Многозадачность на работе: как переключение между задачами влияет на продуктивность
В современном мире работа с несколькими цифровыми инструментами стала нормой. Сотрудники одновременно используют CRM, почту, мессенджеры, таблицы, корпоративные системы и сервисы для совместной работы, а также активно внедряют ИИ-инструменты. Поэтому многозадачность сама по себе уже не выглядит чем-то необычным.
Проблема начинается тогда, когда рабочий день распадается на постоянные переключения. Сотрудник не успевает закончить одну задачу, отвлекается на сообщение или срочный запрос, а затем возвращается и снова восстанавливает контекст. Эта проблему усиливает сама цифровая среда. При этом самые надежные специалисты нередко получают все больше параллельных задач.
Поэтому современный подход к многозадачности — не считать количество открытых окон, а анализировать, где именно рабочий процесс становится слишком фрагментированным и мешает доводить задачи до результата.
Фрагментация рабочего дня — повторяющееся прерывание незавершенных задач, после которого сотруднику приходится восстанавливать контекст.
Как переключение между задачами влияет на продуктивность
Представим специалиста, которому нужно подготовить отчет, проверить данные в CRM и ответить на рабочие сообщения. Список задач одинаков, но день может быть устроен по-разному.
| Этап | Последовательный маршрут | Фрагментированный маршрут |
|---|---|---|
| Проверка данных | CRM, один рабочий блок | CRM, сообщение, почта, CRM, звонок |
| Расчеты | Excel, один рабочий блок | Excel, браузер, чат, Excel, CRM |
| Ответы | Почта одним согласованным блоком | Почта, таблица, чат, почта, таблица |
| Возврат к отчету | по короткой заметке о следующем шаге | несколько возвратов без записи места остановки |
Проблема не в том, сколько программ открыл сотрудник, а в том, что незавершенную задачу приходится постоянно откладывать и начинать снова с восстановления контекста. Особенно заметно это в работе, где нужно держать в голове расчеты, условия, аргументы или несколько связанных между собой данных.
Это подтверждают и исследования прерываний. В российском лабораторном эксперименте с участием 65 студентов сравнивали свободные и вынужденные переключения во время редактирования текста. Результаты показали, что возможность подготовиться к смене задачи помогала эффективнее справляться со сложными прерываниями и снижала когнитивную нагрузку.
Для рабочей среды это не означает, что сотрудникам нужно полностью отказаться от переключений. Практический вывод другой: если задача требует концентрации, полезно по возможности дать человеку закончить смысловой этап работы или хотя бы зафиксировать точку остановки перед переходом к следующей задаче.
Многозадачность на работе: какие виды бывают
Работа в режиме многозадачности может означать три разные ситуации.
Параллельное выполнение. Некоторые действия действительно можно совмещать — например, слушать запись встречи и сортировать несложные документы. Но если обе задачи требуют концентрации, они начинают конкурировать за внимание.
Плановое переключение. Специалист завершил проверку данных и перешел к письму клиенту. Контекст меняется, но незавершенного шага не остается. Здесь нет проблемы — предыдущая задача закончена, поэтому контекст не приходится восстанавливать.
Прерывание с возвратом. Сложнее, когда сотрудника отвлекают посреди работы: приходит сообщение, звонок или срочный запрос. После этого нужно заново вспомнить, что уже сделано и какой следующий шаг. В лабораторных исследованиях такие возвраты оценивали по задержке первого действия после возобновления и количеству ошибок. При этом единой нормы вроде «каждое переключение стоит 10 минут» исследования не дают.
Важно учитывать и специфику работы. Даже частые переходы могут быть естественной частью роли. Диспетчер, специалист поддержки или аккаунт-менеджер работает иначе, чем аналитик, разработчик или редактор.
