Некоторые соискатели отказываются занять свободную вакансию, когда узнают о мониторинге рабочего времени. Объясняют это давлением со стороны руководства, неумением работать, когда знаешь, что твои часы строго регламентированы. Но никогда в открытую не признаются, что хотят иметь возможность играть в игры, заниматься личными делами. Директору, кто выплачивает заработную плату из своего кармана, такое отношение тоже не понравится. Выход – соблюсти баланс между контролем сотрудников и соблюдением личных границ.
Основные виды контроля персонала
Два принципа работы определяют и ее стиль. Руководитель ждёт от подчинённого только результата. Неважно, каким образом он его достигнет – будет выполнять задачу в основное трудовое время или оставаться позже. В этом случае сотруднику предоставляют больше свободы, доверия, но рискуют не дождаться своевременного выполнения обязательств или обмануться в ожиданиях от коллеги, который проявит себя некомпетентно. Кроме того, неправильно поставленная или непонятая задача также приведёт к иному итогу или даже провалу. Риски очевидны.
Другой вариант – отслеживать процессы, постоянно быть на связи, изучать отчёты. При таком положении работник менее самостоятелен в принятии решений, но соблюдает дисциплину, мотивирован, больше готов на коммуникации. При возникновении дилеммы, сложных обстоятельств руководитель своевременно корректирует их. Грамотно налаженный мониторинг приносит ожидаемый эффект вместо неприятных сюрпризов.
Что необходимо для организации и контроля работы сотрудников?
Хорошо известно, чем занимаются предоставленные сами себе работники. Множество исследований от рекрутинговых агентств показали, что офис – это место для поиска другой вакансии, развлечений в соцсетях, чтения книг, блужданий по интернет-магазинам и т.д. Ничего плохого, если этому отведут час обеда, пятиминутку за чаем. Иначе это бедствие, которое лучше предотвратить, чем потом бороться с ним.
Сорганизовать коллектив в сплочённую команду, с которой можно взаимодействовать и контролировать, помогут следующие методы:
- устраивать планёрки, смысл которых в повышении мотивированности персонала, во включении его в понимание общего курса, цели конкретного проекта;
- ввести самоконтроль и взаимную проверку в коллективе. Подойдет там, где сложился штат с высокой самосознательностью, в основном в небольших компаниях, где продуктивность каждого играет на результат. Можно составить чек-лист с позициями, каких отклонений не должно быть, или с показателями, к которым нужно двигаться в данный момент;
- пригласить независимого наблюдателя из аутсорсинговой компании, кто с большей объективностью раскроет истинную картину производительности;
- разработать KPI на каждый этап процесса, установить нормативы для отделов, подразделений, конкретных специалистов на каждую задачу;
- установить пропускные терминалы на входе, видеонаблюдение, СКУД – системы, которые зафиксируют пунктуальность;
- внедрить автоматические программы учёта времени, которые оценят результативность персонала, уровень его вовлеченности в работу.
Все эти меры хороши в совокупности, есть плюсы и минусы. Автоматизированные системы контроля, как CrocoTime компании “Инфомаксимум”, сокращают временные и человеческие ресурсы на проверки, стимулируют к личностному росту и улучшению репутации компании. Главное, не довлеют над человеком, не отвлекают излишним надзором.
Ошибки, снижающие эффективность контроля персонала
В стремлении развивать предприятие, добиваться экономического роста менеджеры могут перегнуть палку в так называемом стимулировании. И добиться обратного эффекта. Наиболее частые просчёты:
- тотальный надзор, от такого часто бегут. Или вырабатывается нерешительность, снижается ответственность, составляется полностью безынициативный коллектив;
- контроль ради галочки, по итогам которого начальник не делает выводы, какие были проблемы, кто из подчиненных был активен в их преодолении, а кто стал виновником неблагоприятной ситуации. Такое отношение приводит к равнодушию;
- деятельность подчинённых нивелируется. Коллектив расценивает подобное отношение как возможность игнорировать обязанности, откладывать их, рождается чувство бесцельности;
- заискивание начальника перед вверенным коллективом. В первую очередь, уменьшает профессионализм самого руководителя и приводит его к провалу как управленца.
