Загрузить работников грамотно, оптимально, в соответствии с их должностью – на 80% обеспечить успех компании. А потом проверять, насколько реальная ситуация соответствует планам, инструкциям. Почему одни перерабатывают, сидят, не поднимая головы? В силу их ответственности или, напротив, низкой квалификации. Другие могут себе позволить лишний раз уйти на перекур. Их не волнует проект. А возможно, сотрудник настолько ленив, что сделал все быстро, качественно, не придерешься, лишь бы не переделывать. Можно задать еще много вопросов о нагрузке. Разберемся, дело в сотрудниках или в системе управления.
Анализ нагрузки на сотрудников
Задержаться в офисе время от времени, когда есть производственная необходимость – не проблема для большинства россиян. Так считают 59%. Социологи провели опросы и представили статистику:
- ежедневно допоздна засиживаются в своих кабинетах свыше 25% персонала;
- делают это несколько раз в месяц и в неделю – чуть больше 20%;
- в том, что нужно работать еще и дома, уверены 8%.
Параллельно каждый третий заявляет, что с обязанностями следует укладываться в законодательный трудовой день. Лояльность к сверхурочке падает, как только она становится требованием, да еще не оплачивается. Негатива добавляет такой показатель: свыше 60% служащих недосыпают из-за стрессов, связанных с профессиональной деятельностью. Что напрямую снижает работоспособность до 50%. И это самый явный минус. К отрицательным следствиям переработки относятся:
- сложность контроля сроков исполнения задачи, если работу уносят домой;
- сверхурочное усердие может маскировать недостаточность компетенций;
- снижение мотиваций, моральное выгорание;
- финансовые потери от спада продуктивности.
Оптимальная загрузка персонала
Известный закон Парето 20/80 касается в том числе вовлеченности в процессы коллектива. То есть 20% людей выполняют 80% работы. Есть мнение менеджеров, что нужно повышать эффективность этих 20%. Усиливать её разными способами: материально, морально, технически. Другие 80% пусть остаются в качестве помощников. А если уравнять нагрузку, просядут участки, на которых не будет тех 20%, что всегда в авангарде.
Другая сторона, не менее проблемная: специалисты успевают выполнить дела примерно за два-три часа. Дальше предоставлены сами себе, занимаются личными делами, дорисовывают собственные заслуги, отчеты подгоняют под общепринятые нормы. Чаще всего это касается специалистов нетворческой направленности, они исполняют важные, но рутинные задания. Делают их качественно, придерживаются сроков. К таким работникам не придерешься.
Недоработки, равно как перегруженность, говорят о слабом менеджменте:
- коллектив получает только директивы, что обязан выполнить, но не имеет четкого представления об общем результате;
- отсутствуют коммуникации между коллегами, отделами, руководством;
- недостаточность контроля;
- физическое и моральное переутомление.
Но промахи подчиненных также определяются просчетами в управлении менеджеров. Когда нет профессионального распределения труда, оценки продуктивности, открытых внутренних процессов.
Оценка загруженности персонала по фотографии рабочего дня
Распространенное мнение, что добиться примерно равной продуктивности всех сотрудников можно через постоянный мониторинг их занятости и достижения целей. В помощь – различные решения. Одним из рациональных методов изучения занятости коллектива остается фотография рабочего дня. Она показывает результаты по управлению персоналом, его продуктивности и отвечает на важные для менеджмента вопросы:
- как долго специалист выполняет конкретный вид работ;
- как быстро с одним и тем же заданием справляются разные сотрудники;
- установить нормы труда;
- определить причины потерь рабочего времени, т.е на каких этапах это происходит, с чем связано;
- за счет каких ресурсов можно увеличить производительность труда;
- какие бизнес-процессы дублируются, что можно исключить из алгоритма, перепоручить другим работникам/отделам.
Применение ФРД в компании в первую очередь дает понимание эффективности персонала, его профессионализма, вовлеченности в общее дело. И какие процессы требуют оптимизации.
Как проводить мониторинг рабочего времени?
Коллектив делится на тех, кто своим интеллектом превосходит остальных, может улучшить общее дело; тех, кто не способен справиться со своими обязанностями из-за низкой квалификации; тех, кто привык работать спустя рукава. С первыми всё понятно. Что с последними делать? Пустить все на самотек? Должны же где-то такие люди находить себя. Да, должны, но вряд ли там, где настроены на серьезные достижения.
