Отслеживание рабочего времени когда-то вызывало опасения и непонимание. Сейчас учет рабочего времени использует большинство работодателей, которые нацелены на успех, прозрачность внутренних бизнес-процессов компании. Эффективная программа, которая позволяет отслеживать, оценивать и планировать, максимально увеличивает производительность. К услугам управленцев различные варианты методов и инструментов. Главным образом выбор встаёт между системами учета рабочего времени и системами контроля и управления доступом. Понимание плюсов и минусов каждого из этих вариантов поможет выбрать оптимальное решение.
Отслеживать рабочее время – значит понимать, как расходуются ресурсы компании и иметь возможность их оптимизировать. В условиях жесткой конкуренции и экономических потрясений это буквально вопрос выживания бизнеса.
Сами сотрудники российских компаний даже не отрицают: на работе не всегда работают. В этом признаются больше половины участников опроса. Отвлекаются, конечно, в разной степени, но факт остается фактом. Первыми в списке поводов отложить рабочие задачи стоят личные дела и коммуникации с коллегами опять же по личным вопросам, затем идут социальные сети и бытовые проблемы, голод также заставляет отвлекаться от работы больше, чем положено на обед. Не последними среди причин отвлечений стоят мониторинг новостной повестки, кофебрейки и перекуры. Даже пространные размышления и рефлексия поглощают рабочие часы, признались респонденты.
Так как именно от человеческих ресурсов зависит успех компании, мониторинг персонала – одна из ключевых задач, которую ставят и хотят решить руководители. На первый взгляд, для этого одинаково подходят и системы учета рабочего времени, и СКУД, но, копнув глубже, становится понятно, эти инструменты используют разные подходы к мониторингу.
Преимущества и недостатки системы учета рабочего времени
Нет ничего идеального. Как и любой другой ценный инструмент управления, мониторинг с помощью системы учета рабочего времени эффективен только тогда, когда он подходит компании. Таким образом, важно взвесить все за и против учета рабочего времени, прежде чем начать его использовать.
Плюсы Отслеживания Времени
Более высокая производительность
Системы учета рабочего времени популярны, потому что повышают производительность труда сотрудников. Поскольку типичное рабочее место представляет собой беспорядок задач и сроков, выделение определенных периодов для конкретных заданий помогает прояснить ситуацию. Вот что делает отслеживание времени. Это помогает управлять всем, управляя временем.
Например, чтобы понять, есть ли в коллективе сотрудник, который непродуктивен, хотя и проводит весь день, склонившись над своим рабочим столом, нужно провести мониторинг активность персонала в течение дня. Отслеживание времени помогает определить, где возникают промахи, когда усилия не равны продуктивности.
Повышение концентрации сотрудников
Отслеживание времени в основном используется для поощрения сотрудников работать лучше, а не обязательно больше. Секрет успеха в том, чтобы использовать время надлежащим образом, а не тратить часы на бессмысленные вещи. Именно здесь отслеживание времени помогает эффективно достигать поставленных целей.
Системы учета рабочего времени помогают сконцентрировать внимание сотрудников, перенаправляя их туда, где это важно. Эффективный контроль рабочего времени означает отсутствие лишней работы и эффективное вовлечение сотрудников.
Простота мониторинга прогресса сотрудника/подразделения/компании
На самом деле, помимо отслеживания времени, нет никакого практического метода для отслеживания прогресса организации.
Системы учета рабочего времени позволяют очень легко узнать, где находится бизнес относительно того, где б хотелось, чтобы он находился.
Формулировать и составлять ежедневные, еженедельные или ежемесячные цели очень просто. Реализовывать – самая сложная часть. Отслеживание времени помогает увидеть путь от этапа формулирования цели до этапа ее выполнения. Это также позволяет точно определять заминки и «узкие места» на этом пути.
Повышение прозрачности и подотчетности
Учет рабочего времени – один из самых надежных способов обеспечить прозрачность и подотчетность на рабочем месте. Хотя в большинстве случаев к этому нужно привыкнуть, этот метод является более надежным, экономичным и естественным.
Сотрудники, которые знают, что их действия мониторят, естественным образом проявляют осмотрительность во время работы. Отслеживание в этом контексте, по сути, возлагает на их плечи беспристрастного руководителя. Таким образом, персонал, как правило, ведет себя лучше всего, когда знает, что за всем наблюдают.
Минусы Отслеживания Времени
Повышенный риск избыточной работы
Учет времени может привести к увеличению работы. После того как сотрудник выполнил заданную задачу в рекордно короткие сроки, что еще остается делать? В лучшем случае немного расслабится и проанализировать результаты. С другой стороны, сотрудник может сразу же браться за другие задачи, потому что за ним наблюдают.
Снижение естественной вовлеченности на рабочем месте
Еще один минус – серьезность, которую может спровоцировать в компании отслеживание времени. Вовлеченность ради показателей в системе учета рабочего времени может лишить рабочее место теплоты и естественного взаимодействия между коллегами. Отсутствие свободного общения и случайный обмен душевными мнениями могут задушить сотрудников, свести на нет их находчивость и значительно снизить производительность.
