Год новый, задачи у бизнеса – старые. Быть максимально эффективными, точно определять трудозатраты, чтобы не работать в «минус», расти и быть конкурентоспособными на рынке в выбранной области. Без автоматизированного учёта рабочего времени достичь этих целей можно, но однозначно сложно. «Ручное» управление командой и бизнесом таит в себе множество «подводных камней». Что актуально в 2023 году, и на что опираться, выбирая автоматизированную систему учёта рабочего времени?
Главным трендом 2023 года остаётся удалённый формат работы. По результатам исследования, 57% российских компаний полностью или частично используют удалёнку. И только 2% сотрудников, которые трудятся из дома, готовы вернуться в офис. В общей сложности в 2023 году работать удалённо или в гибридном формате хотят 58% сотрудников отечественных компаний.
В противовес желаниям персонала в наступившем году 65% компаний, которые приняли режим home office, планируют вернуть сотрудников в офисы. Потому что отслеживать рабочее время на удалёнке большинству руководителей по-прежнему непросто.
Что такое автоматизированная система учета рабочего времени?
Автоматизированная система учёта рабочего времени – это современная альтернатива старомодным методам отслеживания времени, таким как бумажные табели учета рабочего времени или табели в Excel.
Это инструмент, который фиксирует отработанные часы, позволяет измерять рабочее время сотрудников и даёт точное представление о том, сколько времени было потрачено на какие задачи, клиентов и проекты.
Тем не менее, специализированные программные решения сильно различаются по своим функциональным возможностям и особенно – по уровню автоматизации, который они предлагают.
Одни приложения представляют собой просто табели учета рабочего времени, которые нужно вводить вручную. Другие включают в себя автоматические таймеры с кнопками запуска и остановки. Самая маленькая группа подобных инструментов — это полностью автоматизированные системы, которые отслеживают и регистрируют поведение пользователей совершенно автономно — без каких-либо усилий со стороны персонала и руководителя.
Такие системы позволяют видеть полную картину использования рабочего времени, помогая контролировать:
-
дисциплину – своевременно ли сотрудник приходит в офис и не раньше ли его покидает;
-
временные потери – сколько времени специалисты занимались непрофильной деятельностью, на что отвлекались чаще всего;
-
распределение рабочего времени и переработки.
Какие данные собирает программа?
В зависимости от того, какой уровень автоматизации предусмотрен системой учёта рабочего времени, программа выбирает глубину и масштабы сбора данных. Как правило, агенты мониторинга работают параллельно с пользователем ПК, однако в этом ключе можно разделить системы на 2 большие категории: одни собирают данные открыто, другие – по сути шпионят. Последние системы позволяют скрыть от персонала факт мониторинга рабочего времени.
И даже если программа собирает информацию о работе специалиста открыто, многие инструменты разработчики оснащают скрытыми возможностями – делать скриншоты экрана, подключаться к монитору и наушникам удалённо, фиксировать порядок нажатия клавиш на клавиатуре, чтобы считать переписку, перехватывать письма на электронной почте или в мессенджерах. Полёт фантазии безграничный.
Но руководству однозначно стоить помнить, что российское законодательство защищает права на тайну переписки и личную неприкосновенность. И даже с учётом того, что в офисе персонал работает не на собственной технике, каналы связи в большинстве случаев являются личными и, значит, попадают под защиту. Получать такие данные без согласия человека позволяет только судебное решение, а иначе в соответствии со статьёй 138 УК России руководитель может получить штраф или даже лишиться свободы.
И это не единственный фактор, на который стоит обратить внимание, решившись на внедрение автоматизированной системы учёта рабочего времени. Также стоит учесть наличие других функций:
-
Кастомизация. Если программу можно тонко настроить под нужды конкретного бизнеса, конкретной компании, это помогает максимально лояльно учитывать рабочее время, чтобы опираться на особенности профессий сотрудников и снизить «накал страстей» при внедрении системы, которую на первых порах часто воспринимают как гильотину.
-
Аналитика и отчёты. Отчёты и аналитика позволяют увидеть, сколько времени было потрачено на работу над конкретными проектами или задачами. Это может помочь владельцам бизнеса, особенно тем, кто заинтересован в оптимизации своего времени в рамках проекта или работы.
