнения нельзя собирать по принципу «все сотрудники отдела». Сопоставлять нужно работников, которые занимают одинаковые или действительно взаимозаменяемые должности. Если названия совпадают, а функции и квалификационные требования различаются, границы группы следует отдельно обосновать и проверить у юриста.
Критерии должны применяться одинаково ко всей группе. Нельзя после получения неудобного результата менять веса, период или набор показателей. Если данных не хватает, безопаснее провести дополнительную проверку, чем заполнять пробел мнением руководителя.
Шаг 1. Проверьте, кого нельзя уволить по сокращению
До сравнения производительности нужно проверить, нет ли сотрудников, для которых законодательство устанавливает специальные гарантии.
Преимущество при выборе (преимущественное право остаться на работе) и запрет на увольнение — разные правовые механизмы. Работника, которого нельзя уволить по сокращению, не включают в обычное сравнение наравне с остальными.
Статья 261 ТК РФ устанавливает специальные гарантии, в том числе для беременных женщин и ряда работников с семейными обязанностями. Перечень зависит от возраста детей, состава семьи и статуса кормильца. У нормы есть исключения для отдельных оснований увольнения, но сокращение штата к ним обычно не относится.
Проверьте также специальные гарантии по другим нормам, статус члена профсоюза и условия коллективного договора. Не полагайтесь только на сведения, которые случайно есть у руководителя: кадровая служба должна запросить и проверить подтверждающие документы в установленном порядке.
Шаг 2. Сравните производительность и квалификацию
По части первой статьи 179 ТК РФ преимущественное право остаться на работе получают сотрудники с более высокой производительностью труда и квалификацией.
При этом единой универсальной формулы для всех профессий нет, поэтому критерии нужно связать с конкретной должностью и закрепить до итогового выбора.
| Критерий | Что можно проверить | Что может исказить результат |
|---|---|---|
| Результат работы | Принятый объем работ, выполненный план, закрытые этапы проекта | Количество действий без проверки результата |
| Качество | Ошибки, возвраты, переделки, рекламации, соблюдение стандартов | Субъективная оценка «работает хорошо», скорость работы без учета качества |
| Сроки | Соблюдение согласованных сроков при сопоставимых задачах | Внешние задержки и согласования |
| Квалификация | Образование, допуски, подтвержденные навыки, опыт нужных работ | Общий стаж без связи с обязанностями |
| Контекст | Сложность задач, оборудование, загрузка, простои, распределение ролей | Сравнение разных условий как одинаковых |
Производительность оценивают за сопоставимый период и в сопоставимых условиях. Если один специалист получает сложные задачи, обучает новичков или зависит от задержек другого подразделения, простой рейтинг по количеству задач будет вводить в заблуждение.
Квалификация — не только диплом или стаж. Важны знания и навыки, которые нужны для сохраняющейся работы: право выполнять специальные операции, наличие обязательного допуска, владение оборудованием, подтвержденный уровень профессиональной подготовки.
Как составить оценку сотрудников при сокращении
Чтобы сравнение можно было проверить, по каждому сотруднику лучше собрать одинаковый набор данных.
Сотрудник: Иванов
Период сравнения: последние шесть месяцев
Результат: выполненный план, количество завершенных задач или другой показатель должности
Качество: ошибки, переделки, рекламации, повторные обращения
Сроки: доля задач, выполненных вовремя
Квалификация: необходимые навыки, допуски, образование, опыт выполнения сохраняющихся функций
Дополнительная нагрузка: наставничество, участие в проектах, выполнение функций отсутствующих коллег
Контекст: простои, зависимость от других подразделений, различия в сложности задач
Источник данных: CRM, таск-трекер, производственная система, документы об образовании, система учета рабочего времени и другие используемые компанией источники.
Шаг 3. Проверьте, кто имеет преимущество при равной производительности и квалификации
Если производительность и квалификация равны, действует часть вторая статьи 179 ТК РФ. Предпочтение отдается категориям, прямо названным в законе:
- семейным работникам с двумя или более иждивенцами;
- работникам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
- получившим у этого работодателя трудовое увечье или профессиональное заболевание;
- инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
- работникам, которые повышают квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы;
- родителю ребенка до 18 лет, если другой родитель проходит указанную в статье военную службу или заключил соответствующий контракт;
- работникам, возобновившим исполнение обязанностей по части девятой статьи 351.7 ТК РФ.
Последняя категория добавлена Федеральным законом от 25 апреля 2026 года № 108-ФЗ и действует с 1 сентября 2026 года. Коллективный договор может предусматривать и другие категории, но они получают преимущество только при равной производительности и квалификации.
Эти основания нельзя использовать как самостоятельную шкалу баллов до сравнения результата и квалификации.
Логика при выборе сотрудников последовательная: сначала профессиональные критерии, затем — установленные законом и коллективным договором преимущества при равенстве.
Шаг 4. Предложите другие вакансии
Увольнение по сокращению допустимо, если работника невозможно перевести с его письменного согласия на другую подходящую работу. По части третьей статьи 81 ТК РФ нужно предложить все подходящие вакансии в данной местности: как соответствующие квалификации, так и нижестоящие или нижеоплачиваемые, если работник может выполнять их по состоянию здоровья.
