Будем честны, отслеживание времени – не новая концепция. Учет рабочего времени –древняя практика, которую использовали в Древнем Египте. Ещё тогда внедрили кодекс Хаммурапи для определения заработной платы в зависимости от времени, затраченного на работу, и профессии. С тех пор многое изменилось, с появлением облачных технологий, массовым внедрением смартфонов и новым акцентом на производительность наёмных сотрудников табели учета рабочего времени начали играть особую роль. А вместе с тем начали развиваться и новые функциональные возможности, которые способствуют улучшению бизнес-процессов и повышению эффективности работы.
Прогресс вместе с технологиями, серьёзно упрощающими работу персонала, принёс и новые сложности. Доступ в Интернет, мобильная связь, мессенджеры стали порой больше отвлекать, чем приносить пользу. Сами сотрудники признаются, что отвлекаются от работы минимум на час, а 15% опрошенных откровенно говорят, что тратят на посторонние занятия больше 2 часов от положенных по трудовому договору 8-ми. И все главные «тайм-киллеры» связаны с современными технологиями:
-
ленты новостных ресурсов – 15%,
-
болтовня по телефону – 11%;
-
социальные сети – 5%;
-
бесцельное хождение от портала к порталу в Интернете – 4%;
-
игры на компьютере или в смартфоне – 2%;
-
видеоролики без профессионального подтекста – еще 2%.
Конечно, не обходится и без личностных особенностей: кто-то в ущерб рабочим часам любит обсудить с коллегами самые различные темы, кто-то предпочитает устроить дополнительный перерыв в курилке… Одним словом, если есть шанс отвлечься, персонал его активно использует.
Именно по этой причине управленцы всё тщательнее относятся к учёту рабочего времени. Ведь каждый час сотрудника оплачивается, и компенсировать ничегонеделание – значит, впустую тратить фонд оплаты труда компании.
Виды учёта рабочего времени
Первое и законодательно важное – вести учёт рабочего времени обязан каждый работодатель России. Вид учёта рабочего времени выбирают на основании принятого в компании трудового распорядка – фиксируют рабочие часы:
-
ежедневно;
-
за неделю;
-
за выбранный промежуток года.
Как следует из самого названия, при ежедневном, или поденном учёте отмечают количество отработанных часов за день. Такой вид учёта подходит организациям, где график чётко установлен, например, 5/2 или 6/1.
Время за неделю подсчитывают в тех компаниях, где нагрузка на специалиста по дням недели распределяется неравномерно. Например, в понедельник требуется работать 9 часов, тогда в другие дни часы сокращаются. Такой вид учёта может использоваться в силу специфики организации, трудовых обязанностей специалиста или личных обстоятельств.
Суммированный учёт, когда время работы учитывается за определённый отрезок года, используют при вахтовом методе, свободном графике, работе по сменам.
Формы и средства учета рабочего времени
С помощью каких инструментов вести учёт рабочего времени – Трудовой кодекс страны не указывает, поэтому компании выбирают тот вид учёта, который максимально их устраивает. Среди самых распространённых:
Бумажный.
Удивительно, но бумага и ручка по-прежнему являются одним из самых популярных способов отслеживания времени, который используют многие предприятия. Это недорого и не требует обучения, устранения неполадок или обновления.
К сожалению, недостатки и их стоимость намного перевешивают преимущества. Один из самых больших минусов для работодателя и сотрудника – вероятность фальсификации учета рабочего времени. Преднамеренно или случайно, неточность отработанного времени может стоить денег: бизнесу – если количество часов завышено, специалисту – если занижено.
Неопределенность возрастает, если в штате есть удалённые сотрудники. Узнать, отработали ли они задокументированные часы, сложно.
Конечно, есть несколько способов, которыми работодатели пытаются обойти этот недостаток, например, обязуют подчинённых вручную делать скриншоты выполняемой работы. Только в этом случае процесс занимает много времени и может привести к снижению морального духа сотрудников.
Таблицы.
Другой метод – использование электронных таблиц, в которых сотрудники вручную документируют время, которое они отработали, заполняя шаблоны. Однако такой подход к учёту рабочего времени также отнимает много времени как у работодателя, так и у персонала. Сотрудники могут забыть обновить информацию, особенно если действительно заняты.
Анализ отчётов, созданных на основе электронных таблиц, отнимает слишком много времени и итоговые данные к моменту завершения, как правило, уже неактуальны.
Турникеты.
Турникеты во всех их видах, будь то обычная «вертушка» с вахтёром в комплекте или СКУД, – относительно недорогой и простой способ учёта рабочего времени. Все, что нужно сделать сотрудникам, это отметиться на входе и выходе.
Среди рисков для работодателя – фальсификация данных. С вахтёром можно договориться, к электронной пропускной системе – приложить карту за коллегу.
Биометрические системы.
