Вести учет рабочего времени – обязательное требование Трудового кодекса России. Но если раньше табели заполнялись ради галочки и отсутствия претензий со стороны контролирующих органов, то теперь компании все чаще переходят на детальный учет с применением современных технологий. Использование автоматизированных систем учета рабочего времени дает массу возможностей для контроля и разумного расходования ресурсов.
Контроль работы персонала
Чуть больше половины сотрудников российских компаний на данный момент работают в офисе. Как только пандемия дала слабину, многие руководители решили вернуть привычный офисный ритм жизни. Оно понятно – здесь как минимум присутствует визуальный контроль, легко отследить наличие подчиненных на их рабочих местах.
Тем не менее 4 из 10 опрошенных жителей России готовы даже снизить свои зарплатные ожидания, лишь бы работать на удаленке. А владельцы бизнеса все чаще предлагают гибридный формат работы, если, конечно, специфика компании и отдельных специалистов позволяет.
Мониторинг работы офисных сотрудников
Офисный формат привычен для персонала и руководителей. Четко установленные регламенты присутствия на рабочем месте, возможность прямых коммуникаций – с одной стороны преимущества, а с другой – повод нарушить правила сотрудниками.
Почти каждый второй сотрудник российской компании отвлекается от работы на посторонние дела:
-
изучение новостной повестки – 15%;
-
разговоры по телефону на личные темы – 11%;
-
поломки офисной техники – 11%;
-
помощь коллегам и совещания – по 8%;
-
социальные сети и комментирование постов – 5%;
-
бесцельный интернет-серфинг и перекуры – по 4%;
-
профессиональная рефлексия – 3%;
-
игры и посещение видеохостингов – по 2%.
Коме того, в теплое время года четверть руководителей российских компаний отмечают снижение эффективности работы подчиненных, оправдывают это «отпускными» настроениями и жарой.
В общем, повод не работать у сотрудников всегда находится. И здесь понять, насколько специалисты не принадлежат работе и в чем истинные причины, помогает мониторинг рабочего времени.
Автоматизированные системы учета рабочего времени формируют полную картину занятости сотрудника в стенах офиса. Например, программа CrocoTime начинает свою работу вместе со специалистом, как только тот включил свой компьютер. Это помогает понять, во сколько сотрудник появился на рабочем месте. Кроме того, автоматизированная система:
-
отмечает время простоев в работе ПК. То есть затяжные переговоры по телефону, чаепития с коллегами, перекуры оставят след в истории рабочего дня специалиста;
-
фиксирует интернет-сайты, приложения и программы, которые использует в работе сотрудник. В настройках системы можно задать, какие ресурсы будут считаться профильными, а какие – отвлечениями для отдельного специалиста или отдела. Так программа дает возможность увидеть, насколько продуктивно проводит рабочее время персонал;
-
учитывает не только компьютерное время, но и рабочие созвоны, встречи и совещания за счет интеграции с IP-телефонией и корпоративными календарями.
Завершением рабочего дня CrocoTime считает выключение рабочего компьютера, но даже если сотрудник забудет отключить ПК, спустя 5 минут будет зафиксировано время отсутствия активности.
Мониторинг работы удаленных сотрудников
Удаленка прочно вошла в жизнь во время пандемии, и, хотя сейчас все больше компаний возвращаются к привычному офисному формату, не теряет актуальности. Вопрос контроля удаленных сотрудников свелся исключительно к использованию программных инструментов мониторинга. Другие способы контроля просто неэффективны и малоприменимы для дистанционного взаимодействия.
CrocoTime помогает соблюдать установленные в компании регламенты работы даже на удаленке:
-
система отмечает начало и окончание рабочего периода. Далеко не все специалисты должны в обязательном порядке начинать работу в установленный час, многие работодатели ориентируются на конечный результат, не вдаваясь в подробности выполнения. Тем не менее программа помогает увидеть, сколько от положенных по рудовому договору часов отработал удаленщик в действительности. А если все-таки есть оговоренные рамки трудового времени, помогает контролировать дисциплину;
-
программа позволяет отлеживать ход выполнения задач, видеть, в какое время и над чем именно работал удаленный сотрудник;
-
с учетом того, что многие специалисты предпочитают работать на собственной технике, система учета рабочего времени позволяет отключить агента мониторинга, когда ПК переходит в использование в личных целях.
