Рынок программ для учета рабочего времени предлагает десятки вариантов на выбор. Это только отечественные разработки, не считая зарубежных решений тех вендоров, которые решили работу в России не останавливать. Чем больше ассортимент, тем сложнее выбор. Остановимся на ключевых критериях, которые помогут определиться и найти самый оптимальный вариант для той или иной компании.
Отслеживание рабочего времени – ключ к пониманию того, как тратится время каждого сотрудника компании вне зависимости от должности. Это ключ к высокой производительности и здоровому рабочему процессу. Именно поэтому формальный подход к составлению табелей ради исполнения требований законодательства уходит в прошлое. Сегодня востребованы инструменты автоматического отслеживания рабочих процессов, которые помогают увидеть все детали использования рабочих часов специалистами компании.
Функции системы учета рабочего времени
Специализированные программы для мониторинга рабочего времени в некотором роде произвели революцию в производительности и управлении персоналом. Благодаря автоматизации и централизации, а также интуитивно понятным и удобным интерфейсам можно получить более точную и достоверную информацию о том, как сотрудники проводят (или не проводят) свое время.
Плюсы и минусы СУРВ
Управление рабочим временем зачастую вызывает стресс даже у лучших сотрудников. Эффективная система учета рабочего времени, которая позволяет предприятиям отслеживать и оценивать вклад каждого, максимально увеличивает производительность. Понимание плюсов и минусов программного обеспечения для учета рабочего времени помогает компании принимать оптимальные решения.
К плюсам использования СУРВ относят:
-
повышение производительности. Это одно из основных преимуществ учета рабочего времени. Мониторинг позволяет работодателям в полной мере оценить, сколько времени занимают определенные задачи, проливая свет на действия, которые могут быть длительными, но, возможно, на самом деле ненужными для компании;
-
больше ответственности. Системы учета рабочего времени достоверно показывают, кто что сделал и сколько времени специалисты потратили на задачи. Отслеживание времени позволяет повысить уровень ответственности и вовлеченности персонала. Увидев такие исключения, как опоздание или ранний отъезд, руководство быстро узнает о проблемах с посещаемостью до того, как это станет проблемой;
-
больше концентрации. Когда люди знают, что рабочие часы отслеживают, они с большей вероятностью сохраняют концентрацию. В результате специалисты выполняют сделать больше задач за один рабочий час;
-
больше прозрачности. С отслеживанием рабочего времени сотрудники получают возможность видеть, сколько задач выполняет каждый, какое время на них затрачивают. Руководители, основываясь на данных, собранных системой, видят проблемные участки во внутренних бизнес-процессах, могут перераспределять задачи в соответствии с компетенциями и навыками персонала, ТОП-менеджеры могут корректировать состав рабочих команд для максимальной производительности;
-
экономия. Отслеживание времени может быть полезно тем, кто выставляет счета своим клиентам по часам, например, юридическим и бухгалтерским фирмам. Фактически, компании, которые работают с подрядчиками, фрилансерами или краткосрочными временными работниками, могут извлечь выгоду из использования ПО для мониторинга работы персонала.
Например, программа для учета и анализа рабочего времени CrocoTime автоматически включается вместе с рабочим компьютером специалиста, отмечая начало трудового времени, выключается тоже вместе с ПК, ставя точку в длительности рабочего дня. Так контролируется дисциплина. В течение рабочего дня система отслеживает действия сотрудника на своем рабочем месте – фиксирует отвлечения, перерывы, использование различных инструментов для выполнения рабочих задач. Полная картина дня доступна не только руководителю, но и сотрудникам, что позволяет персоналу самостоятельно оценивать свои успехи, ставить личные цели в профессиональной сфере, повышая мотивацию.
