Табели учета рабочего времени, безусловно, являются важной частью любой рабочей среды. Принятые сегодня системы управления табелями учета рабочего времени, конечно, гораздо сложнее, чем существовавшие первоначально перфокарты, однако концепция остается в основном той же. Некоторые компании используют пропускные системы, сканеры отпечатков пальцев и тому подобное, но это по-прежнему ассоциируется с системой, которой должны управлять люди, что требует времени и оставляет место задержкам и ошибкам. Рассмотрим альтернативы ручного табеля рабочего времени.
Первое и главное – избавиться от табелей учета рабочего времени нельзя. Вести их – обязанность каждого работодателя, установленная трудовым законодательством России. Но при этом ТК РФ не предписывает конкретных способов и форм, которые может использовать компания для учета рабочего времени сотрудников и составления табелей. Здесь всё – на выбор руководства.
Ещё в 2019 году, когда все работали в офисах, 66% российских и зарубежных компаний, поучаствовавших в опросе крупной международной рекрутинговой компании, видели необходимость отказа от ручного учета рабочего времени.
Электронные таблицы и excel для ведения учета рабочего времени
Зачастую под ручным учетом понимают исключительно заполнение табелей на бумажных носителях, считая использование электронных таблиц и файлов excel уже большим шагом вперед и практически частичной автоматизацией процесса ведения учета рабочего времени. Однозначно, это не так.
Конечно, создание формы табеля в формате электронной таблицы уже упрощает процесс, возможности excel – автозаполнение, подсчеты по заданным формулам и т.д. – на первый взгляд, помогают сэкономить время. Однако такой подход всё-таки далёк от автоматизации.
Недостатки ручного ведения табеля рабочего времени
Электронные таблицы многие используют ежедневно, потому что они недороги в создании, довольно гибки, в основном просты в использовании и ими можно легко делиться. Однако у электронных таблиц есть и недостатки.
Постоянная зависимость от электронных таблиц excel приводит к неэффективным ручным процессам, высоким эксплуатационным расходам и повышенному риску ошибок. Разбираемся подробнее:
-
Уязвимость к человеческим ошибкам.
Это, пожалуй, главный недостаток электронных таблиц, который может привести к значительным потерям компании, недоразумениям в расчетах с подчиненными и недовольству коллектива. Подсчитано, что 9 из 10 таблиц содержат недочеты из-за отсутствия контроля версий, неправильного ручного ввода данных, ошибок копирования/вставки и т.д.
Как и при любом ручном процессе (особенно в отношении большого количества данных), всегда больше шансов на человеческую ошибку, чем при автоматизированном процессе. Excel не позволяет пользователям быстро и легко проверять данные, и даже обнаружить и исправить ошибки может быть сложно.
-
Отсутствие возможности масштабирования.
По мере развития бизнеса штат компании, как правило, растёт. Заносить в таблицу данные о 20 сотрудниках – это одно дело, о 120 или 1200 – совсем другое. По мере роста строк в таблице, такой учет рабочего времени становится всё более трудоёмким, снижает точность и замедляет работу людей, требуя от них ручного выполнения повторяющихся задач, которые можно упростить и/или автоматизировать с помощью программного обеспечения.
-
Не подходит для удаленной работы.
Мир пришёл к эпохе, когда серьёзные изменения меняют бизнес-ландшафт. Одним из последних примеров стала пандемия, которая вынудила компании переходить на удалённый формат работы. Впрочем, самоизоляция давно закончилась, а как минимум гибридный формат работы остался. Отслеживать рабочее время удалённого персонала тоже необходимо, и табличный подход здесь – явно не самое лучшее решение.
-
Данные не обновляются в режиме реального времени.
Поскольку электронные таблицы excel не обновляются в режиме реального времени, каждое изменение требует участия человека. Это означает, что данные, как правило, обновляются в конце дня или каждые несколько дней. Обычно бумажные записи ведут ежедневно, а затем вручную вводят в электронную таблицу. Это не только приводит к дублированию усилий, но также увеличивает вероятность неправильного ввода данных или отсутствию актуальной информации в конкретный момент.
-
Вероятность удаления или потери данных.
Электронные таблицы очень часто хранятся в различных местах. Потому что нет специально отведенного хранилища или владелец электронной таблицы просто предпочитает сохранять ее на своем рабочем столе. Таким образом, в случае серьёзной технической проблемы нет гарантии полного восстановления данных, а это означает, что все важные данные могут быть потеряны.
