Тренд умных, целеустремленных людей 21 века — ценить время. Это единственный ресурс, который нельзя восполнить. Прошло — значит прошло. А каким содержанием будет наполнено оно, зависит от конкретного человека. Успевать все на работе, чтобы после нее отдыхать — это идеально. Но увы, все мы отвлекаемся на мелочи, которые в итоге «съедают» большую часть жизни. Можно пройти психологические тренинги, научиться концентрироваться. Честно говоря, мало кто из наемного персонала уверен в самодисциплине. Взять ответственность на себя или повысить обязательность сотрудника за выполнение поручений в нужный срок помогает индивидуальная фотография рабочего времени.
Виды учета рабочего времени
Работодатель на уровне законодательства обязан считать, сколько фактически заняты его сотрудники. Сколько часов в сутки, какое количество смен работают, во сколько являются на трудовое место, покидают его. То есть, как следуют трудовому режиму. Для такого учета разработаны три основных принципа:
- поденный – фиксируют часы, отработанные за сутки;
- недельный – применяют при персональном графике, когда учитывается срок, отработанный за неделю и больше;
- суммированный — длительность отрезка, за который рассчитывается время, составляет от одного месяца до года. Этот вид удобен при вахтовой службе.
Если в недавнем прошлом учет времени вели вручную — отдельный специалист заносил сведения в журналы, таблицы, то сейчас, с развитием IT-технологий, эту нишу занимают автоматизированные системы. Они экономят время, делают объективные отчеты, исключают человеческий фактор. Спектр автоматизированных ПП широкий: биометрические, видеонаблюдение, системы контроля и управления доступом (СКУД).
Хронометраж рабочего времени
Один из эффективных приемов тайм-менеджмента – хронометраж рабочего времени (карта). Проводить его или нет – выбор руководства. В основном его применяют на заводах с поточным производством, в основе которого лежат периодические повторяющиеся операции. ХРВ необходим для достижения целей:
- разработать нормативы для конкретных видов операций;
- определить оптимальные методы труда;
- установить, как долго служащий занимается каждым видом работы;
- сравнить, в какой период укладываются разные специалисты, исполняющие одинаковые задачи;
- оценить соответствие нормативов требованиям качества выполненной работы;
- выяснить, почему не выполняются принятые нормы;
- усовершенствовать трудовой процесс.
Хронокарта отслеживает, регулирует занятость сотрудников и повышает продуктивность всей компании. Благодаря хронометражу деятельность распределяется на мелкие фазы, и быстрее достигается результат.
Простой способ вести ХРВ – на бланках записывать каждое выполненное задание, минуты/часы на его осуществление. Эту обязанность приказом руководства возлагают на отдельного специалиста или на штатных нормировщиков.
Самофотография рабочего времени
Самостоятельная фиксация занятости тоже имеет право на существование. Методика помогает работнику определить самостоятельно, в какие периоды он нерационально распределяет свои силы, и как может поменять свое поведение. Предполагается, что он сам записывает в отчет все данные: периоды, затраченные на конкретные действия. Заполняется таблица, наблюдательный лист или дневник СРВ. Если анализируется деятельность за несколько смен, то составляются несколько таких листов, и уже на их основе проводится сравнительный анализ.
Для СРВ менеджер устанавливает предписание: какие нормы должны учитываться, а также срок выполнения. Это отдельная смена или календарный месяц, в течение которых нужно проанализировать выработку и составить карту.
Каждого проверенного человека карта информирует, на что конкретно он тратит рабочие часы и как распределяет свои силы, стимулирует пересмотреть моменты, на которые уходит неоправданно большой потенциал, и дальше перестроиться на более плодотворную работу.
В большинстве случаев потери случаются из-за отлынивания рабочих от производства. Хотя затягиваться выполнение задач может и по независящим причинам.
Преимущество самофотографии – простота ее проведения без лишнего материального и морального урона. Главный недостаток: при таком положении не всегда стоит рассчитывать на объективность показателей.