Вакансии предлагают в течение всего периода сокращения, когда они появляются. В другой местности их предлагают, если это предусмотрено коллективным договором, соглашением или трудовым договором.
Верховный Суд РФ в обзоре от 9 декабря 2020 года указал: если на одну вакансию претендуют несколько сокращаемых работников, произвольно выбрать одного нельзя. Вопрос решают с учетом статьи 179 ТК РФ. Поэтому список вакансий, даты предложений, ответы работников и основания выбора нужно документировать.
Как оформить решение о сокращении
Полезно создать комиссию, но само название комиссии не делает решение объективным. В протоколе должна быть видна вся логика выбора.
- 1.Зафиксируйте, какая должность или сколько штатных единиц сокращается, и утвердите новую структуру.
- 2.Определите сопоставимую группу работников и объясните, почему в нее включены именно эти должности.
- 3.До подведения итогов утвердите критерии производительности и квалификации, период сравнения и источники данных.
- 4.Отдельно проверьте запреты на увольнение, гарантии, статью 179 и коллективный договор.
- 5.Запишите факты по каждому критерию и приложите документы, из которых они получены.
- 6.Составьте и обновляйте перечень вакансий, фиксируйте предложения и письменные ответы работников.
- 7.Соблюдите уведомления и профсоюзную процедуру. По статье 180 ТК РФ работника предупреждают персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Для члена профсоюза учитывают мотивированное мнение по статье 373 ТК РФ.
Критерии должны применяться одинаково ко всей группе. Нельзя после получения неудобного результата менять веса, период или набор показателей. Если данных не хватает, безопаснее провести дополнительную проверку, чем заполнять пробел мнением руководителя.
Как использовать данные рабочего времени
Автоматический учет рабочего времени полезен на этапе подготовки и проверки фактов. Он помогает увидеть фактически отработанное время, динамику загрузки, время по задачам и проектам, повторяющиеся простои и используемые рабочие инструменты. Эти данные могут объяснить, почему одинаковый план дал разный результат.
У двух специалистов разное число закрытых задач. Отчет по времени показывает, что один регулярно получал длительные согласования и выполнял работу за коллегу. Это не доказывает более высокую квалификацию, но показывает, что исходный рейтинг нельзя принимать без проверки контекста. После проверки задач выясняется, что он фактически выполняет роль внутреннего эксперта.
Опасный подход — объявить более слабым сотрудника, который провел меньше времени за компьютером, чаще работал вне системы или использовал другой набор приложений. Компьютерная активность не равна производительности. Окончательный вывод должен опираться на результат, качество, квалификацию и сопоставимые условия.
Как использовать CrocoTime при сравнении сотрудников
Систему учета рабочего времени CrocoTime можно использовать как один из источников данных при анализе условий работы сотрудников.
Что именно можно проверить с помощью CrocoTime
Фактически отработанное время. Сколько времени сотрудник действительно работал за выбранный период и насколько фактическое время отличается от установленного графика.
Начало и окончание рабочего дня. Есть ли регулярные задержки после окончания рабочего дня или значительные отклонения от графика.
Динамику загрузки. Как менялась загрузка сотрудника по дням и неделям и были ли периоды, когда нагрузка существенно отличалась от обычной.
Использование программ и сайтов. Какие рабочие инструменты занимают основную часть времени и не появляются ли дополнительные виды работы, которые не учитываются в первоначальной оценке.
Время по проектам и задачам. Если компания использует тайм-трекинг, можно сравнить затраты времени на конкретные проекты и виды задач.
Дополнительную нагрузку. Данные могут показать, что рабочий день сотрудника регулярно дробится между несколькими направлениями.
Допустим, нужно сравнить двух специалистов одного подразделения. Первый выполняет в среднем 50 задач в месяц, второй — 35.
Если смотреть только на количество задач, первый сотрудник выглядит производительнее.
В CrocoTime руководитель видит, что рабочая нагрузка распределена по-разному. Второй специалист регулярно работает сразу в нескольких системах и заметную часть рабочего дня тратит на задачи другого проекта. По данным тайм-трекинга также видно, что на него приходится больше сложных проектов.
После этого руководитель проверяет задачи в рабочей системе и выясняет, что сотрудник дополнительно участвует в согласовании сложных случаев.
Это не означает, что второго сотрудника автоматически нужно оставить. Но первоначальный вывод уже нельзя считать достаточным.
Вывод
Выбор при сокращении строится не вокруг рейтинга занятости. Сначала определяют реальное изменение штата и сопоставимую группу, затем исключают случаи, где увольнение запрещено, сравнивают производительность и квалификацию, применяют преимущества при равенстве и предлагают вакансии. Данные рабочего времени помогают проверить условия работы и остаются одним из источников контекста.
Проверьте загрузку сотрудников перед принятием решения
Сопоставьте рабочее время, загрузку и трудозатраты с результатами сотрудников
