Для чего вести учет рабочего времени?

Вести отчетность по фактически отработанным часам обязательно, хотя бы потому что такие правила диктует Трудовой кодекс России. Но работодатели уже давно пришли к выводу, что безграничное доверие к своим подчиненным и заполнение документации для галочки не дают положительного эффекта для повышения продуктивности работы, а порой и вовсе расхолаживают коллектив. Какие способы контроля рабочего времени существуют, и какой из них выбрать для достижения максимального положительного эффекта – детально разберем в этой статье.

Способы контроля рабочего времени

Контроль рабочего времени существует ровно столько, сколько существуют трудовые отношения. Как только первый работодатель делегировал задания наемному сотруднику, появилось желание знать, сколько времени ушло на выполнение, чтобы справедливо оплатить затраченные усилия. Поэтому мнение, что контроль рабочего времени нужен только компаниям с огромным, многосотенным или тысячным штатом, в корне неверно. Небольшие коллективы, где тесно сотрудничают десяток-два коллег, нуждаются в контроле времени не меньше, а может быть, даже больше: в таких коллективах атмосфера семейности может сыграть злую шутку и навредить продуктивности. В таких небольших компаниях контроль рабочего времени помогает соблюсти рабочие регламенты и отслеживать успехи команды. Что используют чаще всего для контроля рабочего времени не ради галочки, а для реальных результатов:

пропускные системы – терминальные или биометрические. Подходят для компаний различной штатности, функционал сводится к отметкам времени прихода и ухода персонала в офис. Терминалы с пропусками – более простой вариант, подверженный возможности подмены карт и отметок сотрудников друг за друга; биометрические, где пропуском являются индивидуальные черты человека – более строгий способ контроля рабочего времени. Правда сводится он в обоих случаях к банальному соблюдению дисциплины: в назначенный час сотрудник должен быть на месте, уйти обязан не позже прописанного в трудовом договоре часа. Чем наполнен рабочий день – остается «за бортом» такого способа контроля рабочего времени;
системы контроля и управления доступом (СКУД) чаще используются на крупных предприятиях, однако в последнее время малый и средний бизнес часто отдают предпочтение СКУД. Особенно актуален этот способ контроля рабочего времени, если сфера деятельности связана с коммерческой или промышленной тайной и нужно не просто знать, когда сотрудник пришел в офис, но и когда бывал в тех или иных помещениях внутри компании;
видеонаблюдение позволяет видеть, что происходит на этажах и даже в кабинетах. Этот способ мониторинга в принципе способен воссоздать картину занятости сотрудников в течение рабочего дня, помочь сократить время лишних перекуров и явных отвлечений. Но с моральной точки зрения граничит со слежкой: быть постоянно под чьим-то взором – мало приятное ощущение, которое накаляет обстановку в компании;
программы учета рабочего времени – этот способ контроля обладает самым обширным функционалом. Как правило, есть возможность видеть границы рабочего дня и получать полную картину занятости персонала внутри рабочих часов. Могут работать в «ручном» режиме, когда сотрудник сам запускает трекер времени, или автоматическом, когда мониторинг начинается вне зависимости от инициативы специалиста.

Система автоматического учета работы за компьютером

Прийти на работу вовремя – полдела. Сосредоточиться на работе – задача посложнее. Сами сотрудники признаются, что от мыслей о работе на работе отвлекают бесконечные переписки в личных чатах. Об этом в опросе говорит 19% персонала. Кроме того, мешают трудиться эффективно:

новостные ленты. Они затягивают в свои дебри 15% сотрудников отечественных компаний;
постоянные звонки по телефону отнимают ценное рабочее время у 11% персонала;
старая оргтехника своими поломками и низкой производительностью мешает 11% специалистов;
просьбы о помощи коллег отвлекают от собственных дел 8% сотрудников;
не в меру частые совещания отнимают время у 8% служащих;
соцсети и комментарии к постам поглощают 8% специалистов;
перекуры становятся «пожирателями времени» у 4% персонала;
бесцельный интернет-серфинг – причина отвлечений у 4% работников;
мобильные и онлайн-игры, а также видеохостинги называют в числе отвлекающих факторов по 2% специалистов.

