Перевод персонала на удалённое сотрудничество становится все более распространенным явлением. Это связано с непростой экономической ситуацией в стране, с желанием снизить издержки, спецификой IT-компаний. От активного взаимодействия со специалистами вне стен офиса останавливает боязнь низкой эффективности нанятых работников, а также возможность потерять контроль над ними. Поговорим, как добиться производительности, чтобы обе стороны процесса были довольны результатами и оплатой трудов.
Как организовать работу удаленных сотрудников?
Еще пять лет назад социологический анализ от Аналитического центра Национального агентства финансовых исследований показал, что бизнес-руководители, опросили 500 человек, готовы отпускать от себя персонал. Перейти на новый режим деятельности в 2016 году планировал 21% предприятий, 49% – сделать это в 2017 году, и 21% – к концу 2020-го.
В сложившихся условиях ожидания практически совпадают с предложенными прогнозами. Удалённо трудится каждый третий сотрудник компаний, каждый 4-ый – фрилансер, каждый 10-ый – самозанятый. Стимулирует переводить подчинённых на работу дома пандемия коронавируса, введение карантина в учреждениях страны.
Важно построить работу так, чтобы ее воспринимали не как дополнительный отпуск, а как активность в прежнем объёме. Вводится запись через веб-камеру, скриншоты экрана монитора. Но такие действия для многих становятся неприемлемыми. Положительную отдачу дают автоматизированные системы учёта времени, которые не нарушают личного пространства сотрудника. Одновременно анализируют его загрузку.
Как оценить эффективность удаленного сотрудника
HeadHunter уверяет, в 2018 году удалённых специалистов наняли свыше 60% организаций России. И не пожалели об этом. Производительность сохранилась, более 20% отметили, что она ещё и повысилась. Выгода такого формата на лицо и для принимающей стороны, и для наемной. Это возможности:
- приглашать больше талантливых и перспективных из разных регионов страны. В свою очередь, перед такими специалистами открывается больше шансов продать услуги дороже;
- сократить текучку кадров;
- снизить расходы на командировки;
- заключать больше сделок;
- привлекать больше клиентов и лучше понимать их.
Другой вопрос, как эти возможности не растерять и добиться от работников заявленной при устройстве на должность продуктивности, чтобы скорость не падала даже при отсутствии видеокамер или менеджера, который следит за исполнением процессов.
При таком формате вопрос пунктуальности отходит на второй план. Важнее показатели KPI, качество и сроки проектов. Показатель норм выработки присутствует на производстве, где выпускают продукцию по счету или по планам. В творческих профессиях или связанных с IT-технологиями апеллируют к иным характеристикам.
Чтобы оценить отношение человека к обязанностям, добиться необходимого результата, стоит расставить приоритеты и ожидания:
- до начала проекта обговорить дедлайн, результат, цели проекта;
- убедиться, что подчиненный понял задачу и определил пути ее исполнения;
- наделять сотрудника ответственностью в самоконтроле за своевременное прохождение промежуточных пунктов и понимании, укладывается ли в срок;
- анализировать, сколько крупных и мелких заданий было сделано, сколько времени потребовалось на них, на корректировку итогов;
- сравнивать уровень сложности проектов, рутинные дела и долю отвлечений, без которых человек не может обойтись.
Проблемы, которые могут возникнуть в работе с удалёнными сотрудниками
Доверия к подчиненному, особенно к тому, кто не сидит под боком в кабинете, – вот чего до сих пор не хватает российским работодателям. Они предпочитают следить воочию за коллективом. Есть и другие опасения, также двусторонние:
- общение коллег только по работе сберегает время, но не укрепляет корпоративные отношения, не дает чувство локтя и сопричастности к общему делу;
- при дистанционных коммуникациях сложнее мотивировать, чем при непосредственном живом разговоре;
- растут риски корпоративной безопасности, передачи конфиденциальных данных фирмам-конкурентам;
- недостаток обратной связи от начальника и коллег;
- разница во времени, в которое предпочитают трудиться удалёнщики, с наибольшей активностью в офисе. Необходимо синхронизировать взаимодействие, чтобы не было срывов, простоев, длительных ожиданий вопросов и ответов на них;
- меньше шансов сделать карьеру;
- сложно организовать рабочий день, сконцентрироваться на обязанностях, когда отвлекают бытовые проблемы.
Все эти причины веские в ежедневной деятельности. И как показывают опросы, до удалённого сотрудничества надо дорасти, в том числе, руководителям предприятий. И создавать свою стратегию управления коллективом на расстоянии.
