Постпандемийный мир продолжает меняться, подходы к сотрудничеству между работодателями и специалистами становятся более гибкими. В таких условиях компании больше, чем когда-либо, понимают важность поддержания и управления удалёнными командами. Однако вместе с трансформацией способов взаимодействия приходят и проблемы, а недостаточная прозрачность работы сотрудников может нанести вред бизнес-процессам компании и моральному духу сотрудников. К счастью, существуют технологии, которые облегчают бизнесу мониторинг сотрудников, даже когда они работают из дома.
В теперь уже кажущемся далёком 2020 году удалёнка свалилась на бизнес, как снег на голову. Тогда практически всем отраслям пришлось перестраивать свою работу, налаживать дистанционное взаимодействие и учиться управлять распределёнными командами. Из пандемийных ограничений со временем родились несколько вполне уверенных и теперь уже проверенных форматов работы:
-
полностью удалённый. В таком случае сотрудники работают только удалённо, без необходимости ходить в офис. Сейчас многие компании уже не задумываются о географии и готовы нанимать высококвалифицированных специалистов сразу на удалёнку. Кроме того, во время пандемии появились компании, которые совсем отказались от офисов, и абсолютно все их сотрудники работают из дома;
-
гибкий. Это формат, при котором сотрудник может работать как дома, так и в офисе. Это может означать, что сотрудник в основном базируется в офисе и работает дома один раз в неделю или, наоборот, в основном находится дома и посещает офис только для встреч и других запланированных мероприятий. Возможны варианты, когда соотношение удалённой и офисной равно 50/50.
По результатам недавнего опроса, 64% компаний работают только в офисе, 26% выбрали гибридный формат и 10% остались полностью на удалёнке. При этом 68% топ-менеджеров опрошенных компаний заявили, что с радостью не возвращали бы коллективы в офисные стены, поскольку видят в дистанционном взаимодействии больше плюсов, чем минусов.
Плюсы и минусы удалёнки для компании и сотрудников
Выгоду от удалённого формата могут получить и работники, и работодатель.
Сотрудники отмечают следующие преимущества:
-
гибкий график. Удалённая работа позволяет выполнять другие свои обязательства или работать по графику, который наиболее подходит. Сотрудники могут спланировать свой рабочий день так, чтобы он без ущерба для личных дел соответствовал потребностям компании. Например, родители могут отдохнуть от работы, пока идут в школу, чтобы забрать ребёнка, при этом гарантируя выполнение запланированных на день задач;
-
время, сэкономленное на поездках на работу. Расходы на дорогу до работы могут снизить производительность, повысить уровень стресса и усталости и точно сокращают количество свободного времени у сотрудников;
-
улучшение здоровья и благополучия. Возможность работы на дому и отсутствие поездок на работу могут привести к снижению уровня стресса и улучшению баланса между работой и личной жизнью;
-
работа из любой точки мира. Удалённая работа отлично подходит для людей, живущих за пределами больших городов. Поскольку многие компании базируются в крупных мегаполисах, у жителей периферии может быть меньше возможностей трудоустройства. Возможность работать откуда угодно стирает эти границы.
Отдельно стоит выделить преимущества для работодателя, ведь недаром некоторые компании зародились в самых сложных условиях всеобщей самоизоляции и до сих пор прекрасно существуют, работая исключительно в дистанционном формате. Среди плюсов:
-
повышение производительности. Более комфортная рабочая среда, меньше отвлекающих факторов и перерывов, отсутствие поездок на работу и гибкий график работы – всё это факторы, которые в совокупности приводят к повышению производительности, по мнению многих рекрутёров, исходя из данных всё того же опроса;
-
снижение расходов. Работа сотрудников на дому приводит к экономии на таких расходах, как аренда офиса, ежедневные расходы на канцелярские товары, оплату коммунальных услуг и так далее;
-
доступ к более широкому кадровому резерву. Предлагая вариант удалённой работы, работодатели не ограничены людьми, находящимися в пределах досягаемости. Вместо этого появляется возможность нанять самых квалифицированных специалистов в стране и даже мире;
-
улучшение удержания сотрудников. Доступ к более гибкому графику работы и возможность работать из дома – это то, что ценят многие сотрудники. Это может привести к более высокому удержанию сотрудников и уменьшению текучки кадров.
