Контроль за работой сотрудников – мера оправданная. Руководитель справедливо хочет знать, чем занимаются его подчиненные, на что они тратят оплаченные из «кармана» компании часы. Но инструменты, которые при этом используют, могут быть кардинально различными. Следить или мягко контролировать? Разбираемся в вопросе.
К 2022 году каждый четвертый российский работодатель пришел к использованию средств контроля персонала. Большинство используют для этого программные решения.
При этом онлайн-инструменты можно разделить на 2 больших категории: программы слежения и системы контроля рабочего времени. О том, что «шпионский» функционал есть в арсенале выбранного руководителями софта, говорят 28% опрошенных.
Программы для слежения за сотрудниками: плюсы и минусы
Программы, которые позволяют следить за работой сотрудников в прямом смысле слова, чаще всего легко узнать по приставке «spy» (англ. – «шпион») к названию. И все становится вполне ясно. Такой софт дает возможность скрыто наблюдать за работой сотрудников. Самые распространенные по функционалу:
-
кейлогеры – это клавиатурные «шпионы». Они запоминают порядок нажатия клавиш, что позволяет восстановить любое напечатанное сотрудником слово. Софт легко маскируется в ПК специалиста, который не будет подозревать о слежке;
-
видеологеры – это программы, которые делают скриншоты или видеозаписи экранов ПК сотрудников с заданной периодичностью, они хранят картинки или записи, а при необходимости отправляют их руководителю;
-
шпионские системы – масштабный софт, который включает в себя целый набор инструментов Шерлока. Они умеют делать фото или видео с веб-камеры, перехватывать содержание переписок в электронной почте, мессенджерах, социальных сетях, фиксировать документы, которые персонал отправляет на печать или копирует на внешние накопители.
Плюсы систем слежения
Главный плюс, на который указывают создатели систем слежения, – это как раз скрытность. Сотрудник, который не осведомлен, что за его деятельностью наблюдают, ведет себя естественно, работает так, как привык работать. А это – формирует самую правдивую картину:
-
руководитель может в любой момент, не выходя из своего кабинета, увидеть, чем занимался каждый сотрудник на рабочем месте;
-
самим специалистам не придется доказывать, что письма, звонки были исключительно по работе, а ресурсы (интернет-трафик, программы и приложения) использовались только по назначению.
Минусы программ слежения за сотрудниками
Главный минус программ слежения за сотрудниками кроется в законодательстве России. Конституция РФ гарантирует каждому неприкосновенность личной жизни и право на тайну переписки и разговоров по телефону.
Конечно, руководитель может опираться на Трудовой кодекс страны и справедливо утверждать, что рабочее время специалисты должны посвящать только рабочим задачам, а личное должны откладывать на нерабочие часы. Однако это сработает только если сотрудник в курсе, что его работу мониторят. Если слежка тайная, добро пожаловать в суд. А разбирательство за нарушение конституционных прав лежит в поле уголовного права.
Не менее важной оказываемся психологическая сторона вопроса. По данным исследования рекрутингового портала, большинство сотрудников российских компаний уверены, что излишне пристальный контроль со стороны начальства погружает в стресс и не дает сконцентрироваться на рабочих задачах. Причины просты – от банального опасения получить штраф или быть лишенным премии до мотивированного «Я боюсь сделать что-то не так и подвести компанию».
Системы контроля рабочего времени
Системы контроля рабочего времени – кардинально другие инструменты. Они учитывают занятость и ведут мониторинг лояльно, без нарушения закона. К сожалению, таких систем немного. Чаще всего разработчики все-таки встраивают в свои решения хоть какой-то «шпионский» функционал, что может серьезно дискредитировать работодателя.
Одна из немногих программ, которая полностью лишена функций подсматривания, подслушивания, скриншотов, но при этом дает полную картину рабочего процесса – CrocoTime.
Плюсы систем контроля рабочего времени сотрудников
Системный контроль, который дает возможность организовать лояльная система учета рабочего времени CrocoTime, – главное преимущество. Программа берет во внимание все рабочие моменты.
Трудовую дисциплину система отслеживает по времени включения/выключения персонального компьютера или за счет интеграции с системой контроля и управления доступом, если такая есть в компании. Так становятся очевидными опоздания, прогулы, уходы раньше оговоренного в трудовом договоре времени.
