Контроль — неотъемлемая часть рабочего процесса. Отрицают его необходимость подчиненные, которые не хотят терять возможности тратить рабочее время на личные дела. Проблема отвлечений стоит остро, последний опрос, проведенный среди персонала, показал, что 35% из них каждые 3 минуты проверяют наличие новых сообщений в мессенджерах; 40% признались, что не могут сфокусироваться на делах более чем на полчаса. В списке самых популярных развлечений, кроме общения онлайн, по-прежнему:
- у 46% чтение новостей и e-mail;
- у 26% социальные сети;
- у 23% поиск вакансий;
- у 11% Интернет покупки.
А теперь немного нехитрых расчетов. По данным Росстата среднемесячная заработная плата в стране составила 38 тысяч 083 рубля (2017 год). В среднем в месяц выходит 168 часов, значит, 60 минут стоят 227 рублей. По статистике показатель нецелевого расхода времени равен 55.4 минуты. Выходит, что любителям отвлекаться компания переплачивает ежедневно по 209 рублей каждому. Представляете, каковы потери в масштабах года? Поэтому не игнорируйте проблему и при первых симптомах перерасхода бюджета задумайтесь над тем, чтобы организовать мониторинг.
Методы
Планерки. Один из самых распространенных вариантов. Это формат устного планирования и доклада по результату. Главное — не переусердствовать, чтобы потом с ужасом не обнаружить, что такие встречи тоже отнимают неприличное количество полезного времени.
Видеонаблюдение. Не забудьте уведомить сотрудников под роспись о том, что такая мера введена в компании. Иначе есть риск пойти выяснять отношения в суде. Но минус подхода в том, что он не дает понимания, сколько и какие задачи решали люди. Можно только мониторить нарушение внутреннего распорядка.
Нормирование. Тут все более чем понятно. Можно для каждой штатной единицы разработать нормы труда. Иначе, за сколько специалисты должны справляться с теми или иными функциями. Проблема в том, что это сложно сделать без предварительного анализа работы каждого.
Отчеты. Тут все зависит от аппетитов руководителя. Ежедневные, еженедельные, ежемесячные. Но не забывайте, что бумага все стерпит, и вы можете видеть красивые, но не совсем правдивые данные.
Экзамены. Этот метод устаревший, но его до сих пор практикуют на крупных предприятиях. В особенности там, где речь идет о получении допусков при выполнении травмоопасной работы.
Можно попробовать все и сразу или по отдельности. Но более действенным будет комплексный подход, который покажет, кто действительно мотивирован на успех, кто приходит провести время с коллегами, а кто использует ресурсы организации в личных целях. И здесь мы говорим об IT-решениях, которые помогут оценить уровень знаний и вклад каждого.
Контролируем с умом
Рынок IT-решений предлагает немало программных решений. Какие-то программы откровенно шпионят, какие-то мониторят исключительно трафик, но если речь идет о деликатном контроле, обратите внимание на программу учета CrocoTime. Систему используют сотни крупных мировых компаний, отмечая возможность интеграции с уже используемыми кадровыми решениями. Работать агент CrocoTime начинает с момента включения ПК:
- отмечает все сайты, которые посещали сотрудники;
- фиксирует программы и приложения, которыми пользовались специалисты, работая над теми или иными задачами;
- отслеживает внутренние процессы;
- позволяет планировать и отслеживать ход реализации краткосрочных и долгосрочных проектов;
- исключает вероятность остаться незамеченными для нарушителей дисциплины;
- автоматически генерирует отчеты и отправляет их на электронный почтовый ящик непосредственных руководителей.
Благодаря полученным данным удастся адекватно оценить нагрузку, увидеть кто и как справляется с типовыми заданиями, определить нормы и уже после принимать кадровые решения. Иногда оказывается, что достаточно правильно распределить нагрузку между персоналом или помочь с повышением квалификации некоторым подчиненным, которым не хватает знаний.
Главное — не допускать типичных ошибок:
- контролировать от случая к случаю;
- проводить разбор полетов только по факту возникновения негативных ситуаций;
- тотальный режим, вплоть до выяснения, чем заняты люди в законный обеденный перерыв.
Помните, что одним из сильных мотивационных моментов является благоприятный климат в офисе. Поэтому подходить к организации мониторинга надо с учетом мнения персонала. Обязательно ознакомьте людей с инициативой и будьте открыты к диалогу.