Из результатов опроса становится ясно: именно мониторинг работы за компьютером сейчас становится как никогда актуален. Если прийти вовремя персонал может, то бороться с отвлечениями сложно. Поэтому системы автоматического учета рабочего времени набирают популярность ровно с того момента, как большая часть рабочих процессов стала связана с использованием ПК.

Автоматизированный учет – не только инструмент контроля для работодателя. Сами сотрудники могут взять на вооружение непредвзятые результаты мониторинга. Как пример подобных программ – система учета и анализа рабочего времени CrocoTime, которая:

отмечает границы рабочих часов. Система автоматически фиксирует начало рабочего дня и его окончание, исходя из данных о включении и выключении персональной рабочей станции;
предоставляет данные о каждой минуте потраченного рабочего времени, формируя «фотографию рабочего дня»;
позволяет разделить ресурсы, которые использует сотрудник на продуктивные и непродуктивные, тем самым показывает, где и на что специалист отвлекается;
имеет возможность сравнить показатели коллег с одинаковым набором рабочих обязанностей, чтобы верно распределить нагрузку между специалистами;
помогает расставить приоритеты, при желании напоминая о дедлайнах и незаконченных задачах;
автоматически анализирует и предоставляет информацию управленцу, давая возможность оперировать конкретными цифрами и фактами в случае возникновения спорных ситуаций;
мотивирует персонал за счет возможности открыть результаты мониторинга самим специалистам.

При этом CrocoTime не использует функции тотальной слежки. Вся информация с рабочих компьютеров персонала собирается в соответствии с буквой закона, оставляя личное личным.

Особые случаи контроля рабочего времени

Безусловно, есть профессии, которые сложно уложить в стандартные рамки трудового дня. Это касается, например, индивидуального графика работы в офисе, который может быть установлен для специалиста по вполне объективным причинам.

Удаленное сотрудничество плотно вошло в жизнь многих компаний. И отказываться от него не намерены – высококвалифицированных специалистов можно привлечь к работе над проектами из любой точки мира. Кто захочет терять такие возможности и ресурсы?

Творческие профессии, когда зачастую многочасовые размышления в какую-то минуту приводят к озарению и максимально эффективному решению, тоже, на первый взгляд, сложно подвергнуть контролю.

В таких случаях «ломать» подходы и творческие начинания, в принципе, и не стоит. Это грозит потерей налаженного взаимодействия и столь важной для многих компаний доли креатива. Автоматический учет здесь нужен для того, чтобы отмечать достижения, инструменты, с помощью которых пришли к результату, объемы потраченных усилий.

Эффективные методы учета рабочего времени

Любая работа – это взаимодействие работодателя и подчиненного и, соответственно, взаимные ожидания. Начальник ждет эффективной и слаженной работы от коллектива, каждый сотрудник – достойной оплаты и справедливой оценки своего труда. Без контроля текущих процессов это невозможно. А без учета рабочего времени есть риск тратить часы впустую, не достигая результата в итоге. К эффективным, апробированным и зарекомендовавшим себя методам учета рабочего времени относят:

нормирование труда. Это база, на которой строится любой контроль. Если нет установленных границ, рамок, целей, понять, насколько сотрудник следует или отклоняется от поставленных критериев, сложно;
регулярные короткие летучки, где руководитель ставит задачи максимально конкретно, а подчиненные в экспресс-режиме отчитываются о продвижении по их исполнению;
письменные отчеты. Ежедневные или еженедельные докладные в бумажном или электронном виде мотивируют специалистов следить за потраченным рабочем временем, отслеживать свои успехи;
программные инструменты учета рабочего времени. Автоматические системы дают независимую оценку действиям (и бездействиям) сотрудников, наглядно показывают реальную картину дел в компании.