Расставить всех и всё на свои места позволяет контроль рабочего времени. Встречать работников на входе с секундомером в руках давно не приходится. В помощь – терминалы, биометрические системы и СКУД. Отметят до минуты опоздания и пунктуальность, отпуска, больничные, прогулы.
Большим функционалом обладают компьютерные программы учета РВ. Они повышают дисциплину в организации. Плюс анализируют занятость персонала, его производительность, отвлечения. Информацию о серьезных промахах, нарушениях передают руководителю. Отправляют письма на e-mail.
Методы контроля рабочего времени
Недовольство своей профессиональной перегрузкой открыто выражают 39% участников коллектива, 30% – молча копят негодования или выплескивают его кулуарно. Ситуация не из приятных. Часто необъективная. У каждого свой взгляд на собственную занятость и ее оценку. Получить непредвзятые данные о KPI возможно с помощью методов контроля, опроса, анализа полученных сведений.
Один из простых способов – анкетирование, анонимное или персональное – на выбор менеджера, позволит узнать мнение подчиненных, как и в чем они видят перераспределение обязанностей, знают ли свои должностные инструкции, осознают ли собственную ценность и ответственность. Сложно рассчитывать на честность. Каждый человек хочет поднять значимость в глаза руководителя, а ради этого не прочь слегка приукрасить свои ответы.
Другие методы мониторинга времени:
- хронометраж вручную. При нем служащие самостоятельно записывают, какой период потрачен на те или иные обязанности. Их проверяют кадровики, специально назначенные коллеги. И в этом случае не все готовы быть откровенными и в официальный хронометраж вносят минуты/часы, проведенные, например, в соцсетях или за играми;
- запись телефонных разговоров, видеонаблюдение онлайн, отслеживание корпоративной почты, скриншоты рабочего стола ПК. Эти способы больше похожи на тотальный контроль, чем на методы, которые стимулируют продуктивность.
Обозначенные пути грешат своей неоднозначностью. Люди теряют время, отвлекаясь на самоконтроль, подтягиваются дополнительные единицы, кто занят только надзором за другими, гласно или негласно. Данные анализируются с погрешностями, которые падают на “человеческий фактор”, искажаются лояльностью к коллегам-друзьям и строгостью по отношению к другим.
IT-решения для контроля рабочего времени
Фиксировать результативность сотрудника, каждого в отдельности, офисного и находящегося на удаленном сотрудничестве, крупных организаций, где свыше 10 тыс. человек, и со штатом в пару-тройку сотен, возможно только автоматически.
Задачу контролировать производительность в течение рабочего дня берут на себя IT-решения. Автоматизированная система CrocoTime собирает информацию, анализирует и составляет отчеты. Но главное, позволяет точно определить загруженность коллектива, прояснить факты, которые мешают продуктивной деятельности, и адекватно распределить обязанности. Система от “Инфомаксимум” привлекает внимание сотрудника, по сути, когда его устанавливают на персональный компьютер. Дальше – программу учета времени просто не замечают, если только работник не пожелает проанализировать свой KPI.
CrocoTime включается вместе с ПК и:
- показывает, сколько человек отрабатывает реально, а сколько отвлекается;
- позволяет составить статистику посещаемости сайтов, выделить круг интернет-ресурсов, ненужных для выполнения должностных обязанностей. Среди них – соцсети, новостные, развлекательные порталы;
- формирует отчеты, на основе которых понятно, кто из коллег наиболее эффективен, кто отстает в компетентности;
- открывает, на каком из этапов “проседает” проект, кто ответственен за “узкие” места;
- выявляет специалистов, кто перегружен задачами, регулярно перерабатывает, что грозит стрессами, срывами и, как следствие, снижением общекорпоративной производительности.
В каждой компании, в зависимости от сферы деятельности, нагрузку рассчитывают индивидуально. CrocoTime упрощает этот процесс, исключает оценочный человеческий фактор, снижает возможность ошибок. И напоминает о ценности времени не только коллективу, но и его руководителю. В его руках нити управления.