Как понять, что сотрудники слишком часто переключаются между задачами
Ищите сочетание повторяющихся признаков на сопоставимых задачах и периодах.
| Что видно в данных | Что стоит проверить | Какой вывод делать нельзя |
|---|---|---|
| Одна задача разбита на множество коротких треков | внешние запросы, очередь согласований, правило срочности | сотрудник не умеет концентрироваться |
| Между этапами постоянно повторяется один и тот же набор систем | двойной ввод, поиск данных, неудобный маршрут операции | каждая смена программы является потерей |
| Рабочий день удлинился, а принятый результат не вырос | объем переделок, ожидание ответов, незапланированные запросы | дополнительные часы вызваны только многозадачностью |
| После прерываний растет число исправлений | точку остановки, сложность данных, изменение требований, качество постановки | причина ошибки точно находится в уведомлениях |
| Фрагментация видна у всей команды в одни часы | встречи, регламент ответов, пакет срочных обращений | проблема заключается в дисциплине отдельных людей |
Количество открытых окон само по себе ничего не говорит о количестве задач. Поэтому важнее смотреть не на число переключений между приложениями, а на структуру работы: как долго сотрудник остается в одной задаче, как часто к ней возвращается и где возникают повторяющиеся прерывания. Программы и сайты в этом случае дают дополнительный контекст, но не показывают всю картину. Часть работы проходит в разговорах, на встречах, с бумажными документами или вообще вне компьютера.
Все эти признаки можно проверять с помощью систем учета рабочего времени, такими как CrocoTime. Система показывает структуру рабочего дня, используемые программы и сайты, фактически отработанное время, а при использовании тайм-трекинга — последовательность работы по задачам и проектам.
По этим данным можно увидеть, как часто одна задача разбивается на короткие интервалы, сколько раз сотрудник к ней возвращается, какие программы используются между этапами работы и совпадают ли периоды частых переключений с удлинением рабочего дня.
Фотография рабочего дня помогает дополнить такую картину: она показывает рабочую активность в хронологическом порядке и позволяет увидеть, где день становится слишком фрагментированным. Если похожая структура повторяется у нескольких сотрудников или в одни и те же часы, это уже повод проверить не отдельного человека, а сам процесс — очередность задач, согласования, срочные запросы и правила коммуникации.
Соберите данные для анализа многозадачности
Сопоставьте структуру рабочего дня, задачи и рабочие инструменты с результатами и качеством работы
Как проверить влияние многозадачности на эффективность работы
Начните с одного понятного процесса: обработки заявок, подготовки отчетов, работы с документами, разработки или поддержки клиентов. Выберите период в несколько недель и соберите показатели, которые уже используются в компании:
- сколько задач сотрудники завершают;
- сколько времени проходит от постановки задачи до результата;
- сколько возникает ошибок, возвратов и переделок;
- соблюдаются ли сроки и SLA;
- появляются ли переработки;
- насколько равномерно распределена нагрузка внутри команды.
Эти данные обычно уже есть в CRM, таск-трекере, сервис-деске или другой рабочей системе.
Затем посмотрите, как устроен рабочий день сотрудников. Здесь преимущество системы учета рабочего времени в автоматизации: руководителю не нужно просить команду вручную записывать каждое переключение, вести хронометраж или восстанавливать рабочий день по памяти. Система собирает данные в фоне и позволяет сравнивать не один день, а несколько месяцев.
После этого сопоставьте две картины. Например, если в дни с большим количеством коротких интервалов типовая задача выполняется дольше, растет число возвратов или сотрудники чаще остаются после окончания рабочего дня, появляется основание проверить влияние прерываний подробнее.
Важно сравнивать действительно похожие условия. Следующий шаг — изменить один источник переключений. Например:
- перенести несрочные сообщения в определенные интервалы;
- выделить отдельный канал для действительно срочных вопросов;
- сократить количество внутренних согласований;
- убрать дублирование данных между системами;
- объединить однотипные задачи в рабочие блоки;
- изменить правило распределения входящих запросов.
Через несколько недель сравните те же показатели. Если сотрудники стали быстрее закрывать задачи, уменьшилось количество переделок или переработок, а качество и скорость обслуживания клиентов не ухудшились, изменение можно масштабировать.
Как сократить лишние переключения между задачами
Сначала определите, откуда вообще берутся переключения.
- 1.Проверьте сам процесс. Иногда сотрудник переключается не из-за мессенджеров, а потому что для одной операции ему приходится открывать CRM, искать данные в другой системе, переносить их в таблицу, отправлять на согласование и снова возвращаться в CRM. В таком случае нужно сокращать лишние этапы, автоматизировать перенос данных или менять маршрут работы.