Удаленный контроль за сотрудниками

Удаленный формат сотрудничества еще недавно пугал руководителей по одной простой причине: контролировать персонал было привычнее, когда все находятся в офисе. Но опыт массовой удалёнки показывает, наладить мониторинг за дистанционными сотрудниками можно.

Самое простое – установить аудиовизуальное взаимодействие. Ежедневные созвоны в обозначенный час или онлайн-встречи с помощью видеосвязи, во-первых, помогают удаленщикам чувствовать себя частью команды, во-вторых, дисциплинируют начинать рабочий день вовремя.

Налаженные коммуникации через общие и корпоративные мессенджеры позволяют держать связь в течение рабочего времени и достаточно быстро реагировать на изменения в плане задач, перерасстановку приоритетов. Не зря руководители отводят мессенджерам едва ли не главенствующую роль при организации удаленной работы и в большинстве устанавливают регламенты для ответа на сообщения. Почти половина управленцев требуют от подчиненных ответа в течение 15 минут.

Жесткие требования, тем не менее, не всегда идут на пользу удаленному формату. Такое взаимодействие специалисты, особенно высококвалифицированные и ценные кадры, выбирают во многом из-за относительной свободы действий и гибкого графика. Поэтому компании, где ратуют за разумные подходы к мониторингу и поощряют ответственную самостоятельность, выбирают программные методы учета рабочего времени удаленных сотрудников. Например, система CrocoTime уже зарекомендовала себя в вопросе контроля дистанционного персонала. Она не тормозит работу ПК или ноутбука, функционирует незаметно, не отвлекая от первостепенных задач, при этом отмечает непосредственные часы работы, фиксирует инструменты, которые использует удаленщик для достижения результата, и время, затраченное на каждую конкретную задачу. При желании система может напоминать о незаконченных делах. Кроме того, она формирует «фотографию рабочего дня», чтобы было легко понять всплески и спады активности, вычислить наиболее продуктивное время работы.

При этом удаленный сотрудник может отключить функцию мониторинга, когда переходит на использование техники в личных целях, чтобы статистика в итоге была максимально объективной.

Ответственность работодателя при внедрении систем контроля

Возможности современных программных инструментов мониторинга рабочего времени настолько обширны, что позволяют контролировать едва ли не каждую секунду в офисе и на удаленке, видеть все и всех. Это становится настоящим соблазном переступить грань в вопросе разумного мониторинга: скрыть точное количество и места расположения камер видеонаблюдения, например, или не уведомить, что в компании используется система автоматического учета рабочего времени.

Закон в этой части одинаково защищает права и работодателя, и сотрудников: согласно ТК РФ начальник имеет право требовать от подчиненных надлежащего исполнения своих должностных обязанностей, а персонал, в соответствии с Конституцией России, имеет право на неприкосновенность частной жизни и сохранение тайны личной переписки. При организации мониторинга управленец должен, с одной стороны, предотвратить утечку корпоративной информации, а с другой – не нарушить личные границы каждого подчиненного. Для этого нужно:

В обязательном порядке уведомить каждого сотрудника о наличии того или иного вида мониторинга. Сделать это важно письменно, под роспись в специальном внутреннем документе компании.
Выбрать лояльный способ контроля, который гарантирует сохранение прав обеих сторон трудовых отношений.

В этом плане уважение со стороны руководителей и персонала заслужила программа CrocoTime, в которой заведомо отсутствует неправомерный с точки зрения закона функционал – нет скриншотов, видеозаписей экрана монитора, которые могут зафиксировать личные переписки; нет прослушивания через гарнитуру и подсматривания через вебкамеру; нет кейлоггера и перехвата писем на электронную почту. Тогда что есть? Объективный и лояльный контроль, который не будет демотивировать, напоминая тотальную слежку.

Убедиться в эффективности CrocoTime при отсутствии «шпионских» функций можно, опробовав систему бесплатно в течение 14 дней. Как правило, этого времени достаточно, чтобы понять, насколько полезна программа для учета рабочего времени.