Автоматические табели рабочего времени
К счастью, существуют мощные программные инструменты, позволяющие по-новому взглянуть на управление табелями учета рабочего времени сотрудников. Программное обеспечение мониторинга работы персонала, такое как CrocoTime, может полностью автоматизировать этот процесс и сделать управление табелем учета рабочего времени более прозрачным для сотрудника и любой другой стороны, которой может потребоваться доступ к этим документам.
Система мониторинга рабочего времени CrocoTime обеспечивает самый точный расчет отработанного времени для формирования табелей:
-
программа запускается на ПК специалистов автоматически и учитывает каждое действие и бездействие в течение рабочего дня от его начала и до конца;
-
система мониторит использование различных ресурсов сотрудником – сайтов, приложений, специализированных программ, отмечает время, которое специалист работал в них, а также делит их на продуктивные и непродуктивные, то есть те, что действительно необходимы для выполнения рабочих задач, и те, что используются ради развлечения. Такое разделение указывается в настройках индивидуально для каждого работника или отдела в зависимости от специализации. В итоге в табель попадает только продуктивное время;
-
CrocoTime справедливо учитывает не только компьютерное время. Система обладает широкими возможностями интеграции – с пропускными системами, если такие есть в компании, с IP-телефонией, корпоративными календарями. Это позволяет формировать точную картину использования рабочего времени. Интеграция с кадровыми системами обеспечивает быстрый обмен данными для формирования табелей учета рабочего времени.
Сформированный табель система мониторинга рабочего времени CrocoTime может показывать в двух форматах на выбор: по общему количеству отработанных часов или по времени начала и окончания рабочего дня.
Таким образом возможности CrocoTime помогают:
-
полностью исключить человеческий фактор при заполнении табелей учета рабочего времени, снижая количество ошибок, связанных с ручным вводом информации практически до нуля;
-
обеспечить точность и непредвзятость данных – информация о действиях сотрудников собирается агентами мониторинга автоматически. Это снимает вопросы, связанные со справедливостью оплаты труда тому или иному сотруднику;
-
экономить время: самих специалистов – на включении тайм-трекеров или оформлении отчетов о работе, кадровых служб – на последующем заполнении табелей, руководства – на анализе показателей;
-
не опасаться потери информации – все данные хранятся в системе.
Система CrocoTime ещё в 2019 году вошла в ТОП-5 программ, которые используются для автоматизации учета рабочего времени. Она одинаково эффективно работает в небольших компаниях и крупных холдингах. Пандемия и массовая удалённая работа только увеличила количество пользователей программы и показала, что система подходит для организации дистанционного взаимодействия.
Стоимость внедрения автоматизированной системы составления табеля рабочего времени
Безусловно, электронные таблицы обойдутся дешевле, чем внедрение любой автоматизированной системы составления табелей рабочего времени. Однако если посчитать, в какие суммы выливаются ошибки в учете рабочего времени и некорректное формирование табелей, то выгода становится очевидной:
-
автоматическая система гарантирует регулярность отчётности – у контролирующих ведомств не будет повода наложить на компанию штрафы или иные санкции;
-
справедливая оценка рабочих часов позволяет экономить на ФОТ, оплачивая только действительно отработанные часы, а не имитацию деятельности на рабочем месте;
-
зафиксированные непредвзятые данные становятся страховкой работодателя от претензий со стороны подчиненных при решении спорных вопросов;
-
экономия времени и ресурсов на ручном заполнении табелей помогает направить усилия персонала в более продуктивное русло.
Стоимость внедрения CrocoTime зависит от нужд и возможностей компании. Разработчики предлагают самые разные варианты обслуживания, найти оптимальный среди которых не составит труда.
Кроме того, чтобы оценить, насколько программа подходит, есть бесплатный тестовый период – 2 недели, которых точно хватает, чтобы увидеть результаты от мониторинга активности персонала и принять окончательное решение.
Использование программы CrocoTime значительно повышает эффективность управления табелями учета рабочего времени, сокращая время, необходимое для выполнения этой важной задачи. Система также помогает сократить количество задержек и ошибок в отчетах об отработанных часах, чтобы сотрудники получали оплату за отработанное время без задержек. Не говоря уже о том, что машины совершают гораздо меньше ошибок, чем люди.