- 2.Если руководитель и коллеги постоянно обращаются к сотруднику с небольшими вопросами, договоритесь, какие из них можно собирать и обсуждать одним блоком.
- 3.Разделите срочные и несрочные обращения. Не каждое сообщение требует ответа сразу. Определите, какие вопросы действительно считаются срочными, куда они должны поступать и за какое время сотрудник должен на них ответить. Остальные сообщения можно проверять в определенные интервалы.
- 4.Отдельно проверьте роль ИИ-инструментов. В работе сотрудников все чаще появляются ChatGPT, Copilot, корпоративные ассистенты и другие AI-сервисы. Они могут ускорять отдельные задачи, но одновременно добавлять новые переключения: сотрудник переносит контекст из CRM в ИИ, уточняет запрос, проверяет результат, возвращается в рабочую систему и снова восстанавливает ход задачи.
Проблема возникает не из-за самого использования ИИ, а когда вокруг него появляется дополнительный ручной маршрут. Например, сотрудник копирует данные из нескольких систем в ассистента, затем вручную переносит ответ обратно и несколько раз перепроверяет результат. В таком случае ИИ сокращает время одной операции, но весь процесс может остаться таким же фрагментированным.
Как использовать данные CrocoTime
Автоматический учет рабочего времени с CrocoTime помогает увидеть, как устроен рабочий день сотрудников: сколько времени они работают, какими программами и сайтами пользуются и как распределяется нагрузка в течение дня.
Если в компании используется тайм-трекинг, можно дополнительно посмотреть время по проектам и задачам. Отчеты по задачам показывают, сколько времени сотрудники тратят на разные виды работы, а лог работ позволяет увидеть зафиксированные треки в хронологическом порядке.
Для анализа многозадачности это особенно полезно. Руководитель может проверить:
- часто ли одна задача разбивается на несколько коротких интервалов;
- сколько раз сотрудник возвращается к одной и той же работе;
- между какими задачами и инструментами происходят переходы;
- совпадает ли высокая фрагментация дня с переработками, задержками или ростом числа ошибок;
- повторяется ли такая картина у одного сотрудника или у всей команды.
При этом смена программы или вкладки сама по себе еще не означает переключение между бизнес-задачами. Для одной операции сотруднику могут понадобиться CRM, браузер, Excel и почта.
| Что показывает CrocoTime | Как использовать при анализе многозадачности |
|---|---|
| Программы и сайты | Понять, между какими рабочими инструментами распределяется день |
| Фактически отработанное время | Проверить, сопровождается ли фрагментация удлинением рабочего дня |
| Динамика загрузки | Увидеть периоды перегрузки и неравномерное распределение работы |
| Проекты и задачи при использовании тайм-трекинга | Проверить, как часто работа над одной задачей прерывается и возобновляется |
| Данные по сотрудникам и подразделениям | Сравнить картину внутри команды, а не делать вывод по одному человеку |
В системе видно, что сотрудник в течение дня несколько раз возвращается к подготовке отчета и каждый раз между этими интервалами переключается на сообщения и другие задачи. Руководитель проверяет данные в таск-трекере и видит, что отчет действительно стал готовиться дольше. Это уже основание разобраться, что именно прерывает работу: срочные запросы, внутренние коммуникации или особенности самого процесса.
Другой сценарий — нагрузка распределена неравномерно. Например, у нескольких сотрудников отдела регулярно возникают переработки и большое количество параллельных задач, а у части команды остается резерв. Данные рабочего времени помогают увидеть эту разницу и проверить, можно ли перераспределить часть работы до расширения штата.
Такой подход помогает использовать систему учета рабочего времени не для подсчета переключений ради контроля, а для поиска процессов, которые мешают сотрудникам спокойно доводить задачи до результата.
Часто задаваемые вопросы
Частые переключения между незавершенными задачами могут снижать продуктивность, потому что сотруднику приходится каждый раз восстанавливать контекст: вспоминать цель, место остановки и следующий шаг. Особенно заметно это в задачах, которые требуют концентрации, анализа и работы с большим объемом информации.