Технология проведения ФРД (фотографии рабочего дня)
Итак, руководитель заметил, что эффективность его коллектива снизилась, постановил выяснить, в чем причина этого. Проанализировал, по каким направлениям проводить фотографию рабочего дня, за кем и в чем наблюдать. Еще одно решение, которое придется принять – сообщать персоналу о ФРД или держать эту информацию в секрете, например, для большей точности показателей.
Важный момент: если хронометраж может инициировать и определить его длительность сам рабочий, то ФРД происходит с подачи владельца компании или менеджера. Фотокарта более официальный документ. В зависимости от количества объектов наблюдения и целей выделяют следующие виды ФРД:
- индивидуальная: до деталей устанавливает непродуктивность конкретных исполнителей;
- групповая: оценивает действия нескольких сотрудников в одном проекте, степень загруженности, их квалификацию, согласованность в работе;
- комплексная: изучается продуктивность бригады, отдела или всей бизнес-структуры, выявляется взаимосвязь отдельных производственных процессов, ритм работы, рациональность использования оборудования, позволяет разработать конкретные предложения для увеличения КПД;
- самофотография.
Чтобы получить достоверные данные, комплексные фотографии рабочего дня проводят на протяжении недели или месяца.
Алгоритм составления фотографии рабочего дня
Составить ФРД можно поэтапно:
- подготовка к этой процедуре;
- непосредственно фотографирование;
- обработка результатов;
- анализ данных и составление рекомендаций по итогам исследования.
На первой стадии, после того, как поставили цели ФРД, договорились об открытой или скрытой форме исследований, инструктируют и обучают наблюдателей. Ведь будущие результаты зависят от их осведомленности в этом в вопросе. Далее согласовываются бланки фотографии, их структура, особенно если разные люди проверяют параллельно несколько подразделений.
В процессе фотографирования результаты вносят в наблюдательный лист. Его можно скачать в Интернете или составить вручную в excel или word. Главное, чтобы в бланке не было «белых пятен». То есть фиксируется начало действия, его завершение, и сразу начало новой операции.
Если работник ничем не занят, просто общается с коллегами, этот период тоже должен быть отмечен. Как и нарушения дисциплины, личный отдых. В специальный бланк заносятся также сведения о сотруднике: его ФИО, образование, квалификация, должность.
На основании данных, выявленных в результате ФРД, делают выводы и составляют рекомендации, как устранить недостатки, повысить при необходимости квалификацию, наладить дисциплину.
Автоматическая ФРД с CrocoTime
Менеджеры могут заставлять работников фиксировать минуты, часы, могут буквально стоять за их спинами, смотреть, чем же они заняты. Кому нужны такие надзирательные, трудозатратные методы? Проще поставить на компьютеры ПП CrocoTime. Это онлайн программа учета рабочего времени.
Одна из сильных функций ПП – фотография рабочего дня. Ее используют для контроля за удаленными и офисными сотрудниками. Дело не в расстоянии, но в возможностях:
- покажет, как долго служащие выполняют ту или иную задачу;
- детально раскроет картину по каждому дню: чем, когда занимался коллега, какие сайты посещал;
- отметит, сколько минут/часов тратится на совещания, переговоры, перекуры и перерывы;
- разделит сайты на продуктивные и непродуктивные;
- выявит временные и финансовые потери от нерационального использования рабочих часов;
- даст понять, какие бизнес-процессы в организации нуждаются в оптимизации.
CrocoTime неизменно составляет непредвзятое представление о том, чем занимается коллектив. Но ценность программы не в том, что она контролирует, становясь помощником владельцу бизнеса. ПО удобно для наемного персонала:
- CrocoTime устанавливают на ПК, оповестив об этом и получив согласие подчиненных;
- ПП не делает скриншотов экрана, игнорирует личную переписку, не ведет видеозапись через веб-камеру;
- развивает самодисциплину, ответственность, что в итоге идет на пользу служащему: не придется «уносить» работу на дом.
Пользователи CrocoTime отмечают, что с этой программой эффективность вырастает на 30%. Она удобна и проста в повседневном применении. Подходит для организаций с любым количественным составом. Агентами мониторинга можно оснастить до 5 тысяч ПК.