-
Настраиваемые оповещения. Возможность выбирать функции оповещений позволяет пользователям оставаться организованными при работе над своими задачами и проектами. С помощью настраиваемых оповещений пользователи могут устанавливать для себя напоминания о предстоящих событиях или действиях. Уведомления об отклонениях для руководителей позволяют держать руку на пульсе и вовремя предпринимать действия, которые спасут от негативных последствий.
-
Табель учёта рабочего времени. Автоматическое преобразование собранных данных в табели учёта рабочего времени снижает нагрузку на отдел кадров и/или бухгалтерию. Кроме того, снимаются вопросы несправедливой оплаты труда – все расчёты базируются на фактической информации.
-
Облачная версия. Наличие облачной версии позволяет ничего устанавливать на собственные сервера, экономя ресурсы. Обновления и обслуживание – не проблема при использовании облачной системы. Данные в облаке защищены.
Возможно ли обмануть систему?
Турникеты на входе, камеры в коридорах – дело уже привычное. Автоматизированная система учёта рабочего времени – гораздо более пугающий инструмент, поскольку непривычный и для многих компаний необычный. В протестных настроениях при одном только известии об установке подобной программы специалисты готовятся к радикальным мерам, угрожая увольнением. Но всё успокаивается, как только персонал узнаёт о причинах и плюсах использования инструмента, если он действительно приносит пользу всем участникам рабочего процесса.
Например, система мониторинга CrocoTime даёт полный спектр возможностей для лояльного отслеживания рабочего времени, не вмешивается в личное пространство. А значит, и обманывать её нет смысла. Кроме того, данные аналитики помогают самим сотрудникам стать собраннее, соблюдать дедлайны, рассчитывать собственную нагрузку, повышать свою производительность и эффективность и, соответственно, увеличивать размер гонорара за свою работу.
Отличительная особенность CrocoTime – система не скрывает результаты от сотрудников. В программе можно открыть доступ к статистике самим специалистам, чтобы они делали выводы и могли повлиять на итоги не обманным путём, а работой над своими ошибками.
Преимущества работы CrocoTime
Система мониторинга рабочего времени CrocoTime – инструмент автоматизированного учёта, который точно, объективно и без излишней навязчивости помогает контролировать рабочие часы и повышать эффективность работы команды и в офисе, и на удалёнке:
-
полностью фиксирует всё время работы специалиста за компьютером – от его включения до отключения, и вне ПК – за счёт интеграций с IP-телефонией, корпоративным календарём;
-
точно делит время на продуктивное и непродуктивное, определяя, сколько часов/минут потратил сотрудник на рабочие задачи, а сколько – проводил время впустую;
-
инструменты работы специалистов – приложения, программы, сайты – система делит на эффективные и неэффективные, позволяя увидеть, что именно становится отвлекающими факторами для персонала;
-
встроенный тайм-трекинг собирает данные о затраченном времени на отдельные задачи/проекты, демонстрируя долю участия каждого в команде.
CrocoTime обладает широкими возможностями настройки. Можно установить индивидуальный график работы, вносить данные об отпусках, больничных, отгулах. Чтобы справедливо оценивать занятость сотрудников, разграничение ресурсов на продуктивные и непродуктивные можно настроить лично для специалиста или для отдела с учётом специфики должностных обязанностей. Например, социальные сети – необходимый инструмент для контент-менеджера или администратора, а для бухгалтерии – отвлекающий ресурс.
В системе предусмотрены различные уведомления: напоминания для сотрудников, которые при желании можно отключить, и сообщения для руководителя, которые отправляются автоматически, если отклонения от установленных регламентов критичны и могут нанести вред проекту или имиджу компании.
Все полученные данные система сама анализирует, предоставляя отчётность в виде наглядных графиков и диаграмм, что экономит время руководителя.
Табели учёта рабочего времени формируются в автоматическом режиме, в основу берутся собранные данные о трудозатратах специалистов компании, что помогает экономить фонд оплаты труда и позволяет снять все разногласия между начальником и подчинённым, если таковые возникают. Благодаря интеграции с кадровыми системами бухгалтерия может получать готовый документ для расчёта заработной платы.
На выбор руководителя есть локальная или облачная версии системы CrocoTime, определиться можно, исходя из ресурсных возможностей компании. Подобрать подходящий тариф помогает бесплатный тестовый период использования автоматизированной программы учёта рабочего времени.