Когда все новости и события складываются вокруг пандемии коронавируса или близко к ней, работодатели переводят персонал на удалённую работу. Это становится важным не только с экономической точки зрения, с позиции выгоды, но и ради заботы о здоровье населения. Тут встает вопрос и сохранения эффективности, и создания условий для управленцев и сотрудников в рамках такой формы деятельности. Поговорим, как найти баланс взаимодействия, остаться здоровым и при работе.
Особенности перевода на дистанционную работу
Перепрофилироваться на удалённую работу проще всего компаниям IT-сферы, где такой режим стал привычным, и время от времени работники пользовались этой возможностью-бонусом. Для перехода всего коллектива на дистанционное взаимодействие необходимы технические инструменты, обеспеченность софтом, чтобы работа продвигалась в ожидаемом ритме.
Не менее важный пункт – психологический. Перейти на дистанционный формат – значит постоянно находиться на связи с коллегами и руководителем. Помнить, что трудиться вне стен офиса – не значит отдыхать, спать до обеда. Это не отгулы, а такие же обязательства, установленные трудовым кодексом. Рабочие 8 часов, всё та же деятельность в полном объёме, которую оплачивают. Идеально, когда работодатель создает условия для дистанционной активности, а специалист умеет выстроить своё рабочее пространство.
Организация удаленного доступ для работы
Наряду со скоростным стабильным интернетом, удалённый режим требует соблюдения информационной безопасности. А значит, стоит проверить, через какие устройства работники будут входить в корпоративные сервисы, ввести в практику многоуровневую систему доступа. Кроме того, необходимо:
- установить программное обеспечение для видеозвонков. Оно поможет сохранить живой контакт, общее настроение. Как варианты, Skype Zoom, Hangouts;
- организовать общий удобный чат для общения. Это может быть корпоративная платформа Microsoft Teams, Slack;
- продумать, какие инструменты обеспечат четкую постановку задач и мониторинг за их реализацией. Это различные мессенджеры, планировщики, сервисы видеосвязи, которые позволят быть участниками единого информационного пространства;
- для выполнения совместных задач использовать только облачные серверы, личные папки не подойдут для сохранения конфиденциальности. Это одно из главных условий при таком формате.
Плюсы и минусы удалённой работы в компании
Вакансии вне офиса привлекают всё больше внимания своими возможностями. Найти работу по душе за пределами своего города, устроиться на зарплату, достойную твоей квалификации, а не той, что платят в среднем по региону. Не будем принимать во внимание пандемию Covid-19, когда большинство вынужденно остаются дома. Они потом вновь вернутся за свои столы в кабинетах. Но кто-то из них всё же по-новому оценит дистанционный формат и останется на удалёнке.
По статистике, рынок труда предлагает до 50% удалённых должностей. Еще больше соискателей – до 70% желают трудиться в таком формате. Популярные причины:
- не нужно каждое утро ко времени спешить на предприятие, освобождаются два-три часа, которые обычно уходят на дорогу, их можно потратить на личные дела;
- хорошая возможность подработать студентам, мамам в декрете или совместить с другой деятельностью;
- подходит людям-интровертам, не желающим много общаться или тратиться на официальный костюм.
Кроме того, большинство рассчитывают на свободный график, возможность выполнять работу, когда это удобно. Но напомним, удалённое сотрудничество – не фриланс, когда человек сам выбирает интересные ему проекты, ориентируется на поставленные сроки и не связан с работодателем постоянным трудовым договором. Есть и минусы удалёнки:
- недостаточно профессиональных контактов с коллегами, из-за чего отмечают замедление профессионального и карьерного роста;
- мало обратной связи от начальника, мотивацию снижает отсутствие оценки труда;
- необходимость лично позаботиться о наличии ПК и качественного доступа в интернет, и его оплата может обойтись недешево.
Многих от удалённой работы удерживает неумение соблюдать самодисциплину. А часто – желание одеться красиво, прийти в офис и таким образом держать себя в тонусе и чувствовать востребованность здесь и сейчас.
Инструменты эффективной удаленной работы
Развитие технологий подстёгивает спрос на дистанционную занятость. Сейчас так работать удобнее, чем еще пять лет назад. Сократить издержки работодателям позволяет широкополосный интернет, повсеместный доступ к нему, облачные сервисы, возможности видеоконференций, мессенджеры, различные Google-сервисы и документы. Все эти инструменты поднимают вовлеченность удалённого персонала во внутренние процессы.
