Фиксация нарушений рабочего графика

Соблюдение рабочего графика – первое, с чего нужно начать контроль рабочего времени в любой компании. И хотя статистика говорит, что в последнее время работники начали ответственнее относиться к элементарным правилам следования трудовому распорядку, всё же проблема остается. Нарушения графика, к слову, – это не только опоздания на работу, это еще и, например, отвлечения от непосредственных задач, частые перекуры. Как зафиксировать эти нарушения, чтобы не возникало спорных вопросов, и зачем вообще это нужно – будем разбираться в этой статье.

Нарушения рабочего графика

В свежем опросе портала SuperJob подчеркивается, что опозданиями чаще «грешит» молодежь. А в общем почти 30% персонала компаний периодически нарушает дисциплину: 80% признавшихся в опозданиях задерживаются на 10-15 минут, 6% – на +/- полчаса, 2% позволяют себе опоздать на час и более, 12% не смогли определить среднее время своих опозданий. Глядя на эти цифры, грамотный руководитель сразу начинает считать свои потери. И это оправданно – платить за «сон» подчиненных никто не хочет.

Опоздания и прогулы – это самые очевидные способы нарушить рабочий график. Среди неочевидных – например, растянутый обеденный перерыв или частые перекуры.

Основные причины нарушений

Если уж речь зашла о нарушениях, то не будем брать в расчет опоздания, о которых сотрудник предупреждает заранее – отпрашивается у руководителя на полчаса с утра, чтобы, например, отвести ребенка на прием к врачу. Те, кто задерживаются к началу рабочего дня с «завидным» постоянством, как правило, ищут отговорки.

Сами нарушители рабочего графика называют в числе самых частых причин опозданий:

пробки – 32%;
проблемы с общественным транспортом – 31%;
семейные обязанности, которые не укладываются в рабочий график (например, отвести ребёнка в детский сад) – 9%;
форс-мажоры (например, пробил колесо по дороге на работу или застрял в лифте) – 8%;
слишком крепкий утренний сон – ещё 8%;
собственная неорганизованность – 6%;
решение личных вопросов (например, поход к юристу или стоматологу) – 4%;
отсутствие мотивации – 3%;
банальная лень – 1%.

Кстати, та самая лень заставляет задерживаться на обеденном перерыве и на перекурах. Судя по статистике, прокрастинации на работе поддается каждый шестой опрошенный. Причем мужчины признаются в этом чаще женщин и чаще прокрастинируют именно в рабочем процессе.

Профилактика нарушений режима рабочего времени

Предупредить «болезнь», как известно, легче, чем потом лечить. Как правило, руководители идут по проторенному пути и в первую очередь берутся за разработку системы поощрений и наказаний. Попросту говоря, за опоздания выносят штрафы. Это, конечно, вполне действенный метод, но вместе с тем такие санкции могут в корне демотивировать персонал. Поэтому сначала стоит использовать более лояльные подходы.

Для профилактики нарушений режима рабочего времени можно применить методы, которые не отнимут у компании существенных ресурсов. Например:

придумать санкции за опоздания вместе с сотрудниками. Это когда сам коллектив решает, как наказать тех, кто нарушает трудовой распорядок. Во-первых, руководитель не выглядит «драконом»; во-вторых, подчиненные определяют, что будет для них приемлемым наказанием. Как показывает практика, фантазия позволяет персоналу находить интересные варианты. Например, назначать опоздавшего ответственным за оплату обедов для коллег – вариант наказания «рублём». Или награждать титулом «главного по опозданиям» – кому захочется висеть на доске «отрицательного почёта»?
разобраться в причинах опозданий. Это то, что в силах руководителя. Возможно, сотрудник просто устал или, что ещё страшнее, близок к выгоранию. Тогда строгие санкции точно не помогут, а вот пара дней отпуска с возможностью выдохнуть вполне способны исправить ситуацию;
определить отработку опозданий. Как ни крути, а Трудовой кодекс России определяет: рабочая неделя – это 40 часов. Опоздал на час утром – доработай вечером. Вполне справедливый подход, который, возможно станет выходом из ситуации для сотрудника и руководителя одновременно. Но есть риск столкнуться с судебными тяжбами, поскольку вечернее время, которое находится за пределами регламентированного рабочего, может попадать в категорию переработок, которые должны оплачиваться дополнительно;
объяснить цену опозданий. Этот метод подходит для достаточно мотивированных сотрудников. Точная раскладка с цифрами и конкретные расчеты финансовых потерь для компании и самого работника способны стать решающими доказательствами важности соблюдения режима рабочего времени;
научить элементарному планированию. Да, процесс не самый быстрый, но дает положительный эффект. Здесь важно подчеркнуть для персонала, что при планировании можно и нужно учитывать не только рабочие задачи, но и личные;
обеспечить контроль. Для начала стоит сконцентрироваться на элементарной проверке своевременности прихода и ухода сотрудников. Подойти к этому вопросу можно творчески – например, устраивать на входе ежеутреннюю фотосессию с отметками времени на фото. Но гораздо эффективнее показывают себя IT-решения, которые не отвлекают от непосредственной работы, но дают понимание, насколько дисциплинирован коллектив.