Риск неправильного толкования
Наиболее распространенным недостатком учета рабочего времени на рабочем месте является то, что иногда внедрение дает неверный посыл. Сотрудники могут начать думать, что руководитель им совсем не доверяет. Другими словами, они могут предположить, что их считают некомпетентными и непоследовательными.
Это может навредить отношениям между руководством и персоналом. Более того, сотрудники, которые думают подобным образом, вряд ли будут в восторге от проблем на рабочем месте, взаимодействия с коллегами или совместной работы.
Преимущества и недостатки СКУД
Компании предпочитают использовать СКУД, благодаря следующим преимуществам:
Безопасность
Эти системы более безопасны, чем традиционные замок и ключ. Доступ будет разрешен только конкретным людям. СКУД также позволяют быстро ограничить доступ к определенным помещениям.
Мониторинг
Отслеживание с помощью СКУД позволяет видеть, какие сотрудники приходят на работу, как перемещаются по зданию компании и в какое время.
Свобода
Наличие системы контроля доступа является одной из технологий для организации гибридных рабочих мест. В зависимости от ограничений, СКУД позволяет регулировать количество сотрудников внутри офиса.
Не каждая система идеальна, что справедливо для систем контроля доступа. Вот некоторые из недостатков:
Стоимость установки
Стоимость установки и настройки системы контроля доступа может показаться высокой для некоторых предприятий.
Уязвимость для взлома
Из-за содержащихся в таких системах ценных персональных данных СКУД могут стать привлекательной мишенью для хакеров.
Ограниченность возможностей мониторинга
По сути СКУД предоставляют информацию только о передвижениях, времени входа и выхода на предприятие. Эти данные полезны для контроля дисциплины, но весьма ограничены для создания полноценной картины занятости персонала в течение рабочего времени.
Возможность подлога ключ-карт
Если в качестве идентификатора используется обычная ключ-карта, значит, СКУД не лишена риска подлога пропуска. Ситуации, когда на проходной один коллега электронно отмечается за другого, – не редкость.
Автоматическая система учета рабочего времени
Автоматические системы учета рабочего времени, как правило, объединяют в себе возможности контроля дисциплины (что больше характерно для СКУД) и помогают объективно понять, куда уходит рабочее время, проведенное в стенах компании.
Главное преимущество – в непредвзятости данных и отсутствии необходимости вручную отлеживать занятость работников на местах.
Функционал, возможности автоматизированной СУРВ
Система CrocoTime – один из примеров автоматизированной системы учета рабочего времени. Ее главное отличие состоит в том, что при разработке максимально учтены риски, связанные с использованием СУРВ. Программа CrocoTime – лояльный помощник не только для руководства, но и для самих сотрудников. Она объективно формирует картину дня каждого сотрудника, «подсвечивая» «узкие места». Увидеть их может и начальник, и подчиненный, чтобы скорректировать работу и достигнуть больших успехов. При этом система не вмешивается в личное пространство персонала – не делает аудио- и видеозаписей, скриншотов, не копирует тексты email-переписок и сообщений в мессенджерах, не дает возможности подключаться к рабочему столу или веб-камере ПК. Для многих сотрудников и компаний это принципиальный момент – сохранить тайну личной переписки и жизни. CrocoTime учитывает границы, но в то же время обладает полным набором функционала для качественного мониторинга персонала.
Система учета рабочего времени начинает свою работу в минуту, когда сотрудник включает свой компьютер. Агенты мониторинга запускаются автоматически, что снимает с персонала обязанность активировать учет или сдавать периодическую отчетность о выполненных задачах руководству. Так прозрачно формируется рабочий тайм-лайн каждого сотрудника: количество общего отработанного времени за ПК и без него, перерывы, отвлечения.
Программа мониторинга фиксирует все сайты и приложения, которые использует специалист в течение рабочего времени. Делает это аккуратно, не вторгаясь в суть, фиксируя исключительно заголовки открытых окон. В настройках системы можно задать ресурсы, которые система будет считать продуктивными или непродуктивными – определить это можно для сотрудников индивидуально или для отделов. Такой подход позволяет точно учитывать время с учетом специфики работы, специальности. Ведь то, что для одного работника будет необходимым инструментом, для другого – отвлечением.
Система демонстрирует распределение нагрузки в течение дня – показывает, когда случился аврал, а когда рабочих задач не хватало. Также программа может сравнить занятость и нагрузку специалистов с одинаковыми должностными обязанностями.
Встроенный тайм-трекинг помогает определить, как долго специалист трудится над конкретной задачей, что становится своеобразной демонстрацией компетенций, а также увидеть, какой вклад в проект вносит тот или иной сотрудник, что может быть базой при определении вознаграждения за участие в проекте.
CrocoTime на основе объективных данных автоматически формирует табели учета рабочего времени для расчета заработной платы бухгалтерией, снимая с отдела часть нагрузки по ведению документации.
Система мониторинга рабочего времени CrocoTime в целом упрощает контроль расходования рабочих часов, помогая управленцу сконцентрироваться на стратегических задачах, а сотрудников мотивирует к более ответственному отношению к своим задачам.