Минусы СУРВ:
-
напряженная атмосфера в коллективе. Один из основных недостатков отслеживания времени – ощущение сотрудников, что за ними постоянно наблюдает начальство. Внедрение системы учета рабочего времени может быть воспринято как признак недоверия к команде и привести к дополнительному стрессу. Это, в свою очередь, сделает команду менее продуктивной. Однако нивелировать эту проблему легко, если правильно подойти к внедрению системы учета рабочего времени;
-
риск микроуправления и тотальной слежки. Тщательно отслеживать каждую секунду рабочего времени – искушение для некоторых работодателей. Постоянный жесткий контроль любого действия – одно из самых распространенных заблуждений при внедрении системы учета рабочего времени. Грамотный руководитель «не затягивает пояса», а лишь получает представление о том, как работает команда в рабочее время и как распределяются усилия в течение дня. Система CrocoTime создана разработчиками так, что вторжение в частную жизнь – под запретом. Программа не оснащена кейлогером, не подключается к веб-камерам на рабочих компьютерах, не перехватывает письма на почту, личные сообщения в мессенджерах, не делает скриншотов;
-
возможность манипуляций. Многие решения для мониторинга рабочего времени предлагают сотрудникам возможность вручную вводить свое время или задним числом изменять уже зафиксированные часы. Соответственно, точность и правдоподобность таких данных можно смело ставить под вопрос. CrocoTime работает в автоматическом режиме, собирает информацию о занятости персонала без участия человека, а внести изменения в статистику не может ни руководитель, ни подчиненные;
-
необходимость единовременных крупных вложений. Сложные, полнофункциональные системы, которые позволяют автоматически отслеживать показатели и предоставляют подробную статистику, могут быть дорогими. Однако опыт показывает, что внедрение масштабируемых решений позволяет начать мониторинг, например, отдельного департамента, производительность которого вызывает беспокойство со стороны руководства. Когда через несколько недель становится видна положительная окупаемость инвестиций, можно рассмотреть возможность более широкого внедрения системы. CrocoTime предлагает 14-тидневную бесплатную версию, чтобы руководство могло оценить возможности ПО до принятия окончательного решения.
Необходимый функционал СУРВ
Решение для мониторинга рабочего времени персонала ровно настолько эффективно, насколько эффективны предлагаемые им функции. Излишний функционал будет делать софт существенно дороже и сложнее в использовании. Отсутствие необходимого функционала сделает решение бесполезной тратой бюджета. Но есть список функций, которыми должен обладать эффективный инструмент учета рабочего времени:
1. Отслеживание времени
Основная цель любого ПО для учета рабочего времени – фиксировать время, которое уходит на выполнение задач каждый день. Это включает в себя активное время и время простоя, точное количество минут, потраченных на просмотр веб-сайтов и других приложений.
CrocoTime формирует «фотографию рабочего дня» специалиста, где собрана исчерпывающая информация об уровне производительности каждого сотрудника. Она дает четкое представление об использовании рабочего времени специалистом для выполнения задач, и помогает анализировать причины отвлекающих факторов.
2. Посещаемость сотрудников
Регулярное присутствие на работе – это дисциплина и ответственность. Сотрудники, придерживающиеся трудового распорядка, всегда выполняют свою работу вовремя. Функция контроля посещаемости сотрудников, встроенная в систему CrocoTime, помогает выявлять и вовремя предупреждать сотрудников о нарушениях. Кроме того, это помогает вести точный учет посещаемости, когда в штате компании сотни сотрудников.
3. Создание отчетов
Аналитические отчеты предоставляют достоверную и непредвзятую информацию о производительности сотрудников. Точная аналитика помогает компаниям решить, требуется ли увеличение количества специалистов на основе производительности штатного персонала. CrocoTime предоставляет отчеты по конкретным задачам каждого специалиста, рабочему времени и времени простоя за выбранный промежуток, помогает сравнить загруженность сотрудников на идентичных должностях.
4. Автоматическое формирование табелей.