На первый взгляд, удалёнка при таком количестве преимуществ кажется очень привлекательным вариантом. Но даже несмотря на то, что за несколько лет многим удалось наладить дистанционное взаимодействие, существуют некоторые общие проблемы, о которых важно помнить:
-
изоляция. Работа на дому приводит к своеобразной изоляции. Конечно, всё не так серьёзно, как было несколько лет назад, однако сотрудники могут упускать из виду социальный аспект работы, что может привести к отсутствию командного духа или уменьшению чувства принадлежности к компании;
-
пробелы в общении. Сотрудники будут меньше общаться со своими руководителями и друг с другом. Меньшая управленческая поддержка может привести к тому, что сотрудники будут работать менее эффективно. А также специалистам может быть сложно получить доступ к информации и технической поддержке;
-
трудности с сохранением мотивации. Отвлекающие факторы дома, отсутствие хоть какого-то контроля и традиционной рабочей среды – всё это может способствовать снижению мотивации;
-
вопросы с отключением от работы. Гибкий график работы и работа на дому могут быть не самыми подходящими для некоторых людей. При удалённом формате может быть сложно соблюдать баланс между работой и личной жизнью и вовремя отключать рабочий режим. Некоторые люди, работающие из дома, больше думают о работе или работают сверхурочно, что в итоге может привести к выгоранию;
-
усложнение руководства и управления командой. Невозможность встретиться лицом к лицу и напрямую контролировать рабочие процессы усложняет руководство и управление командой. При отсутствии действенных инструментов контроля удалённых сотрудников зачастую сложно увидеть ход выполнения задачи и отследить прогресс специалиста.
Эффективность работы на удалёнке
О проблемах с эффективностью говорили не только в первый год адаптации к удалённому формату. Спустя время компании также буквально боролись за высокие показатели при дистанционном взаимодействии персонала. При этом бизнес признался, что именно от эффективности работников зависят финансовые показатели – об этом говорили представители 40% опрошенных представителей российских компаний. Почти у половины руководителей бизнес-участников исследования эффективность персонала вызывала опасения, а 20% честно признались, что работоспособность «домашних» сотрудников серьёзно и ощутимо снизилась.
Конечно, со временем ситуация чуть улучшилась, но всё же в большинстве компании не отпускают на удалёнку наиболее важных участников бизнес-процессов, поскольку не уверены, что смогут их контролировать.
Основные способы удалённого контроля сотрудников
Удалённый формат взаимодействия лишает руководителя возможности видеть своими глазами и при желании в любую минуту то, чем занимаются его подчинённые. Однозначно, без использования технологий наладить удалённый контроль не получится. И здесь можно пойти двумя путями: первый – адаптировать привычные и малозатратные способы под дистанционную работу, второй – прибегнуть к программным инструментам, которые специально разработаны, чтобы контролировать персонал. Теперь по порядку.
Привычные для многих компаний методы – это периодическая отчётность, точечный контроль. И то, и другое можно организовать на удалёнке. Отчёты можно сдавать с заданной периодичностью в мессенджерах или корпоративных социальных сетях, контроль по точкам проводить в виде планёрок по видеосвязи. Единственный момент – за пределами видения руководства остаётся непосредственный рабочий процесс удалёнщика. Отчёты могут быть сколь угодно красочными, а на самом деле специалист может проводить рабочие часы, занимаясь далеко не рабочими вопросами, снижая установленную в компании планку эффективности и производительности.
Автоматический учёт рабочего времени удалённого сотрудника
Гораздо эффективнее на удалёнке показывает себя автоматический учёт рабочего времени с использованием специализированных программ. Причём, как говорит практика, не просто счётчиков времени – таймтрекеров, а именно полноценных систем мониторинга, которые становятся буквально глазами управленца. Среди таких программных инструментов выделяют систему CrocoTime. Причин тому несколько:
1. Лояльность при адаптации. Если в компании не было ранее онлайн-мониторинга или вновь принятый на удалённую вакансию сотрудник впервые сталкивается с таким видом контроля, то нужна адаптация. И здесь CrocoTime находится в ТОПе лояльных систем. Программа не переходит личные границы, не унижает персонал беспринципной слежкой: не делает скриншотов экрана, не подключается через удалённый рабочий стол, не записывает видео, не прослушивает, не перехватывает сообщения и письма. Именно это позволяет организовать мягкий контроль, морально не напрягая удалённый персонал.
2. Широкий функционал. При всей лояльности CrocoTime обладает широкими возможностями, чтобы держать под контролем бизнес-процессы, которые выполняются удалёнными сотрудниками.
Включение и отключение системы приравнивается к границам рабочего дня – это время отслеживается всплошную, каждая минута фиксируется. Однако зачастую удалёнщики используют рабочую станцию – компьютер или ноутбук – не только в рабочие часы. Поэтому есть варианты включения программы: её можно запускать самостоятельно, когда сотрудник приступает к работе, а можно настроить так, чтобы CrocoTime запускалась автоматически вместе с нажатием кнопки «пуск» на гаджете.
Что фиксирует система в течение рабочего времени:
-
все отработанные часы;
-
время продуктивной работы, время отвлечений, регламентированные перерывы;
-
точное время работы над каждой отдельной задачей;
-
ресурсы, которые использовались в течение дня и для работы, и как отвлекающие факторы.
На основе этих данных система CrocoTime строит фотографию рабочего дня с детальной статистикой, которая позволяет увидеть, как на ладони, весь рабочий день удалённого специалиста, сделать выводы и вовремя скорректировать направление работы, подходы к удалённому графику, дистанционному взаимодействию со специалистами.
При использовании CrocoTime руководителю не нужны ежедневные отчёты, которые только приводят к дополнительным тратам времени. Всё покажет CrocoTime – просто, надёжно, точно, объективно.