Более технически сложным вариантом отслеживания времени является использование биометрических систем. Здесь в качестве пропуска используются персональные биометрические данные сотрудника. Наиболее популярные – распознавание лиц и отпечатков пальцев. Использование этого средства устраняет возможность сделать отметку за товарища.
Однако, есть другой нюанс: обучение и обслуживание могут быть слишком дорогими для компании. Кроме того, наличие в базе, например, отпечатков пальцев может вызвать дискомфорт у многих сотрудников.
Видеонаблюдение.
Камеры по периметру компании, на этажах, в кабинетах – такой подход тоже используют, несмотря на его очевидную малую эффективность. Конечно, руководитель сможет иметь представление о том, где и в какое время находился конкретный сотрудник, однако, чем именно он занимался, например, глядя в монитор своего компьютера, – неясно.
А персонал чаще всего ощущает себя участниками реалити-шоу, где за ними круглосуточно следят. Не самое приятное чувство.
Программное обеспечение для учета рабочего времени
Программное обеспечение для учёта рабочего времени — это решение, которое автоматически отслеживает время работы персонала. Без усилий и временных затрат со стороны сотрудников и руководства. Одна из таких программ – система мониторинга и учёта рабочего времени персонала CrocoTime. ПО устанавливается на компьютеры сотрудников и работает полностью самостоятельно:
-
отмечает продолжительность рабочего времени за день – от момента включения ПК до отключения;
-
фиксирует отвлечения, долгие перерывы, если от периферийных устройств не поступает отклика в течение 5 минут;
-
анализирует ресурсы, которые использует сотрудник на своём компьютере – делит их на продуктивные и непродуктивные в зависимости от настроек, которые заданы в системе мониторинга для отдела или каждого работника персонально;
-
автоматически составляет табели учёта рабочего времени на основании полученных данных о фактически отработанных часах;
-
создаёт подробные отчёты о работе персонала – сколько времени заняло выполнение каждой конкретной задачи, сколько часов специалист работал за компьютером и вне его, а сколько – потратил впустую и т.д.;
-
уведомляет руководителя, если отклонения от установленных в компании регламентов рабочего времени становятся критичными и могут негативно сказаться на клиентах/проекте/бизнесе в целом.
Стоит отметить, что ощущения тотальной слежки система CrocoTime не вызывает – программа разработана так, что не вмешивается в личное пространство персонала. В функционале не заложены скриншоты или видеозаписи экрана монитора, удалённое подсключение, перехват звонков, писем, сообщений, кейлоггеры и прочие «шпионские» возможности.
Доверие к системе, а значит, и к руководству, вызывает то, что каждому сотруднику можно открыть доступ к собственной статистике. То есть специалист может самостоятельно отслеживать свои успехи, видеть недочеты в работе и принимать решения по их устранению.
Учет рабочего времени в выходной день и праздники
Выходные и праздники нужны, чтобы отдыхать. Трудовой кодекс России запрещает работать в выходные и праздники. Но нередко случаются ситуации, когда руководителю приходится выводить подчиненных на работу, и для этого в ТК РФ есть исключения.
По сути для учёта рабочего времени и оплаты труда в выходные и праздники не важно, по какой причине сотрудник оказался на работе. Важно правильно учесть время, в которое надо было отдыхать, но пришлось выполнять свои трудовые обязанности.
Трудовой кодекс России также предусматривает разные варианты компенсации за работу в дни отдыха – это либо двойной размер оплаты отработанного времени, либо одинарный, но с дополнительным днём отдыха. Выбирать, как будет компенсирован выходной или праздничный день вправе сам сотрудник.
В зависимости от того, какой вид учёта рабочего времени принят в компании, руководителю придётся заплатить в двойном размере по часовой или дневной тарифной ставке. Выгоду для каждой из сторон трудовых отношений здесь подсчитать трудно. Например, сотрудника вызвали на работу в выходной для устранения аварии (такой вариант предусмотрен законодательством и не требует согласия самого специалиста). Это может занять пару часов – тогда платить за целый день невыгодно работодателю, или отнять больше, чем стандартный рабочий день – тогда даже двойная оплаты полноценного рабочего дня невыгодна сотруднику, ведь он мог бы получить за это больший гонорар.
Оплата только за рабочее время
Оплата только за рабочее время – современная тенденция трудового рынка. Во-первых, потому что руководители не хотят платить за пустое просиживание в офисе. Во-вторых, потому что специалисты получают возможность видеть свой заработок и даже управлять его размером.
Система CrocoTime делает прозрачными взаимоотношения между руководителем и сотрудниками. Наглядные графики и диаграммы показывают, когда и над чем работал специалист, программа учитывает каждую отработанную минуту, даже если она стоит за пределами установленного графика – работа пораньше и переработки одинаково отражаются в системе.
CrocoTime – гарант справедливой оплаты труда и для сотрудников, и для руководителей, поскольку ни те, ни другие не могут повлиять на результаты независимого мониторинга системы.