Функция автоматического создания табелей учета рабочего времени делает расчеты между работодателем и сотрудником максимально прозрачными и сокращает количество ручного труда специалистов кадрового отдела и бухгалтерии. CrocoTime учитывает каждую минуту, потраченную на рабочие задачи, переработки в том числе, если они действительно оправданы. В системе можно задать настройки графика работы каждого сотрудника, праздничные дни, отпуска. Данные об отгулах или внезапных отсутствиях по уважительным причинам можно внести вручную.
5. Интеграция с различными системами и приложениями
Решение для отслеживания времени должно быть достаточно гибким, чтобы интегрироваться с различными инструментами и программами для упрощения управления.
CrocoTime объединяется с:
-
кадровыми системами для более легкого расчета заработной платы;
-
корпоративными календарями, чтобы учитывать не только компьютерную занятость специалиста, но и запланированные совещания, встречи с клиентами;
-
IP-телефонией, чтобы брать в расчет телефонные переговоры с партнерами и потребителями;
-
турникетами для точного отслеживания соблюдения внутреннего распорядка компании.
Интеграция обеспечивает комплексное представление о бизнесе.
6. Простой интерфейс и наглядные аналитические формы.
Немаловажно, чтобы системой учета рабочего времени можно было легко пользоваться. CrocoTime обладает простым и интуитивно понятным интерфейсом, может формировать отчеты в виде наглядных графиков и диаграмм. Благодаря этому анализ полной картины рабочего дня специалистов занимает всего несколько минут.
Пользователи систем учета рабочего времени часто введут споры, должно ли решение в обязательном порядке включать в себя функции скриншотов, видеозаписи экрана, возможность подключаться к микрофону и веб-камере ПК. Ответ лежит в законодательных актах России: Конституция РФ гарантирует каждому гражданину страны право на тайну личной переписки. Поэтому «шпионский функционал» не просто необязателен для СУРВ, но и может привести к судебным искам к работодателю со стороны подчиненных.
Как выбрать программу учета рабочего времени
Выбор программы учета рабочего времени во многом зависит от целей компании, масштабов, готовности вкладываться в полноценный мониторинг занятости персонала.
Цена-качество СУРВ
Важно подобрать решение, которое будет удовлетворять все потребности бизнеса и при этом не будет поглощать бюджет впустую. Несколько правил, которые помогут выбрать ПО, лучшее по соотношению цена-качество:
-
ничего лишнего. Отказ от излишнего функционала, который нарушает конституционные права человека, может существенно сократить стоимость СУРВ;
-
отзывы. О качестве программы лучше всего расскажут клиенты. Поэтому стоит обратить внимание на отзывы о системе, которая кажется наиболее подходящей для компании;
-
техподдержка. Особенно на начальном этапе внедрения важно не остаться один на один с малознакомой программой. Наличие технической поддержки, клиентского сервиса – показатель ответственности вендора. Специалисты компании-разработчика системы мониторинга CrocoTime сопровождают клиентов на всем пути пользования программой;
-
развитие и обновление. При выборе стоит удостовериться, что программа учета рабочего времени не застыла в своем развитии, что вендор регулярно выпускает обновления и реагирует на запросы пользователей.
Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников
Цифровая трансформация затронула каждую компанию в стране – это гарантия конкурентоспособности на рынке. Она коснулась производственных процессов и пришла в сферу управления персоналом. Автоматизация позволяет в первую очередь грамотно управлять ресурсами компании, человеческими в том числе.
Автоматизированный учет рабочего времени – самый современный способ держать под контролем производительность и эффективность работы команды. Он не отнимает дополнительно время, которое все так стремятся расходовать разумно и с пользой, не оставляет шансов на предвзятость в отношении к специалистам, формирует максимально достоверную картину внутренних бизнес-процессов компании.
CrocoTime – проверенный инструмент для детального, но лояльного учета рабочего времени. Больше 1500 компаний уже оценили сервис и остаются клиентами на протяжении долгих лет.