Экономия и дополнительная прибыль с СУРВ
Автоматизированные системы учета рабочего времени – непредвзятый эксперт, который показывает только реальное положение дел в компании. Данные мониторинга не может изменить постфактум ни руководитель, ни кто-то из персонала. Основываясь на реальных данных, управленцы получают возможность принимать взвешенные решения, прогнозировать затраты, находить пути экономии и получения дополнительной прибыли.
Подсчет зарплат и премий с помощью системы учета рабочего времени
42% работающих граждан России считают, что при равных обязанностях их коллеги получают большую зарплату. Разброс в разнице называют от 10%. Некоторые уверены, что их вознаграждение за труд в полтора раза меньше, чем у сослуживца при той же должности.
Автоматизированный учет рабочего времени способен расставить все точки над «i».
Система CrocoTime автоматически формирует табели на основе данных мониторинга. Человеческий фактор исключается, пенять на ошибки в бухгалтерии и кадровом отделе не получится.
Полный учет рабочего времени показывает все временные затраты каждого сотрудника – как недоработки, так и переработки. Кроме того, система сравнивает загруженность сотрудников на одинаковых должностных позициях. Так становится видно, кто работает наиболее продуктивно, а кто тянет время, хотя роде бы выполняет задачу. Кто успевает за месяц выполнить массу задач, а кто – проводит время в офисе в удовольствие. Это позволяет начислять премии справедливо.
В контексте набирающей популярность схеме T&M («Time & Materials», или «Время и затраты»), когда гонорар сотрудника напрямую зависит от отработанных часов, эта возможность автоматизированной системы учета рабочего времени помогает вести точные расчеты, соблюдая договоренности между руководителем и сотрудником.
Кроме того, платить за реально отработанные часы, а не просиживание в онлайн-играх, например – очевидная экономия для бизнеса. Реалии таковы, то от эффективности каждого в штате зависит прибыль компании, а значит, держать «пустых» сотрудников не выгодно, как бы жестко это ни звучало.
Оценка затрат на проекты
От верной оценки затрат на проекты зависит рентабельность компании. CrocoTime помогает видеть, не работает ли бизнес в минус. Встроенная функция тайм-трекинга позволяет с точностью определить, какие ресурсы потребовались для реализации проекта – сколько специалистов приняли участие, сколько времени заняло выполнение задач в рамках проекта. Детализация в разных разрезах дает полную картину работы команды, определяет, кто из сотрудников какой вклад внес, насколько необходимым было привлечение каждого.
Такая оценка позволяет руководству не только грамотно определять стоимость работ, но и оптимизировать состав специалистов, дополнять его или, наоборот, перераспределять задачи в команде. Кроме того, детализация по сотрудникам опять же помогает распределить размер вознаграждения между участниками в зависимости от степени погруженности в проект и количества выполненных задач.
CrocoTime – справедливый инструмент контроля, который помогает всем в компании видеть и стимулировать свои успехи. Статистику можно открыть для просмотра самому сотруднику, чьи данные собирались агентами мониторинга – так специалист может видеть собственную продуктивность, сопоставить свой заработок с выполняемыми задачами и повлиять на ситуацию.
Важное отличие CrocoTime от других автоматизированных систем учета рабочего времени – соблюдение личных границ персонала. Система не использует записи экранов, кейлогер, перехват писем на электронную почту и сообщений в мессенджерах, прослушку разговоров. Программе достаточно заголовков открытых окон, без лишних подробностей, чтобы составить фотографию рабочего дня каждого сотрудника. Таким образом система не подрывает авторитет руководства, не накаляет атмосферу в коллективе, не напрягает тотальной слежкой.
Лояльный контроль и мотивация персонала, справедливые взаимоотношения работодателя и сотрудников, прозрачные расчеты, повышение эффективности и прибыльности бизнеса – все это под силу автоматизированной системе учета рабочего времени CrocoTime.
Оценить все возможности системы мониторинга помогает бесплатная версия, доступная и подходящая для любого бизнеса. В числе клиентов уже небольшие компании и крупные корпорации. Не упустите возможность сделать свое предприятие максимально эффективным.