Оценка и контроль нарушений рабочего графика

Оценка и контроль нарушений рабочего графика – важная часть на пути устранения опозданий и борьбы с прокрастинацией. Вспомним известную криминологическую «теорию разбитых окон», которая гласит: «если в здании разбито одно стекло и никто его не заменяет, то через некоторое время в этом здании не останется ни одного целого окна». По аналогии: если в компании не замечают небольших нарушений, чаще совершаются более значимые. То есть там, где контролируют элементарное следование рабочему графику, персонал ответственнее относится и к более серьезным задачам, например, соблюдению дедлайнов.

При этом наладить контроль эффективнее всего помогают IT-решения – специализированные автоматические программы, главное преимущество которых – в независимой оценке. Одна из таких – система мониторинга рабочего времени CrocoTime.

Контроль опозданий и ранних уходов с работы

Контролировать опоздания и уходы с работы пораньше можно разными способами: назначить ответственным кадровика, который будет встречать всех в начале рабочего дня и делать отметки, принять в штат вахтера, оставить на входе журнал для самостоятельных отметок сотрудниками своего времени прибытия. У этих вариантов есть общий минус – они не лишены человеческого фактора. Кто помешает подарить вахтёрше Лидии Петровне шоколадку, чтобы она отметила приход на работу ровно в 8:00?

Конечно, можно установить турникеты, системы контроля доступом, организовать вход по пропускам. Но и здесь существует проверенная годами схема: сотрудники «прокатывают» карты друг за друга по дружбе, чтобы в системе появилась отметка в нужное время.

Система мониторинга рабочего времени CrocoTime полностью лишена человеческого фактора. Агент программы устанавливается на компьютер специалиста, работать начинает автоматически в момент включения ПК. Это и считается началом рабочего дня, которое легко соотнести с прописанным в договоре временем.

А если сотрудник пришел на работу в положенный час, но сразу же, не включая свой компьютер, отправился на срочное совещание? Здесь работает интеграция системы CrocoTime с корпоративными календарями, и совещание, даже самое экстренное, отразится в статистике рабочего времени сотрудника и будет считаться продуктивным.

Окончание рабочего дня программа отмечает вместе с выключением ПК. И вариант оставить компьютер включенным на всю ночь – не способ обмануть систему, поскольку она учитывает активность периферийных устройств, открытие приложений, программ и интернет-ресурсов в совокупности. Мышка двигается, а программы не работают, программа открыта, но в ней ничего не происходит – это не считается. Имитировать для CrocoTime полноценную работу за компьютером без участия сотрудника сложно.

Автоматический учет рабочего времени

Максимум, что могут системы контроля входа и выхода – это «удерживать» персонал в периметре. И то, как мы выяснили, в компанию может вовремя прийти только пропуск сотрудника, а не он сам. Системы мониторинга рабочего времени берут под контроль полный рабочий день, учитывают не только его начало и окончание, но и содержание.

Судя по опросу сервиса Работа.ру, на посторонние дела сотрудники российских компаний тратят от 10 до 70% рабочего времени ежедневно. Среди самых популярных способов провести время на работе, не работая:

поболтать с коллегами на отвлеченные темы – 47%;
пообщаться в мессенджерах – 20%;
посёрфить в соцсетях – 19%;
послушать музыку или подкасты – 11%;
посмотреть кино или сериал – 6%;
поиграть в мобильные игры – 5%.

Кстати, на работе позволяют себе дополнительный перерыв, связанный с курением, почти 75% сотрудников, у которых есть эта вредная привычка. И тратят на нее в среднем 7 минут за раз, выходят на перекуры до 5 раз и более. Подсчитать, сколько времени в итоге уходит, несложно.

Увидеть, кто отвлекается больше, чем позволяет ТК РФ, трудовой договор и совесть, можно с CrocoTime. Система:

показывает подробную структуру дня, отмечая, в какое время кто и над какими задачами работал, сколько минут/часов потратил на выполнение трудовых обязанностей, а сколько – на перекуры;
детально фиксирует время работы в программах, которые относятся к сфере деятельности специалиста, и приложениях развлекательного характера;
помогает грамотно распределить задачи между сотрудниками, сделать так, чтобы нагрузка была равномерной и соответствующей компетенциям благодаря возможности сравнить уровень и скорость выполнения одинаковых задач разными сотрудниками.

Подводя итог: соблюдение рабочего графика – это база эффективной работы любой компании. Чтобы организовать дисциплину в этом вопросе, нужно сделать всего два шага:

Обозначить четкие регламенты в трудовом договоре и правилах внутреннего распорядка компании.
Создать систему эффективного, непредвзятого и лояльного контроля с помощью программы CrocoTime. Как показывает практика, одно только знание, что работу мониторят, повышает уровень дисциплины и корпоративной культуры.