Задача 1. Понять, где происходит потеря рабочего времени
Идеальных работников не бывает, но любой руководитель хотел бы иметь именно такой штат подчиненных: они не отвлекаются по мелочам, нацелены на результат и мотивированы на работу. На деле же получается, что многие сотрудники используют рабочее время в личных целях: переписываются с друзьями в соцсетях, посещают развлекательные ресурсы, проходят уровни онлайн-игр, делают покупки в интернет-магазинах, пьют кофе в корпоративной кухне. Некоторые умудряются фрилансить прямо на рабочем месте, получая двойную оплату одного и того же времени – от официального работодателя и от стороннего заказчика.
Учет рабочего времени CrocoTime позволяет своевременно обнаружить, где компания теряет оплаченные рабочие часы и, соответственно, деньги. CrocoTime показывает, где и как много времени в организации тратится не по назначению. Система фиксирует время работы с программами, сайтами и документами, показывает продуктивную работу, а также время, которое сотрудник потратил на личные нужды, отвлечения и развлечения.
Когда у компании возникают новые задачи, не всегда кто-то из сотрудников добровольно вызывается их выполнять. Большинство работников ссылается на предельную занятость. Понять какими силами будут выполняться эти работы, также поможет система учета рабочего времени CrocoTime. Программа покажет, в каком подразделении и у какого конкретно сотрудника есть свободное время, которое он может потратить на дополнительные задачи.
Задача 2. Оптимизировать бизнес-процессы
Аналитика CrocoTime даст понять, где “гвозди забиваются микроскопом”, поможет выявить процессы, которые занимают слишком много времени и принять необходимые меры: автоматизировать работу сотрудников, организовать дополнительное обучение, провести кадровые перестановки, применить новый подход в организации деятельности.
Для оптимизации бизнес-процессов в системе учета рабочего времени CrocoTime введен показатель “Непрофильное время”. Показатель учитывает время продуктивной работы сотрудника с теми программами и сайтами, с которыми он работать по сути не должен. Например, бухгалтер, заполняя личные данные сотрудников в базе, будет тратить время с пользой для компании, но вместе с тем, эта деятельность для бухгалтера непрофильная. Он мог бы использовать рабочее время более эффективно. Другой пример: Senior Developer вместо написания кода, занят тестированием. Разработка замедляется, при этом нецелевой активности нет: сотрудник работает. Но вот эффективность использования рабочего времени вызывает вопросы.
Задача 3. Найти резервы рабочего времени
Проблема авралов и срыва сроков – не редкость для многих организаций. Не спешите нанимать новых сотрудников, проблему может решить нормирование рабочих операций. По такому пути пошел Сбербанк, реформируя свою работу. Разобрав на мелкие части обычный рабочий день сотрудника и выбросив лишние детали, Сбербанк сэкономил тысячи рабочих часов. В масштабах крупной компании сокращение одной операции всего на 10 секунд высвобождает сотни, если не тысячи людей. Система учета рабочего времени CrocoTime покажет по минутам рабочий день сотрудника и поможет выявить резервы времени для новых задач.
Эффективность работы сотрудников, как правило, оценивается по выполнению плановых показателей. Но как определить план? Как понять сколько задач следует назначить сотруднику? Если делать это “на глазок”, оптимального результата добиться не удастся. Оценив с помощью CrocoTime реальную загрузку работников, руководитель сможет назначить справедливые плановые показатели, установить лимиты на выполнение стандартных операций.
Задача 4. Оптимизировать штат
Руководителю приходится принимать непростые решения в случае оптимизации штата, выбирать кандидата на повышение из нескольких талантливых работников или, наоборот, понижать работника в должности, если тот не справляется. Статистика системы учета рабочего времени поможет сформировать полную и объективную картину.
Когда сотрудники жалуются на высокую загрузку и нехватку времени, учет рабочего времени покажет реальное положение дел: руководитель либо задумается о расширении штата, либо будет иметь неоспоримые аргументы в разговоре с персоналом о недостатке времени.
Задача 5. Повысить дисциплину в организации
Проблема опозданий остро стоит во многих организациях. Руководителю приходится тратить собственное время для того, чтобы отслеживать нарушителей дисциплины. Если пустить все на самотек, может случиться ситуация, когда к началу рабочего дня не будет ни одного сотрудника в офисе. Клиенты тем временем будут звонить, не получать ответа и (в худшем случае) уходить к конкурентам. Та же проблема с внеурочными перерывами: менеджер лишний раз ушел на перекур, клиент не дождался ответа.
Программа контроля рабочего времени предоставляет данные о времени отсутствия сотрудников за ПК, опозданиях, прогулах и ранних уходах. Эти данные можно “привязать” к заработной плате коллектива, — эффект не заставит себя ждать.
Опыт клиентов CrocoTime показывает, что уже сама установка системы учета рабочего времени дисциплинирует работников, ведь теперь их работа совершенно прозрачна для руководителя.