Выработку рабочих часов система учитывает полностью – от первой минуты работы ПК до завершения сеанса работы. При этом фиксируются простои, если от клавиатуры или мыши не поступает сигнала в течение 5 минут. Тем не менее программа никогда не занизит показатели, если сотрудник в некомпьютерное время занимается профильными задачами, например, созванивается с клиентами, находится на совещаниях или других рабочих встречах. Функционал реализован за счет интеграций с корпоративными календарями, IP-телефонией.
Активность в течение рабочего дня CrocoTime отслеживает не за счет скриншотов или видеозаписей экранов, а за счет фиксации исключительно заголовков открытых окон. В системе задаются настройки: какие сайты, приложения будут считаться продуктивными, а какие – провоцирующими отвлечения. Так в итоге складывается картина использования ресурсов, и учитываться будет только время, проведенное за выполнением рабочих задач. Важно, что выполнить настройки можно для отдельного сотрудника, группы специалистов или целого отдела.
Готовая аналитика, представленная в виде графиков и диаграмм, наглядно демонстрирует все важнейшие показатели рабочих процессов в компании. Например, система может сравнить работу специалистов на идентичных должностных позициях, показывая, кто трудился больше и ответственнее. А диаграмма активности отражает данные по загрузке специалистов: когда случился аврал, а когда сотрудники не были загружены. Такая статистика помогает грамотно распределять нагрузку во времени, не допускать горящих дедлайнов.
Встроенный в систему тайм-трекер показывает, сколько времени тратит специалист на выполнение каждой конкретной задачи. Прибавляем сюда возможность видеть ресурсы, которые сотрудник при этом использовал, и получаем:
-
во-первых, картину компетенций персонала. Если сотрудник слишком долго работает над одной задачей, возможно, дело не столько в прокрастинации, сколько в недостатке навыков и знаний для выполнения задания;
-
во-вторых, практически список эффективных в работе инструментов. Если какие-то программы или ресурсы помогают справиться с задачей быстрее, их можно взять на заметку и распространить в масштабах компании как best practice.
Удобная функция – автоматическое формирование табелей учета рабочего времени. CrocoTime интегрируется с кадровыми учетными системами и помогает руководству экономить ФОТ, оплачивая только продуктивно потраченное рабочее время. Для самих специалистов эта возможность становится гарантом справедливой оплаты труда, ведь наравне с простоями учитываются и сверхурочные часы.
Причем в CrocoTime есть возможность предоставить доступ к собственной статистике сотрудникам, чтобы те видели свои достижения и могли исправить недочеты в работе, не доводя ситуацию до критической.
Минусы программ контроля
Основной минус при внедрении программ учета рабочего времени – потенциальная негативная реакция коллектива. Никто не любит, когда за ним наблюдают. Тем более, когда под мониторинг попадает каждая минута рабочего времени.
Однако нивелировать этот минус просто: нужно обязательно провести разъяснительную работу с коллективом. Сначала на уровне начальников отделов продемонстрировать возможности системы, объяснить, какие именно данные и каким образом собираются, что дает мониторинг им как руководителям подразделений. Затем провести демонстрацию для линейных сотрудников, рассказывая, зачем в компании устанавливают систему учета рабочего времени, какие преимущества она даст именно рабочему коллективу. Важно сделать акцент на том, что мониторинг вводится не ради поиска худших работников и применения штрафов и санкций, а для повышения эффективности и справедливой оплаты труда для тех, кто старательно работает.
Если говорить о системе CrocoTime, то обязательно стоит упомянуть, что личные данные всегда останутся исключительно личными, программа не шпионит, а лишь собирает статистику. Как показывает практика, наглядная демонстрация возможностей программы и отсутствие различных «шпионских» фитчей снижает градус напряжения и позволяет внедрить автоматизированный учет рабочего времени в спокойной обстановке.
Если сравнить целеполагание и эффективность использования, системы автоматического учета рабочего времени предоставляют даже более широкую картину рабочих процессов, нежели программы слежения. CrocoTime вообще не вторгается в личное пространство сотрудника, но при этом формирует детальную фотографию рабочего дня, которая точно показывает всю занятость, все сильные и слабые стороны специалиста и даже «узкие места» в самих бизнес-процессах компании.
Подсматривать за сотрудниками, как сквозь замочную скважину, – неуважение со стороны руководителя и демонстрация недоверия к команде. Лояльный контроль с применением системы учета рабочего времени – эффективный инструмент, который мягко настраивает коллектив на достижение новых высот и повышение продуктивности.