Для сохранения эффективности при таком формате труда важна правильная постановка задач, понимание, что до сотрудника дошла суть обозначенных целей. В помощь таск-менеджеры. Они систематизируют информацию, кто над чем работает, представляют наглядную картину этапов, подходят для организации переговоров, онлайн-совещаний, синхронизации деятельности коллектива. Рассмотрим некоторые:
- Todoist – один из сервисов для сотрудничества с удалённой командой, удобен в делегировании задач. Позволяет выделять дела по приоритетам, оперативно добавлять их, организовывать по спискам, прикреплять исполнителей, назначать время. История активности разрешает отслеживать ход работы;
- сервис Trello – простой инструмент для заметок, кто что должен сделать. Подходит для организации проектов разного уровня сложности, от управления предприятием до планирования отпусков. Алгоритм строится по принципу канбан-досок, то есть методу улучшения работы. Показывает все действующие проекты, их развитие, организует совместную работу коллег по процессам от начала и до финала;
- программа JIRA выделяет в потоке дел главные. Позволяет создавать проекты, задачи, подзадачи, менять их статус, распределять между работниками, контролировать выполнение, исправлять проблемы и доводить до результата;
- Zoom – сервис для видеоконференций. Очень популярен, т.к. налаживает контакты между удалёнными сотрудниками, обеспечивает живое общение, обмен не только информацией, мнениями, но и эмоциями. Сохраняет конфиденциальность онлайн-встреч, сохраняет записи разговоров;
- сервис Slack также подходит для коммуникаций. В нем отсутствуют визуальные «доски», «проекты», «задачи». Его суть – общение в чате. Причём можно создавать отдельные каналы для конкретной команды и ограничивать доступ другим.
Способы контроля за удалёнными сотрудниками
Один из факторов, который сдерживает стремительное распространение дистанционной занятости – страхи работодателей. Боязнь упустить из-под контроля подчинённых, которые находятся вне зоны видимости, раскрытие корпоративных сведений конкурентам. Есть психологический барьер – нежелание коммуницировать по Skype.
Проблемы решают автоматические программы учёта контроля времени. CrocoTime уже опробовали десятки российских компаний. Отметили, что благодаря ПО проще выстроить взаимопонимание с удалённой командой. Руководителям выгодно: программа отмечает всю занятость сотрудника, его отвлечения и перерывы. Но ещё на начальном этапе можно оговорить условия сотрудничества: часы начала и завершения работы с 8-9 до 17-18 или другой удобный интервал. Главное, ставить в известность и отрабатывать положенный день.
Но быть постоянно под надзором, даже находясь дома, не многим понравится. Да и для интеллектуального труда такой метод контроля неприемлем. Потому программа не ведет видеозапись через веб-камеру, не перехватывает телефонные разговоры, не делает скриншоты экрана. При необходимости заняться своими делами, человек может выключить функцию сбора статистики, и это время просто не будет засчитано как рабочее.
Сильные стороны CrocoTime в следующем:
- детализирует процессы с помощью функции «фотография дня»;
- анализирует трафик: какие сайты были востребованными;
- разграничивает приложения на продуктивные и непродуктивные;
- определяет временные и финансовые потери от нерационального использования рабочих часов;
- подсчитывает потраченное время на конкретный проект и производительность работника;
- подсказывает об отложенных задачах, которые требуют завершения, с помощью тайм-трекера.
С CrocoTime проще оставаться продуктивным и в не меньшей степени быть непричастным специалистом. Она держит в рамках самодисциплины и даёт свободу в профессиональной реализации. По статистике, внедрение программы учёта времени увеличивает эффективность на 30%.
Трудности, с которыми сталкиваются компании при переходе на удалённый офис
Дистанционный формат работы – альтернатива организовать 8-часовой день вне компании. Он ассоциируется с большей свободой, в то же время требует большей личной ответственности и контроля работодателя. Экономя на аренде помещений, придётся решать другие технические вопросы и проблемы продвижения бизнеса:
- обеспечить персонал ПК, ноутбуками, желательно с комфортными мониторами, качественной гарнитурой, веб-камерами для конференций, а также наладить безопасный удалённый доступ к онлайн-сервисам компании;
- предоставить мобильную связь, при необходимости настроить режим переадресации на единый номер;
- крупные технологические корпорации, как Google, заинтересованы сохранить секретные данные и при всех своих возможностях видят выход только в жёстком контроле подчинённых в офисе;
- развитие предприятия связывают с непосредственным общением сотрудников, считают, что тогда и рождаются лучшие идеи, приходят нужные решения – в неформальных разговорах в кафе, в коридорах офиса, на спонтанных собраниях в формате брейншторма. Изоляция сотрудников и отсутствие личного взаимодействия становятся в этом плане недостатками;
- отсутствие внутренних налаженных коммуникаций, чётких планов по проектам.
Понятно, что сегодня удалённая работа улучшает качество жизни, от её распространения уже не уйти. И тут главное для сотрудников – сохранить баланс между работой и жизнью. Работодателям – выстроить бизнес-процессы с определённой степенью свободы и устойчивой эффективностью подчиненных. И если вирусные эпидемии заставят отгородиться на расстояния, то быть готовыми включиться в цифровое общение, с контактами на новом уровне, не менее интересном.