Программы для контроля за удаленными сотрудниками
Выстраивая сотрудничество по удалённой системе, работодатель о контроле задумывается в первую очередь. На практике инструменты мониторинга видятся такими:
- телефонные звонки, их предпочитают делать 38% менеджеров;
- взаимодействие через Telegram и Slack – 38% и 40% соответственно;
- e-mail выбирают 64%;
- в лидерах Skype – 77%.
В дистанционном общении эти способы уместны, востребованы. Визуальный контакт позволяет понимать сослуживцев, включать их во внутренние процессы, решать производственные вопросы.
С осторожностью, но используют для видеонаблюдения веб-камеры, скриншоты экрана монитора. Хотя против них выступают сотрудники интеллектуального труда. Их результат не измеряется количественными характеристиками. Долгие процесс раздумываний, как будто ничегонеделания, приводит к быстрому достижению задачи.
Не отвлекает от работы, не мешает ей, только фиксирует результаты автоматическая программа учёта и контроля времени CrocoTime:
- высчитывает процент продуктивности сотрудника в решении бизнес-задач;
- человек на “удалёнке” никогда не опоздает, потому что его рабочий день программа начинает отсчитывать с момента включения ПК. И заканчивает, как только выключился компьютер. Бухгалтерия, интегрированная с системой учёта, составит табели и оплатит выработку;
- определяет продуктивность и непродуктивность задействованных сайтов и приложений;
- детализирует действия в течение дня: во сколько работник приступил к выполнению конкретной задачи, как долго вел переговоры по телефону, Skype или через другие мессенджеры.
По сути, CrocoTime обеспечивает условия для работы, чтобы они оставались неизменными при любом формате, при различном размере штата.
Как сплотить удалённых сотрудников в сильную команду
Главное, чего недостает удалённым коллегам, – общение. Из-за этого возникает изолированность друг от друга, нет чувства сопричастности идеалам компании, ее ценностям. Без сплочённой команды сложно создавать ценный продукт, достигать цели. С этой проблемой сталкиваются многие организации и прикладывают усилия, чтобы сплотить коллектив. Наиболее популярные способы:
- утренние пятиминутки в Slack настраивают на новый день, подводятся итоги вчерашней работы, обсуждаются новые планы, происходит синхронизация деятельности коллектива;
- ежедневные созвоны взамен исключительно цифровым отношениям помогают сломать барьеры между людьми, которые не общаются лично, выяснить больше профессиональных тонкостей, чем через переписку, и больше выполнить. Таким образом, укрепляется командный дух и видение общей задачи;
- метод Рокфеллера – ежедневные собрания правления и потом команды. Встречи, конечно, проходят в режиме видеоконференции. По мнению практикующих, коллектив получает отзыв на свою деятельность, ответы на вопросы, в общем итоге растет прибыль;
- периодические митапы, когда собираются вместе, работают над проектами, учатся и, главное, знакомятся. Обучение совмещают с развлечениями, играми, коммуникации выстраиваются так, чтобы образовывались новые группы, чтобы все лично узнали друг друга.
Нехватку личного общения по служебным вопросам и неформальных бесед с коллегами удалённые сотрудники называют чаще всего среди минусов. Чтобы переменить полярность знака, многие компании организуют также виртуальные кофе-брейки, популяризируют видеотуры по домашнему офису, онлайн-дискуссии на интересные темы, видеоигры.
Примеры компаний с удаленным офисом
Мировые корпорации уже несколько лет ввели в практику гибкое рабочее пространство – “работа на дому”, “мобильные сотрудники”. Отдельные компании предлагают только удалённые вакансии.
Например, глобальная контрактная исследовательская организация в области здравоохранения PRA Health Sciences имеет филиалы на шести континентах, занимается консультациями по разработке лекарственных средств, управлением клиническими испытаниями, данными и статистическим анализом. Здесь гордятся тем, что при таком формате создали сплоченную команду.
В связи с переходом на дистанционное обслуживание без розничных отделений всё больше удалённых позиций предлагает коммерческий Тинькофф банк. А наряду с ними – повышение квалификации, в том числе, участие в тематических конференциях. В другой российской компании “Вымпелком” работают с уверенностью, что специалист “не должен быть под рукой, чтобы бизнес работал эффективно”. Их внутреннее исследование показало, что из дома задачи за день выполняются на 92%.
Дистанционные отношения становятся всё более реальными и интересными для самих работников и для бизнеса. А эффективный мониторинг, высокий процент исполнения обязанностей обеспечивает система учета рабочего времени.