Способы мотивации сотрудников
Мотивация персонала – один из пунктов менеджмента, который вызывает споры, размышления. Нужно ли стимулировать? Или достаточно в срок выплаченной заработной платы? Находятся такие, кто уверяет, что материальное поощрение развращает. Позволим себе с этим категорически не согласиться. И добавим, что в системе важны многие факторы:
- дружный сплоченный коллектив. Благоприятная рабочая атмосфера может остановить человека от увольнения;
- правильная организация труда, когда чётко ставят задачи и сроки, открывают ресурсы для их реализации, в штате собраны сотрудники, квалификация которых позволяет справиться с обязанностями;
- юридическая, психологическая, финансовая поддержка работников предприятия повышает чувство уверенности, востребованности, самосознания себя именно на этом, родном, предприятии;
- интересные проекты и связанные с ними положительные ожидания гарантируют профессиональный рост, денежные премии, расширение деловых контактов;
- осязаемый карьерный рост. Для очень целеустремленных – перспектива постоянно совершенствоваться, повышать квалификацию, возможность избегать рутинных дел и даже представлять их очередным этапом в продвижении;
- незамедлительная обратная связь, если работник заслужил похвалу и поощрение. Позитивная реакция руководства стоит дорогого и стимулирует трудиться с большей преданностью компании.
Способов мотивировать сотрудников немало. Они касаются и личной жизни – абонементы в спортзалы, скидки в кафе и ресторанах и т.д., и профессиональной. Главное, чтобы это были не просто слова, какой собрался бесценный коллектив, а реальная поддержка.
Программы, которые предлагают тотальный контроль за персоналом
70% работодателей не считают зазорным следить за каждым шагом подчинённых, в том числе за приватными делами. Понятно, что они не должны превалировать над трудовыми, а могут занимать лишь малую часть дня в офисе. Без этого не обойтись. Но часто работники вдруг узнают, что их телефонные разговоры записывают, отслеживают персональную электронную почту.
Этими функциями грешат автоматизированные программы-шпионы. И ещё раз напоминают, что офисный компьютер – это собственность работодателя, и он использует его по своему усмотрению. Можно увеличить экран любого монитора в сети, в подробностях разглядеть, чем увлечён человек, и записать на видео все его действия в течение дня.
Перехватывает буфер обмена, клавиатурный ввод, ведёт скрытое онлайн-наблюдение за пользователем. Особенности таких программ: сохраняет пароли со всех популярных мессенджеров и браузеров, перехватывает чаты и уже оцифрованную информацию перенаправляет на электронную почту или FTP-сервер.
Подобные программы обычно скрываются в системе и полностью мониторит компьютер, Интернет-трафик. Делает снимки экрана, получает действия на посещенных веб-сайтах, электронную почту, мгновенные сообщения мессенджеров, записывает с веб-камер и другую информацию о пользователях.
Шпионские программы по перехвату данных открывают руководителю широкое поле для тотального контроля сотрудников. Но в итоге нарушают право сотрудников на личные данные, право знать, что ведётся мониторинг их работы. Многие, не выдерживая давления, уходят в другие организации.
Как внедрение систем учета рабочего времени повышает эффективность компаний?
CrocoTime действует в открытую. Программа не мешает работе ПК, а специалисты могут использовать данные по контролю за временем в собственных интересах, т.е. самостоятельно проверять свою эффективность, подстраиваться под заданные показатели. CrocoTime не ведет видеозапись через веб-камеру, не делает скриншоты мониторов, не перехватывает пароли от мессенджеров и т.д. Но адекватно отражает продуктивность коллектива. Ее преимущества оценили сотни российских предприятий, бизнес-структур.
Вдохновляет пример банка, входящего в рейтинг 30 лучших в стране. Его представители обратились в “Инфомаксимум” с просьбой решить вопрос с удалёнными специалистами. В организации свыше 90% служащих трудятся в таком формате. При всех его бонусах финансовое учреждение столкнулось с невозможностью влиять на ход внутренних процессов. Поставили задачу – выяснить причины срыва дедлайнов, прояснить текущий статус проектов, повысить производительность подчинённых, уменьшить непрофильное время.
Сначала апробировали облачную версию CrocoTime, далее уже протестировали все возможности программы для большого количества компьютеров:
- сбор статистики в режиме реального времени;
- вывод показателей через функцию “фотография рабочего дня”;
- список посещаемых ресурсов.
Изучение полученных отчётов выявило такую актуальную информацию, как недоработки и переработки персонала, процентное соотношение потраченного времени на деловые и личные дела. Заказчики получили поводы для оптимизации деятельности банка:
- юристы двух подразделений занимались пограничными обязанностями, в результате их реорганизовали в единое целое, задания перераспределили;
- почти на 25% повысилось продуктивное использование времени;
- коллектив явно показал стремление к повышению профкомпетенций.
Положительный отклик от внедрения системы учёта и контроля CrocoTime банк перенёс на другие сферы деятельности – открываются новые подразделения. Но главное, признались руководители, теперь они знают, куда уходит драгоценное время, и как его использовать разумно и рационально.